Kako urediti arhivski uvez predmeta? Kako pravilno spajati i numerirati dokumente u uredskom radu: metode, GOST pravila. kako pravilno sašiti, vezati i numerisati poreski dokument, arhivu, dnevnik, računovodstvenu svesku, ugovor, fasciklu sa dokumentima

Može štampanje naljepnica u wordu (na ljepljivom papiru) sa poštanska adresa za velike koverte, naljepnice na fasciklu sa dokumentima (za potpisivanje foldera), sa svim drugim podacima.
Evo primjera naljepnica. Veličina naljepnica, font i drugi parametri se mogu mijenjati.Da biste napravili naljepnice, potrebno je da odete na “Mailouts” -> “Create” -> “Stickers” tab. Pojavljuje se sljedeća tabela.
Na kartici „Opcije štampanja“ ovog prozora, u polje „Adresa“ upišite tekst nalepnice. U primjeru smo napisali “Q1 2013”.
Na dnu prozora kliknite na dugme "Opcije" - ovdje konfiguriramo našu naljepnicu.
Pogledajmo postavke.
“Uvlačenje papira” - ovdje je “Zadano (list), tj. list sa marginama. Možete odabrati "List bez obruba".
“Vrsta” - Ovdje se bira tip “30 po stranici” i desno (u dijelu “Naljepnica”) dimenzije jedne naljepnice (visina, širina) i veličina lista papira na koji se te naljepnice nalaze su naznačene.
Da biste promijenili veličinu naljepnice, potrebno je da kliknete na dugme "Postavke". Pojavit će se ovakav prozor. Na vrhu prozora na slici su naznačene i označene oznake svih parametara naljepnice.
A na dnu prozora možete postaviti veličinu naljepnice.
Ako je potrebno naljepnice u Wordu s različitim tekstom, na primjer, s različitim adresama za velike koverte, tada koristimo funkciju spajanja.
Na primjer, trebamo odštampati naljepnice sa adresama naših klijenata. Imamo listu klijenata u Excel tabeli sa adresama, imenom organizacije i imenom menadžera. Lista je ovakva.

Ako nemate gotovu listu klijenata, možete je kreirati tokom procesa kreiranja naljepnica slijedeći upute korak-po-korak čarobnjaka.
Sada sami kreiramo naljepnice u Wordu.
Za to otvaramo novi dokument Word, idite na karticu "Mailouts", kliknite na dugme "Start Merge" i odaberite " Čarobnjak korak po korak spajanja." Sada radimo sve kako nam kaže čarobnjak za spajanje.
Označite kvadratić pored riječi "Naljepnice". Kliknite na “Dalje”. Otvaranje dokumenta."
Prvi korak.
Idite na “Opcije naljepnica”. U dijaloškom okviru odaberite i konfigurirajte sve parametre. Kliknite na "OK".
Na našoj stranici imamo sljedeće oznake za naljepnice.
Drugi korak.
Sada kliknite na dugme „Dalje“. Odabir primatelja."
Imamo kvačicu pored reči „Koristi listu“, jer imamo gotovu listu naših klijenata u Excel-u. Ako ne postoji gotova lista, označite okvir pored riječi "Kreiraj listu". Kako napraviti listu ovdje, pogledajte članak „Telefonski imenik sa liste dobavljača, klijenata u Wordu.“ Veza na članak nalazi se na kraju članka.
Dakle, imamo gotovu listu i moramo je odabrati. Kliknite na dugme "Pretraži..." i odaberite željeni folder. Naša lista se pojavila.
Potvrde se pojavljuju na lijevoj strani liste. Takođe se pojavljuju u praznim redovima. Možemo kliknuti na dugme za potvrdu u crvenom kvadratu i ukloniti sve kvačice, a zatim ručno označiti kućice pored klijenata koji su nam potrebni.
Ako napravimo naljepnice za cijelu listu klijenata i nema praznih redova u tabeli, onda to ostavljamo tako. Kliknite na "OK".

Sada su se umjesto dugmeta “Pregledaj...” pojavila druga dugmad. Možemo odabrati drugu listu ili promijeniti odabranu.
Nakon odabira liste, na naljepnicama su se pojavili citati za tekst.
Kada završimo sa radom sa listom, kliknite na dugme „Dalje“. Izrada naljepnica."
Treći korak.
U ovoj fazi moramo odabrati koje ćemo informacije i u kom obliku staviti na naljepnice.
Na našim naljepnicama ćemo napisati adrese, npr. biramo "Adresni blok". U dijaloškom okviru koji se pojavi biramo kako će adresa biti ispisana na naljepnicama, formatiramo adresu u skladu sa zemljom isporuke, biramo polja, biramo u kojem formatu da napišemo ime primaoca itd. U odeljku “Prikaz” možemo pogledati svaku adresu pomicanjem strelica.
Kada je sve gotovo, kliknite na dugme “OK”.
Sljedeće riječi su se pojavile u prvoj ćeliji - ovo je naredba računaru koje informacije treba odštampati. Sada prenosimo ove informacije na sve naljepnice. Da biste to učinili, kliknite na dugme "Ažuriraj sve naljepnice". Sada se ovaj natpis pojavljuje na svim naljepnicama.Kliknite na dugme „Dalje“. Pogledajte naljepnice."
Četvrti korak.
Strelice na vrhu možemo koristiti za pomicanje naljepnica ako ih ima puno i nalaze se na nekoliko stranica.U ovom trenutku možete ponovo promijeniti listu primalaca.
Peti korak.
Ako je sve spremno, sve vam odgovara, kliknite na dugme „Dalje“. Završetak spajanja."
Šesti korak.
Ovdje možete promijeniti naljepnice. Ili kliknite na “Print”.Imamo ove naljepnice.

