Registriramo slučajeve za trajno skladištenje. Poklopac kućišta - uzorak dizajna Poklopac kućišta za naslovnu stranicu arhive

– ovo je skup dokumenata koji odražavaju aktivnosti osobe i ukazuju na njen učinak. Lični dosije se često poredi sa radnom knjižicom, ali ovo je velika greška. Radna knjižica se, prije svega, razlikuje po tome što ne sadrži nikakve dodatne podatke o zaposleniku, osim mjesta njegovog trenutnog i minulog rada.

Dragi čitaoče! Naši članci govore o tipičnim načinima rješavanja pravnih problema, ali svaki slučaj je jedinstven.

Ako želiš znati kako da rešite tačno svoj problem - kontaktirajte formu za onlajn konsultanta sa desne strane ili pozovite telefonom.

Brzo je i besplatno!

Prilikom konkurisanja za posao, preduzeće odmah kreira lični dosije za novozaposlenog, koji se sastoji od niza potrebnih papira (komplet je standardan i regulisan zakonom). Samo ovlašteni zaposlenik odjela za ljudske resurse može biti odgovoran za održavanje, kreiranje ili unošenje bilo kakvih promjena u ličnu datoteku.

Lični dosije odražava kvalitete zaposlenog, njegovu sposobnost da obavlja svoje dužnosti na radnom mjestu. Ako je potrebno, ovi dokumenti se mogu dostaviti agencijama za provođenje zakona.

Po pravilu, lični dosije sadrži ne samo podatke o zaposlenom, već i sve komentare i opomene na njegov rad. Informacije o kašnjenjima, upozorenja. Ako je jedan od komentara napravljen na ličnom dosijeu, onda treba da budete oprezni, jer je ovo veoma ozbiljno.

Koji dokumenti se nalaze u ličnom dosijeu?


Preporučljivo je da dokumente stavite u svoj lični dosije sljedećim redoslijedom:

  1. Inventar sastava ličnog dosijea, redosled svih dokumenata za lakše pretraživanje.
  2. Prijava za posao.
  3. Profil zaposlenih sa fotografijama.
  4. Ugovor o radu.
  5. Kopija naloga za zapošljavanje.
  6. Kopija svedočanstva i diplome o stečenom obrazovanju.
  7. Dokumenti iz vojne jedinice, kao i potvrda odsustva kaznenog dosijea.
  8. Prijava u mjestu prebivališta.
  9. Karakteristike sa prethodnih radnih mjesta, pisma preporuke.

Popis ličnog dosijea zaposlenog sastoji se od naslova, broja dokumenta i indeksa, datuma uključivanja, broja lista i napomene. U napomeni se obično navodi koji se dokument koristi - kopija ili original.

Kako se to provodi?

Svi lični dosijei preduzeća prikazuju se u posebnoj svesci ili dnevniku, gde im se na radnom mestu daje poseban broj. Ovaj časopis sadrži kratke informacije o slučaju: Puno ime. radnik, datum predaje u arhivu, datum početka predmeta, broj.

Pogrešno je vjerovanje da svaki zaposlenik odjela za ljudske resurse ima pristup ličnim dosijeima zaposlenih. Ovo nije tačno, sva moć i mogućnost da se prave promene su napravljene ovlašćeno lice. Promjene mogu biti sljedeće: isprava iz matične službe, promjena imena i drugo. U ovom slučaju, kopije dokumenata koji potvrđuju činjenice unose se u lični dosije.

Pravilno čuvanje ličnih dosijea je veoma važno, jer se radi o povjerljivim informacijama kojima ograničen broj ljudi ima pristup.

Periodi skladištenja ličnih fajlova:

  • lični dosijei zaposlenih čuvaju se do 75 dana;
  • lični dosijei visokih pozicija mogu se čuvati neograničeno vrijeme;

Period čuvanja počinje od trenutka prenošenja datoteke u arhivu.

Procedura registracije

Budući da je u svakom preduzeću, zbog velikog broja zaposlenih, nemoguće voditi evidenciju o svim dokumentima i njihovom toku, vrlo je važno poštovati sva pravila registracije kako bi se izbjegao gubitak važnih informacija koje mogu ometati organizaciju radnog procesa.

Pravilno skladištenje i registracija ličnih dosijea svih zaposlenih uvelike pojednostavljuje zadatak:

  1. Na primjer, ako je kompanija dovoljno velika i zapošljava veliki broj zaposlenih, njihove lične dosijee treba postaviti po abecednom redu. Ovo će olakšati pronalaženje željenog foldera.
  2. Lični dosije zaposlenog ne bi trebalo da sadrži više od 250 stranica.
  3. Naslovna stranica treba da prikazuje samo osnovne informacije o ličnom dosijeu. Ovo je tvoje puno ime. zaposlenog i broj predmeta u preduzeću.