Štampamo ih na ljepljivim listovima. Prodaju se gotovi listovi sa naljepnicama određene veličine. Zatim prilagođavamo naše naljepnice veličini ovih papirnatih naljepnica.
Kako potpisati standardne koverte, pogledajte članak "

3.6.1. Evidentiranje predmeta sprovode zaposleni u Službi za podršku dokumentaciji uprave organizacije ili drugih strukturnih jedinica u čije je nadležnosti uspostavljanje i formiranje dosijea, uz metodološku pomoć i pod kontrolom arhive organizacije.

3.6.2. U zavisnosti od perioda skladištenja, vrši se potpuna ili djelimična registracija predmeta.

3.6.3. Slučajevi trajnog, privremenog (preko 10 godina) čuvanja i kadrovske evidencije podliježu potpunoj registraciji.

Potpuna registracija predmeta uključuje:

arhiviranje ili uvezivanje fajlova;

numerisanje listova predmeta;

sastavljanje certifikacijskog lista;

izrada, po potrebi, internog popisa dokumenata;

uvođenje potrebnih pojašnjenja u detalje omota predmeta (pojašnjenje naziva organizacije, registarski indeks predmeta, rokovi predmeta, naslov predmeta).

Predmeti privremenog (do 10 godina zaključno) podliježu djelimičnoj registraciji: dozvoljeno je ne sistematizirati dokumente u predmetu, ne numerisati listove predmeta i ne sastavljati bilješke o ovjerama.

3.6.4. Dokumenti koji čine slučajeve se arhiviraju sa 4 igle u tvrdom kartonskom omotu ili ukoričeni, uzimajući u obzir mogućnost slobodnog čitanja teksta svih dokumenata, datuma, viza i rješenja na njima. Prilikom pripreme fajlova za arhiviranje (uvezivanje), iz dokumenata se uklanjaju metalni zatvarači (igle, spajalice).

3.6.5. Stalni fajlovi koji se sastoje od veoma vrijednih dokumenata ili dokumenata bez formata pohranjuju se u zatvorenim, čvrstim fasciklama s tri preklopa s vezicama ili u kutijama.

3.6.6. Ako u kućištu postoje stvari koje nisu potraživane lični dokumenti(lične karte, radne evidencije, vojne iskaznice) ova dokumenta se stavljaju u kovertu, koja se polaže u dosije. Ako postoji veći broj takvih dokumenata, ovi se uklanjaju iz spisa i za njih se sastavlja poseban popis.

3.6.7. Na kraju svakog predmeta upisuje se blanko obrazac overenog lista, a na početku predmeta (za evidentiranje posebno vrednih dokumenata) - obrazac za interni popis spisa predmeta.

3.6.8. Kako bi se osigurala sigurnost i konsolidirao redoslijed slaganja dokumenata uključenih u predmet, svi listovi ovog predmeta (osim certifikacijskog lista i internog inventara) numerirani su arapskim brojevima sa bruto numeracijom u gornjem desnom uglu lista pomoću jednostavnu olovku ili broj. Listovi internog inventara spisa predmeta su posebno numerisani.

3.6.9. Listovi predmeta koji se sastoje od više svezaka ili dijelova numeriraju se za svaki tom ili za svaki dio posebno.

3.6.10. Fotografije, crteži, dijagrami i drugi ilustrativni dokumenti koji predstavljaju samostalni list u fajlu numerisani su na poleđini na gornjoj margini lista.

3.6.11. Presavijeni list (format A3, A2) je rasklopljen i numerisan na desnoj strani gornje margine lista. U ovom slučaju, list bilo kojeg formata, porubljen na jednoj ivici, numerisan je kao jedan list; list presavijen i porubljen u sredini podliježe ponovnom šivanju i numeriran je kao jedan list.

3.6.12. List sa čvrsto zalijepljenim dokumentima (fotografijama, isječcima, izvodima, itd.) numeriše se kao jedan list. Ako su drugi dokumenti zalijepljeni na dokument na jednoj ivici (umetci teksta, prijevodi, isječci, itd.), onda se svaki dokument posebno numeriše.

3.6.13. Koverte sa prilozima koji se nalaze u predmetu su numerisani; u ovom slučaju prvo se numeriše sama koverta, a zatim se svaki prilog u koverti numeriše sledećim brojem.

3.6.14. Dokumenti zavedeni u predmetu sa svojim numerisanim listovima (uključujući štampane publikacije) mogu se numerisati u opšta procedura ili sačuvajte vlastitu numeraciju ako odgovara redoslijedu listova u kućištu.

3.6.15. Ukoliko se otkrije veći broj grešaka u numerisanju listova predmeta, oni se prenumerišu. Prilikom prenumeracije listova stari brojevi se precrtavaju i pored njih se stavlja novi broj lista; na kraju predmeta sastavlja se novi certifikacijski list, dok se stari certifikacijski list precrtava, ali ostaje u spisu.

Ukoliko dođe do pojedinačnih grešaka u numerisanju listova u fajlovima prilikom pripreme arhiva organizacije za prenos u državnu pohranu, dozvoljeno je, u dogovoru sa državnim arhivom, koristiti slovne brojeve listova.

3.6.16. Certifikacijski list se sastavlja u datoteci na posebnom listu, u knjigama - na poleđini posljednjeg praznog lista, u kartotekama - na posebnom praznom listu formata kartice.

Ovjerni list predmeta sastavlja se na propisanom obrascu (Prilog 9), u kojem se brojevima i riječima navodi broj numerisanih listova predmeta, broj listova internog inventara, preciziraju se specifičnosti numeracije brojeva predmeta. (prisustvo ispisanih brojeva predmeta, brojeva koji nedostaju, brojeva listova sa zalijepljenim fotografijama, brojeva listova velikog formata, koverti sa prilozima i broja listova koji su u njima priloženi), a također ukazuje na prisustvo u dosijeu štampanih primjeraka brošura sa broj listova u njima, ako nisu upisani u opštu bruto numeraciju u spisu.

Dokument kojim se potvrđuje predmet potpisuje njegov sastavljač. Sve naknadne promjene u sastavu i stanju predmeta (oštećenje, zamjena originalnih dokumenata) se evidentiraju u ovjerovnom listu sa pozivom na relevantni akt.

Zabranjeno je stavljati list ovjere na korice kutije ili praznu poleđinu posljednjeg dokumenta. Ako je predmet zaveden ili uvezan bez obrasca certifikacijskog lista, on se lijepi iza vrha lista na unutrašnjoj strani korica kutije.

3.6.17. Interni popis spisa predmeta sačinjava se radi evidentiranja dokumenata trajnog i privremenog (preko 10 godina) čuvanja, čije evidentiranje je uzrokovano specifičnostima ove dokumentacije (posebno vrijedne, lične, sudske, istražne predmete i dr.), jer kao i evidentiranje slučajeva trajnog i privremenog (preko 10 godina) čuvanja, formiranih prema vrstama dokumenata, čiji naslovi ne otkrivaju konkretan sadržaj dokumenta.

Interni popis se sastavlja na posebnom listu prema utvrđenom obrascu (Prilog 10), koji sadrži podatke o serijskim brojevima spisa predmeta, njihovim indeksima, datumima, zaglavljima i brojevima listova predmeta. Za interni popis sastavlja se završni zapisnik u kojem se brojevima i slovima navodi broj dokumenata koji su u njega uključeni i broj listova internog inventara.

Interni popis potpisuje njegov sastavljač. Ako je predmet ukoričen ili zaveden bez obrasca internog popisa dokumenata, onda se popis sastavljen na propisanom obrascu lijepi na unutrašnju stranu prednje korice predmeta.

Promjene u sastavu dokumenata predmeta (povlačenje, uvrštavanje dokumenata, zamjena kopijama, itd.) se odražavaju u koloni “Napomene” sa linkovima na relevantne akte. Po potrebi sačinjava se novi završni upis za interni popis i ovjera predmeta.

3.6.18. Omot predmeta za trajno, privremeno (preko 10 godina) čuvanja i za osoblje sastavlja se i izvršava na propisanom obrascu (Prilog 11), u kojem se navodi naziv organizacije, strukturne jedinice, indeks predmeta, šifra arhive predmet, broj predmeta (obim, dio) prema godišnjem dijelu zbirne liste predmeta, naziv predmeta.

Na omotu dosijea trajnog čuvanja predviđen je prostor za naziv državnog arhiva u koji će se dosije organizacije primati, oznaku šifri državnog arhiva i organizacije.

Kada se naziv organizacije (strukturne jedinice) promeni tokom perioda obuhvaćenog dokumentima predmeta, ili kada se predmet prenese na drugu organizaciju (u drugu strukturnu jedinicu), novi naziv ove organizacije ili organizacije pravnog sledbenika navodi se na omot predmeta, a prethodni naziv organizacije (strukturne jedinice) stavlja se u zagrade.

Pozdrav i ugodan dan!

Mnogo, mnogo pisama i fotografija ispod reza....

Živim sa mužem, tako da čuvamo dokumente zajedno. Između nas dvoje ima više od 5 država prebivališta i nacionalnosti, tako da se broj dokumenata prirodno povećava zbog toga.

Uobičajene metode skladištenja

1. Prvo, sve dokumente pohranjujem na ovaj način:

Fascikla sadrži gomilu prozirnih datoteka, podijeljenih u kategorije sa separatorima u boji. Svaki fajl sadrži ORIGINAL + nekoliko kopija (jer su kopije vrlo često potrebne, nemaju svi kod kuće fotokopir aparat, a nemaju uvijek vremena ako im nešto hitno treba). Na ovaj način nikada nemamo problema sa kopijama i gdje tražiti original.

Kada treba negdje, samo ponesemo sa sobom odgovarajući folder (jer vrlo često ne znate koji papir će od vas tražiti), inače je sve na jednom mjestu + postoje kopije a vi ne ne moram trčati okolo ako se nešto desi.

2. Drugo, unutar svake kategorije dokumenti se dijele po principu "prvo je ono što si prvo dobio", odnosno prvo izvod iz matične knjige rođenih, pa pasoš, onda će jednog dana biti penzija itd itd. .

3. Treće, naše fotografije imamo u folderu sa dokumentima, inače su nam vrlo često potrebne fotografije, ali nemamo vremena ni želje da žurimo i odnesemo ih negdje. Pa u redu je da sam promenila boju kose :))

4. Četvrto, svi naši dokumenti su već skenirani i pohranjeni u zajedničkoj mapi u Dropbox-u, kojoj oboje imamo pristup u bilo koje vrijeme i bilo gdje. U Dropboxu je sve podijeljeno po istom principu kao i originali, pa ni moj muž više ne pita gdje je sve.

Skladištenje

Kupio sam milion raznobojnih identičnih fascikli A4 veličine.

Crna - uvijek postoji strateška zaliha prozirnih datoteka kod kuće.

Isprva su dokumenti mog supruga i mene bili u jednom folderu, ali zbog broja država prebivališta i državljanstva, broj dokumenata se povećao, pa sam odlučila da ih podijelim:

Burgundija - dokumenti muža. Unutra po državi.

Crvena - naši zajednički dokumenti (venčani list, stan, onda će biti i djeca). Postoji i kategorija za kopije dokumenata uže porodice, ali nikad se ne zna.