Lični fajlovi se mogu pohraniti na sljedeće načine:

  1. Po abecedi.
  2. Po strukturnim podjelama preduzeća (odjelima).
  3. Numerisanje predmeta po njihovim brojevima ili dodeljivanje brojeva prilikom registracije.

Uzorak

Kao što je gore navedeno, samo ovlašteni zaposleni imaju pristup za izmjene ličnih dosijea.

Naslov ličnog dosijea je vaše puno ime. zaposlenik. Mogu se navesti i varijacije u pisanju prezimena ili djevojačkog prezimena žene. Na primjer: Hleb (Kalinina) Elena Maksimovna.

Prilikom registracije ličnog dosijea dozvoljeno je prihvatanje dokumenata koji su datirani ranije od datuma prijema radnika u radni odnos. Ovo pitanje se razmatra u pojedinačnim slučajevima, ali se, po pravilu, rešava u korist zaposlenog.

Kompletan obrazac slučaja uključuje sljedeće tačke:

  1. Dizajn i unos podataka na korice fascikle (o dizajnu korica će biti reči kasnije).
  2. Važno je evidentirati broj listova u predmetu (ne više od 250 stranica).
  3. Priprema sertifikacionog lista.
  4. Interni popis dokumenata u skladu sa vidljivom prikupljenom količinom, provjera podataka.
  5. Zapis predmeta, uvezivanje predmeta.
  6. Unošenje potrebnih podataka u korice ličnog dosijea zaposlenog.

Veoma je važno znati koji dokumenti se podnose, a koji nisu. U spis predmeta nalaze se samo najvažniji i najznačajniji dokumenti, koji se mogu čuvati do 75 godina. Ako postoje dokumenti o početku godišnjeg odmora, prijave za godišnji odmor o svom trošku i slično, onda ti dokumenti nisu uključeni u fasciklu. Oni se dodaju ukupnoj količini.

Uputstvo za punjenje

Nakon uspostavljanja ličnog dosijea zaposlenog, on mora popuniti obrazac. Upitnik mora dati iscrpne odgovore na sva pitanja. Lakonski i jasni odgovori bez suvišne pahuljice. Nakon upitnika postavite fotografiju zaposlenog.

Ovo bi trebala biti nova fotografija, a ne ona na kojoj on ima 18 godina, a zapravo čovjek od oko 40 godina stoji ispred vas. Autobiografija mora biti ispravno sastavljena i odražava sve faze života zaposlenog. Obrazovne institucije, interesovanja, mjesta rada i drugo.

Prvo moraju biti ovjerene kopije dokumenata o obrazovanju ili usavršavanju u određenim oblastima. Prilikom sastavljanja ličnog dosijea, zaposleni je dužan da bez odlaganja prijavi sve promjene (prezime, ime i sl.).

Eksterne karakteristike zaposlenog potpisuje direktor preduzeća, a interne karakteristike - rukovodilac sektora ili odeljenja preduzeća. Sve stranice moraju biti numerisane.

Uzorak dizajna naslovne stranice

GOST 17914-72 od 17. jula 1972. reguliše pravila za registraciju ličnih dosijea, a to su:

  1. Na vrhu naslovne strane mogu se nalaziti podaci koje je dozvoljeno popunjavati samo u opštinskom ili državnom arhivu, a to su šifre, datumi predaje dokumenata u arhiv i drugo.
  2. U sredini naslovne stranice, blago uvučeno od vrha, morate navesti naziv organizacije. U pravilu se na ovom mjestu ispisuje skraćeni naziv kompanije.
  3. Ispod naziva kompanije je naznačeno odjeljenje u kojem radi novi zaposlenik.
  4. Zatim se navodi broj predmeta koji je uzet u zagradi. Mora mu prethoditi indeks, također u zagradama.
  5. Zatim se upisuje naslov ličnog dosijea. Kao naslov se koristi prezime, ime i patronim zaposlenog.
  6. Donji desni ugao naslovne stranice je namijenjen za informacije kao što su datum prijema radnika, dan otpuštanja, rok čuvanja dokumentacije, datum podnošenja u arhivu i drugo.

3.6.1. Evidentiranje predmeta sprovode zaposleni u Službi za podršku dokumentaciji uprave organizacije ili drugih strukturnih jedinica u čije je nadležnosti uspostavljanje i formiranje dosijea, uz metodološku pomoć i pod kontrolom arhive organizacije.

3.6.2. U zavisnosti od perioda skladištenja, vrši se potpuna ili djelimična registracija predmeta.

3.6.3. Slučajevi trajnog, privremenog (preko 10 godina) čuvanja i kadrovske evidencije podliježu potpunoj registraciji.

Potpuna registracija predmeta uključuje:

arhiviranje ili uvezivanje fajlova;

numerisanje listova predmeta;

sastavljanje certifikacijskog lista;

izrada, po potrebi, internog popisa dokumenata;

uvođenje potrebnih pojašnjenja u detalje omota predmeta (pojašnjenje naziva organizacije, registarski indeks predmeta, rokovi predmeta, naslov predmeta).