Narandža - lijek. Ne znam za vas, ali živeći u nekoliko zemalja, prikupili smo milion različitih rezultata testova, itd, itd. Nema medicinske dokumentacije, tako da sve čuvam za svaki slučaj. Podijeljeno na 2 dijela: moj i muževljev, a unutar svakog dijela prema ljekarima (ORL, gastrolog itd.)

Žuta - revizijski trag

Svijetlo zelena fascikla - studijska dokumenta. Diplome o završenom fakultetu, stručne potvrde itd.

Zelena - dokumenti iz muževljeve banke

Tamno zelena - moji bankovni dokumenti

Tamno plava - muževljevi ugovori o radu (kao i sve vrste potvrda o radu)

Plava - moja dokumenta sa radnih mesta

Plava - recepti. Ali ga uopste ne koristim pa cu ga uskoro necim zamijeniti, mada jos nisam skontao sta

Bonusi za one koji čitaju dovde :))

Storage com. plaćanja

Pa, kao bonus, pokazat ću vam kako vodim račune za komunalije (iako mi ne primamo papirnate uplate i sve je automatizirano i skida se s kartice mjesečno, ali ponekad stignu neki godišnji/zbirovi).

Fascikla harmonika podijeljena po vrsti plaćanja:

Čuvanje uputstava, vodiča i garancija

Hvala vam puno što ste svratili i izvinite na ovako dugačkom postu - htio sam da budem detaljniji i jasniji.

Ako imate bilo kakvih pitanja ili pojašnjenja, rado ću odgovoriti u komentarima.

U aktivnostima svake organizacije formira se posebna kategorija datoteka - trajni skladišni fajlovi. U ovom članku ćemo vam reći kako formalizirati takve slučajeve za prijenos u arhivu.

KONSTANTNO - KOLIKO JE OVO?

Periodi skladištenja dokumenata utvrđeni su standardnim listama:

• Spisak standardnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih u procesu aktivnosti vladine agencije, organi lokalna uprava i organizacije, sa naznakom perioda skladištenja (odobreno naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. avgusta 2010. br. 558, sa izmenama i dopunama od 16. februara 2016.; u daljem tekstu: Lista za 2010. godinu);
• Spisak standardnih arhivskih dokumenata nastalih u naučnim, tehničkim i proizvodnim aktivnostima organizacija, sa naznakom perioda skladištenja (odobren Naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31. jula 2007. br. 1182, sa izmenama i dopunama 28. aprila 2011. godine; u daljem tekstu koja se naziva Lista iz 2007.).

Period skladištenja dokumenata se takođe može odrediti u industrijskim propisima. regulatorni dokumenti. U ovom slučaju, riječ "trajno" može se zamijeniti sinonimom, na primjer, "neograničeno".

• Ako organizacija nije izvor nabavke državnog arhiva.

Kolona 3 „Period skladištenja dokumenata“ Liste za 2010. sadrži fusnotu<*>, koji navodi da period „trajnog” čuvanja (Pošta) dokumenata u organizacijama koje nisu izvori nabavke državnih i opštinskih arhiva ne može biti kraći od deset godina. Riječ je samo o onim dokumentima čiji su rokovi skladištenja navedeni na Listi za 2010. godinu.

Dakle, ako organizacija nije izvor nabavke državnog (opštinskog) arhiva, ona mora čuvati dokumente sa „trajnim“ periodom od najmanje 10 godina, a zatim ih može uništiti kao i obično, zajedno sa dosijeima koji imaju istekao do tog vremena. Istovremeno, u uputstvu za kancelarijski rad ili u drugom lokalu normativni akt, posvećen čuvanju dokumenata, preporučljivo je utvrditi minimalni period čuvanja ovih dokumenata. Na primjer:

S obzirom na to da Preduzeće nije organizacija koja je izvor nabavke državnih (opštinskih) arhiva, period „stalnog” skladištenja upravljačke dokumentacije je 10 godina.

Bilješka

Lista iz 2007. ne sadrži takve fusnote ili uputstva izdata na bilo koji drugi način. Dakle, ako dokument prema Listi iz 2007. ima „trajni“ rok trajanja, to znači skladištenje za cijelo postojanje organizacije.

• Ako je organizacija izvor nabavke državnog arhiva, tada rok trajanja "trajno" znači "za cijelo postojanje organizacije". Ako likvidirana organizacija ima nasljednika, tada će “trajno” trajati sve dok postoji organizacija nasljednica. Ako je organizacija likvidirana bez nasljednika, državni arhiv kojem pripada vrši ispitivanje vrijednosti dokumenata sa trajnim rokom trajanja i uzima u skladište one koje smatra korisnim. Dokumenti koji nisu od interesa za arhiv mogu biti uništeni.

OBLIKOVAMO I SISTEMATIZUJEMO PREDMETE I DOKUMENTE

Osobine formiranja padeža

Priprema datoteke za skladištenje počinje mnogo prije nego što se dokument završi u uredskom radu. Svi DOE procesi se izvode sekvencijalno i međusobno su povezani.

Bilješka

Već u fazi prijema dolazni dokument ili kreiranjem odlaznog, morate razumjeti u kojem slučaju će se dokument postaviti i koje su karakteristike formiranja ovog slučaja.

Na primjer, nalozi za osnovne aktivnosti moraju se uzeti u obzir i formirati striktno odvojeno od naloga za osoblje. Suprotan je često slučaj sa malim organizacijama, gdje sekretar kombinuje funkcije referenta i kadrovskog službenika. Prije slanja takve složene datoteke na pohranu, morat ćete je raspustiti, a to je dodatni posao.

Što se tiče prepiske, ona treba da se formira po principu „zahtjev-odgovor“, kada se svako primljeno ili poslano pismo vodi prema svom pitanju, a ne po vrsti (dolazno ili odlazno). To se mora učiniti odmah, inače, kada dođe vrijeme za slanje datoteka na pohranu, sekretar će potrošiti ogromnu količinu vremena na kreiranje historije korespondencije.

Načini organizovanja dokumenata

Dokumenti u fajlu se mogu sistematizirati:

• hronološki, odnosno prema vremenu stvaranja. U pravilu se u takvim slučajevima dokumenti slažu striktno prema registracijskim brojevima, na primjer:

• Po abecedi- na primjer, nazivi ili nazivi projekata:

• Kombinovana metoda- prvo se dokumenti poredaju po abecednom redu, a zatim i hronološki, na primjer:

Dokumenti podijeljeni u abecedne blokove odvojeni su jedan od drugog, na primjer, separatorima u boji. Ovo je opciono, ali znatno olakšava rad sa glasnoćom. Prilikom numerisanja listova, separatori se numerišu opštim redom.

Dakle, do trenutka kada se fajlovi predaju na čuvanje, dokumenti će već biti pravilno formirani u dosijee, a unutar dosijea će biti sistematizovani.

PRIPREMAMO DOKUMENTE ZA REGISTRACIJU

• Uklanjamo nepotrebne stvari. Najvjerovatnije, do sada su se dokumenti čuvali u fasciklama-registratorima. Prerano je za uklanjanje dokumenata sa njih. Za početak, pogledajmo svaki folder i uklonimo iz njega nacrte, duple (ponovljene) kopije dokumenata, listove bilješki, a iz samih dokumenata - spajalice i spajalice.
• Stvari dijelimo na sveske. U ovoj fazi određujemo koliko će svezaka predmeta završiti i kako najbolje podijeliti dokumente u tomove: po mjesecu, po broju listova, po kontrastrankama, po prezimenima itd. U skladu sa tačkom 4.20 Pravila za organizovanje čuvanja, nabavke, evidentiranja i korišćenja dokumenata Arhivskog fonda Ruska Federacija i druga dokumenta u organima vlasti državna vlast, organa lokalne samouprave i organizacija (odobrenih naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31. marta 2015. br. 526; u daljem tekstu Pravila iz 2015.) svaki fajl ne treba da sadrži više od 250 listova.

Uopšte nije potrebno osmisliti nekakav sistem podjele dokumenata na sveske, dovoljno je slijediti ovo pravilo. Ujednačena distribucija listova, prvo, omogućava vam stvaranje volumena približno jednake debljine, a drugo, olakšava pretragu dokumenata u datoteci. Dakle, ako datoteka sadrži otprilike 300 listova, onda je bolje napraviti dva toma od po 150 listova, a ne 250 i 50.

Zatim pažljivo uklanjamo dokumente iz fascikli, distribuiramo ih u sveske i počinjemo da ih obrađujemo za skladištenje.

PREDUZEĆE ZA SKLADIŠTE

U zavisnosti od perioda skladištenja, slučajevi se mogu obraditi delimično ili u potpunosti. Svi dosijei otvoreni u organizaciji i koji imaju period skladištenja duži od 5 godina su djelimično dokumentovani, sa izuzetkom dosijea osoblja. Sljedeći predmeti podliježu potpunoj registraciji za skladištenje, u skladu sa Pravilima iz 2015. godine:

• trajni rok trajanja;
• period privremenog skladištenja (preko 10 godina);
• kadrovska dokumenta ( Sve, uključujući i one koje imaju rok trajanja od pet godina).

Faze dizajna svakog volumena. Potpuna registracija svakog volumena kućišta za skladištenje odvija se sljedećim redoslijedom:

1) numerisanje listova predmeta;

2) sastavljanje internog popisa predmeta;

3) sastavljanje spisa dokaza za predmet;

4) podnošenje ili uvezivanje spisa predmeta;

5) dizajn korica (naslovne strane).

Prva faza: numerisanje listova svezaka

Ako je dokumente prethodno neko numerirao u istom gornjem desnom uglu, a nova numeracija se ne poklapa sa starim, precrtajte stari broj i upišite novi pored njega. Brojeve koji se nalaze u drugim dijelovima lista ne treba ispravljati. Ako svezak uključuje brošuru s vlastitim numeriranjem stranica, tada svaki list, uključujući korice, dobiva svoj vlastiti broj po općem redoslijedu.

Svaki numerisani volumen može imati naljepnicu sa sljedećim informacijama:

• ukupan broj listova;
• nedostajući brojevi;
• brojevi slova.

Ove informacije će nam biti korisne nešto kasnije prilikom sastavljanja dokumenta koji potvrđuje slučaj.

Ako u volumenu nedostaje nekoliko brojeva sa slovima, onda ih morate uzeti u obzir pri izračunavanju broja listova. Na primjer, ako u volumenu ima 100 listova brojeva, ali nedostaju tri broja i dva slova, tada će ukupan broj listova u svesci biti 99 (100 - 3 +2).

Pravila iz 2015. ne govore ništa o broju ispravki u numeraciji svezaka. Očigledno, ako ima previše grešaka, onda je bolje prenumerisati listove. Međutim, kojim značenjem počinje ovo “previše” nije poznato. U ovom slučaju, preporučujemo da se upoznate sa klauzulom 75 Pravila o javnobilježničkom radu (odobrena odlukom Odbora FNP od 17. decembra 2012. godine, naredbom Ministarstva pravde Rusije od 16. aprila 2014. br. 78):

Ekstrakcija

iz Pravilnika o javnobilježničkom poslovanju

75. […] Ako je učinjeno više od 5 grešaka pri numerisanju listova u predmetu (svesku), listovi predmeta (sveska) se ponovo numerišu.

Ovo pravilo nije neophodno za opći uredski rad, ali barem daje predstavu o broju grešaka kada je bolje prenumerirati volumen.

Druga faza: sastavljanje internog inventara volumena

Nije uvijek potrebno kreirati interni inventar dokumenata sveske. Hajde da citiramo Pravila iz 2015.

Ekstrakcija

iz Pravila za organizovanje čuvanja, nabavke, evidentiranja i korišćenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije

i druga dokumenta u državnim organima, jedinicama lokalne samouprave i organizacijama

4.30. Za računovodstvo dokumenata određene kategorije predmeta na papiru (lični, sudski spisi, materijali krivičnih predmeta, predmeti o dodjeli akademskih zvanja i akademskih zvanja, predmeti u vezi sa izdavanjem autorskih certifikata i patentnih pronalazaka), sačinjava se interni popis spisa predmeta.

Interni inventar je neka vrsta tabele sadržaja za tom.

Sekretar, po potrebi, može napraviti interni popis za druge kategorije predmeta. Evo šta kažu o tome: Osnovna pravila za rad arhiva organizacija (odobrena odlukom Upravnog odbora Rosarhiva od 02.06.2002.):

Ekstrakcija

iz Osnovnih pravila za rad organizacionog arhiva

3.6.17. Interni popis spisa predmeta sačinjava se radi evidentiranja dokumenata trajnog i privremenog (preko 10 godina) čuvanja, čije evidentiranje je uzrokovano specifičnostima ove dokumentacije (posebno vrijedne, lične, sudske, istražne predmete i dr.), jer kao i evidentiranje slučajeva trajnog i privremenog (preko 10 godina) čuvanja, formiranih prema vrstama dokumenata, čiji naslovi ne otkrivaju konkretan sadržaj dokumenta.

Dakle, moguće je sastaviti interni inventar kako sa nalozima za glavnu djelatnost (naročito ako je zbog pogrešne sistematizacije narušena numeracija u njoj), tako i sa korespondencijom, ako će to olakšati korištenje svezaka.

Obrazac internog popisa dat je u Pravilniku za 2015. godinu (Prilog br. 27). Inventar ima svoju numeraciju listova, koja se može uneti automatski u fazi kreiranja dokumenta u MS Word-u (Primer 1).

Treća faza: sastavljamo dokument koji potvrđuje slučaj

Za svaki volumen predmeta sastavlja se certifikacijski list. Obrazac lista nalazi se iu Pravilniku iz 2015. godine (Prilog br. 8). Lako ga je ispuniti: već znamo koliko listova ima u svakoj svesci, kao i koliko brojeva koji nedostaju i slova među njima ima. Što se tiče "obilježja fizičkog stanja", govorimo o:

• o pocepanim listovima;
• lijepljeni listovi;
• brošure, ukoričeni i zapečaćeni dokumenti uključeni u svesku;
• listovi većeg formata od većine u tom svesku i drugi nestandardni dokumenti za ovaj volumen (Primjer 2).

Četvrta faza: šivanje jačine zvuka

• Odabir omota. Dokumenti sa trajnim rokom trajanja stavljaju se u kartonske korice posebno dizajnirane za trajno skladištenje dokumenata (sl. 1). Lakše ih je pronaći na web stranicama za online kupovinu nego na njima trgovački podovi- ovaj proizvod nije najpopularniji, pa ga ljudi često zaborave staviti na pult.

Kartonsko registrator je upotpunjen fleksibilnim širokim hrptom sa ljepljivim slojem. Gornji i donji poklopac imaju nabor sa udubljenjem od 25 mm sa lijeve ivice, što vam omogućava da bez poteškoća listate kućište poput knjige i kopirate listove.

Svezak ukrašen takvim koricama izgleda kao obična knjiga, samo u velikom formatu. Ovako dizajnirani volumeni mogu se postaviti okomito na policu bez straha da će se saviti i zgnječiti sadržaj.

• Izrada omota. Ako rukovodstvo smatra da je to preskupo, sekretar će morati da uzme makaze, karton i sam kreira korice. Međutim, pristojne korice možete napraviti samo ako pronađete visokokvalitetni karton, izrezan na listove jednake ili malo veće od A4. Ništa dobro neće biti od uobičajenog „Za dječju kreativnost“.

Za izradu vlastitog omota trebat će vam karton, list vinil vinila (izdržljiv, vodootporan uvezni materijal na bazi papira) i dvostrana traka.

Princip spajanja kupljenih i domaćih presvlaka je isti:

1. Postavite donji poklopac, dokumente i gornji poklopac zajedno, izbušite i zašijte povez.

2. Zamotajte mekani materijal (ako ga sami pravite, traku od vinil vinila) iza donjeg poklopca i čvrsto zalijepite traku na dno (slika 2).

Kao rezultat toga, domaći poklopac će izgledati gotovo isto kao na sl. 3.

• Koristimo bušilicu za rupe. Budući da se dokumenti šivaju u 4 uboda, bolje je koristiti posebne bušilice za 4 bušotine, koje buše hrpu dokumenata od 150 do 300 listova odjednom (sl. 4, 5).

Možete koristiti i običan bušilac za 10 listova sa dvije rupe, međutim, ovih deset listova ćete morati probušiti dva puta. Udaljenost između četiri rupe treba biti 8 cm (prema
prema preporukama GOST 17914-72 „Poklopci za datoteke sa dugim rokom trajanja. Specifikacije"), tako da bi mjerač trebao biti postavljen na "888".

Prije bušenja rupa u volumenu, morate urediti dokumente slučaja sljedećim redoslijedom:

1) interni popis (ako je napravljen);

2) spisi predmeta;

3) certifikacijski list.

• Odabiremo iglu i konac. Igla za šivanje je premala, bolje je koristiti iglu za torbu (tzv. "ciganska") - duga (oko 12 cm) i sa širokim ušom. Trebat će vam jak konac, ali ga možete presaviti nekoliko puta koristeći obični konac. Možete šivati ​​i bankovnim kanapom, ali ga nije lako uvući čak ni u „cigansku“ iglu.

Dužina konca za standardni tom je otprilike 1 metar. Najbolje je eksperimentalno odrediti optimalnu dužinu za sebe - već na trećem volumenu koji ušijete bit će jasno koliko će to biti potrebno. Nije potrebno vezati čvor na kraju konca, kao kod normalnog šivanja - krajevi će i dalje biti odrezani na optimalnu dužinu. Ako je volumen pažljivo probušen (probušen, izbušen), neće biti problema s uvlačenjem navoja, jer je promjer igle mnogo manji od promjera rupe iz bušilice ili bušilice.

Smjer igle i konca pri šivanju volumena prikazan je na slici 6.

Nakon što se oba kraja konca izvuku sa stražnje strane volumena, oni su vezani (ne čvrsto, tako da se volumen ne samo može otvoriti, već i, ako je potrebno, napraviti kopiju bilo kojeg dokumenta, ali ne i labavo , tako da listovi fajla ne "hodaju") i budu obrezani.

Bilješka: uopšteno i vođenje kadrovske dokumentacije izvucite krajeve konca unutra poklopci i njihovo pečatiranje certifikacijskom naljepnicom nisu potrebni. Krajevi su podrezani i, ako je moguće, skriveni ispod poklopca. Ako nema poklopca, jednostavno se prikazuju iznutra bez ikakvih daljnjih manipulacija.

Peta faza: dizajniranje naslovne stranice (korica) sveske

Obrazac naslovne strane predmeta dat je u Pravilniku 2015 (Dodatak br. 28). Ispunjavanje obično ne izaziva nikakve poteškoće. Samo zapamtite da gornji red korica “Naziv državnog (opštinskog) arhiva” ostaje prazan. Ako slučaj ikada završi u državnom arhivu, zaposleni će sami popuniti ovaj red.

U donjem lijevom uglu naslovne stranice nalazi se arhivska šifra predmeta: broj fonda, inventarni broj i broj ove skladišne ​​jedinice prema popisu (Primjer 3).

Naslovnu stranicu zalijepimo na naslovnicu sveske. Najbolje je koristiti PVA ljepilo, ali tada se kućište mora odmah staviti pod prešu na nekoliko sati, inače naslovna strana Zalijepiće se neravnomjerno i na mjestima naborati. Najmanje prikladni materijali za to su štapići ljepila (korica će se skinuti nakon nekoliko sati) i kancelarijsko ljepilo (previše tečno i uništit će naslovnu stranicu tako da ga nijedan tisak ne može spasiti). Štampanje omota na listovima sa ljepljivim slojem je skupo i neučinkovito: "ljepljivi sloj" na njima je uvjetovan, a poklopac se može ukloniti jednim pokretom ruke.

Dakle, algoritam za obradu dokumenata za trajno skladištenje je sljedeći:

ŠTA KUPITI U ARHIVI

Asortiman specijalne dopisnice za arhivu predstavljen u trgovinama je mali, ali možete odabrati nešto.

• Mašine za arhivsko uvezivanje. Volumen kućišta je fiksiran u njima i izbušen. Mašina može biti ručna (za bušenje je potrebno okretati posebnu ručku, sl. 7) ili električna (bušilica se pokreće pritiskom na dugme, slika 8). Stručnjaci imaju različita mišljenja o ovim mašinama: neki ih smatraju zgodnim, drugi - upravo suprotno. Ali rupa probušena bušotinom definitivno izgleda glatkije i urednije od one koju je izbušila mašina.

• Kutija za pohranu. Gotove količine se jednostavno mogu staviti na policu, ili se mogu dodatno pakovati u kutije. Postoji mnogo vrsta kutija. Zapazimo, na primjer, kutiju sa vezicama u koju je smješteno nekoliko uvezanih svezaka kutija (slika 9).

U prodaji se mogu naći i velike kutije sa poklopcem na šarkama (Sl. 10). U takvu kutiju može stati 10 ili više volumena.

Lako se uklanja iz kutija sa poklopcem na šarke potreban volumen ili hrpu bez skidanja kutije sa police. Neke kutije imaju čak i posebne nosače za montažu, koji vam omogućavaju da spojite kutije u stalak (Sl. 11).

Podnošenje dokumenata u arhiv je jedna od ključnih faza kancelarijskog rada. Riječ je o internoj arhivi organizacije. Najviše kompleksna pitanja su vremenski period i pravila za čuvanje arhivske dokumentacije, budući da su zahtjevi i propisi rasuti po različitim pravila. Svaka organizacija ima dokumentaciju (rukovodstvo, osoblje, računovodstvo), koja se arhivira godišnje u jednom fajlu i mora se čuvati.

Kompletna metodološka lista standarda upravljačka dokumentacija i rokovi čuvanja za svaku od ovakvih fascikli predmeta su dati u (sa izmjenama i dopunama od 16.02.2016.). Kažu koliko dugo treba čuvati kadrovsku dokumentaciju (sve u vezi sa istragom industrijske nesreće - 45 godina) i (za osoblje svaki dosije kreiran prije 2003. godine treba čuvati 75 godina, svaki kasniji dosije - 50 godina). Procedura za rad sa računovodstvom i poreska dokumenta utvrđuje niz podzakonskih akata.

U organizacijama stalno rade stručne komisije, čije aktivnosti obuhvataju procenu i ispitivanje proizvodne dokumentacije preduzeća u procesu kancelarijskog rada i prenosa u arhivu, kao i određivanje rokova skladištenja. Svake godine ova služba odlučuje koja dokumenta će se čuvati, a koja se mogu uništiti.

Priprema fajlova za arhivsku pohranu

Potrebna je određena priprema predmeta za prebacivanje u arhivu, koja se sastoji od spajanja različitih dokumenata u jedan dosije. Volumen foldera koji sadrži arhivsku datoteku ne bi trebao biti veći od 250 stranica. Prilikom dizajniranja jedne fascikle potrebno je:

• sašiti (4 uboda) ili uvezati sve stranice;
• numerisati stranice u gornjem desnom uglu;
• sačini interni popis dokumenata - sadržaj;
• pripremiti certifikacijski list (označiti broj stranica, usklađenost sa numeracijom i sl.; ovjeriti potpisom sastavljača);

Uzorak popunjavanja i obrazac certifikacijskog lista

• napraviti omot od tvrdog kartona za svaki slučaj (sa nazivom organizacije, naslovom, poslednjim datumima, registarskim brojem fascikle „Slučaj“);

Uzorak dizajna omota za fasciklu “Case”.

Priprema dokumenata za arhivsku pohranu

Nakon što su odvojene fascikle „Slučaj“ prikupljene, potrebno je da napravite njihov opšti popis.

Na ovaj način se sastavljaju popisi fascikli „Slučaj“ za trajno i privremeno skladištenje i „Slučaj“ za lični fond.

Inventar fascikli „Slučaj“ podliježu posebnom računovodstvu. Takođe se moraju uključiti u arhivsku pohranu prema posebnom inventaru.

Na linku možete preuzeti uzorke obrazaca za popise arhivskih datoteka

Pravila čuvanja arhivske dokumentacije

Arhive za čuvanje fascikli „Case“ nalaze se u odvojenim prostorijama koje garantuju sigurnost pohranjene dokumentacije. Prostorije moraju biti suve, zagrejane, dobro provetrene i da ispunjavaju uslove Sigurnost od požara I sanitarni standardi. Na taj način arhivska služba garantuje zaštitu pohranjenih fascikli „Case“ od oštećenja.

Osim toga, arhiva mora biti bezbedno zaštićena (uz pomoć metalnih rešetki na prozorima, sigurnosnih alarma i sl.), a tada fascikle „Case“ neće biti oštećene od strane nepoznatih osoba ili ukradene.

Sve fascikle „Case” se postavljaju na posebne numerisane police u kutijama ili manje vredne (do 10 godina) u snopovima. Zabranjeno je postavljanje pojedinačnih fascikli „Case“ na pod ili prozorske klupice.

Ako je obim fascikli "Case" vrlo velik, osoblje arhive može izraditi takozvane topografske karte koje će vam pomoći u navigaciji između polica i polica

Posebno mišljenje

Dokumenti organizacije su vrijedan izvor informacija. Da se ona ne bi iskoristila protiv vas, pridržavajte se pravila čuvanja dokumentacije koja su propisana zakonom. Ali zakonodavni sistem određuje proceduru za stvaranje arhive. Svako preduzeće samostalno odlučuje koji način čuvanja dokumenata izabrati i kako urediti dokumente u arhivi.

Postoje dva glavna pristupa čuvanju dokumenata: samostalno kreiranje arhive u preduzeću i prenošenje dokumenata na skladištenje arhivskim preduzećima.

Da biste sami organizirali svoju arhivu, trebat će vam:

1. Kompetentno osoblje sa znanjem i iskustvom za vršenje arhivske obrade dokumentacije i prenos predmeta u arhiv (sastavljanje inventara, izrada akata o predaji dokumenata na uništavanje i sl.).
2. Specijalizovana soba za dugotrajno skladištenje papirnih medija gde su ispunjeni zahtevi za vlažnost, temperaturu i količinu svetlosti.

Kada je protok dokumenata u kompaniji mali, svi dokumenti se mogu čuvati u istoj prostoriji u kojoj se odvija radni proces. Ako postoji mnogo dokumentacije, potrebno je izdvojiti posebnu prostoriju za arhiv.

Da biste olakšali pronalaženje bilo kojeg dokumenta u arhivi koju organizirate, kreirajte nomenklaturu datoteka – klasifikator dokumentacije koji označava periode njihovog skladištenja.

Pojednostavite pretragu neophodna dokumenta možete koristiti ove savjete:

• dodijeliti svima strukturna jedinica njegovo mjesto za dokumentaciju, uzimajući u obzir godišnju dopunu;
• distribuirati na različitim policama artikle koji imaju trajni i privremeni rok trajanja (više od 10 godina).

Odvojeno čuvajte dosijee osoblja i dokumentaciju likvidiranih kompanija (ako ih ima).

Pohrana dokumenata vanjskim izvršiteljima ima određene prednosti u odnosu na samopohranu i pogodna je za one koji planiraju:

1. Sačuvaj gotovina smanjenjem troškova zakupa i održavanja poslovnog prostora koji se koristi za skladištenje.
2. Povećati efikasnost zaposlenih i smanjiti neosnovno opterećenje koje često pada na ramena zaposlenih u računovodstvu i odjelima ljudskih resursa.
3. Osigurati kontinuitet procesa u upravljanju dokumentima.
4. Stvoriti Elektronska arhiva, što vam omogućava da u bilo kom trenutku dobijete brz pristup bazi dokumentacije i optimizujete vreme za njeno pretraživanje.

Pažljivo odaberite partnera za skladištenje.