Predmeti privremenog (do 10 godina zaključno) podliježu djelimičnoj registraciji: dozvoljeno je ne sistematizirati dokumente u predmetu, ne numerisati listove predmeta i ne sastavljati bilješke o ovjerama.

3.6.4. Dokumenti koji čine slučajeve se arhiviraju sa 4 igle u tvrdom kartonskom omotu ili ukoričeni, uzimajući u obzir mogućnost slobodnog čitanja teksta svih dokumenata, datuma, viza i rješenja na njima. Prilikom pripreme fajlova za arhiviranje (uvezivanje), iz dokumenata se uklanjaju metalni zatvarači (igle, spajalice).

3.6.5. Stalni fajlovi koji se sastoje od veoma vrijednih dokumenata ili dokumenata bez formata pohranjuju se u zatvorenim, čvrstim fasciklama s tri preklopa s vezicama ili u kutijama.

3.6.6. Ako u kućištu postoje stvari koje nisu potraživane lični dokumenti(lične karte, radne knjižice, vojne iskaznice) ovi dokumenti se stavljaju u kovertu, koja se polaže u dosije. Ako postoji veći broj takvih dokumenata, ovi se uklanjaju iz spisa i za njih se sastavlja poseban popis.

3.6.7. Na kraju svakog predmeta upisuje se blanko obrazac overenog lista, a na početku predmeta (za evidentiranje posebno vrednih dokumenata) - obrazac za interni popis spisa predmeta.

3.6.8. Kako bi se osigurala sigurnost i konsolidirao redoslijed slaganja dokumenata uključenih u predmet, svi listovi ovog predmeta (osim certifikacijskog lista i internog inventara) numerirani su arapskim brojevima sa bruto numeracijom u gornjem desnom uglu lista pomoću jednostavnu olovku ili broj. Listovi internog inventara spisa predmeta su posebno numerisani.

3.6.9. Listovi predmeta koji se sastoje od više svezaka ili dijelova numeriraju se za svaki tom ili za svaki dio posebno.

3.6.10. Fotografije, crteži, dijagrami i drugi ilustrativni dokumenti koji predstavljaju samostalni list u fajlu numerisani su na poleđini na gornjoj margini lista.

3.6.11. Presavijeni list (format A3, A2) je rasklopljen i numerisan na desnoj strani gornje margine lista. U ovom slučaju, list bilo kojeg formata, porubljen na jednoj ivici, numerisan je kao jedan list; list presavijen i porubljen u sredini podliježe ponovnom šivanju i numeriran je kao jedan list.

3.6.12. List sa čvrsto zalijepljenim dokumentima (fotografijama, isječcima, izvodima, itd.) numeriše se kao jedan list. Ako su drugi dokumenti zalijepljeni na dokument na jednoj ivici (umetci teksta, prijevodi, isječci, itd.), onda se svaki dokument posebno numeriše.

3.6.13. Koverte sa prilozima koji se nalaze u predmetu su numerisani; u ovom slučaju prvo se numeriše sama koverta, a zatim se svaki prilog u koverti numeriše sledećim brojem.

3.6.14. Dokumenti zavedeni u predmetu sa svojim numerisanim listovima (uključujući štampane publikacije) mogu se numerisati u opšta procedura ili sačuvajte vlastitu numeraciju ako odgovara redoslijedu listova u kućištu.

3.6.15. Ukoliko se otkrije veći broj grešaka u numerisanju listova predmeta, oni se prenumerišu. Prilikom prenumeracije listova stari brojevi se precrtavaju i pored njih se stavlja novi broj lista; na kraju predmeta sastavlja se novi certifikacijski list, dok se stari certifikacijski list precrtava, ali ostaje u spisu.

Ukoliko dođe do pojedinačnih grešaka u numerisanju listova u fajlovima prilikom pripreme arhiva organizacije za prenos u državnu pohranu, dozvoljeno je, u dogovoru sa državnim arhivom, koristiti slovne brojeve listova.

3.6.16. Certifikacijski list se sastavlja u datoteci na posebnom listu, u knjigama - na poleđini posljednjeg praznog lista, u kartotekama - na posebnom praznom listu formata kartice.

Ovjerni list predmeta sastavlja se na propisanom obrascu (Prilog 9), u kojem se brojevima i riječima navodi broj numerisanih listova predmeta, broj listova internog inventara, preciziraju se specifičnosti numeracije brojeva predmeta. (prisustvo ispisanih brojeva predmeta, brojeva koji nedostaju, brojeva listova sa zalijepljenim fotografijama, brojeva listova velikog formata, koverti sa prilozima i broja listova koji su u njima priloženi), a također ukazuje na prisustvo u dosijeu štampanih primjeraka brošura sa broj listova u njima, ako nisu upisani u opštu bruto numeraciju u spisu.

Dokument kojim se potvrđuje predmet potpisuje njegov sastavljač. Sve naknadne promjene u sastavu i stanju predmeta (oštećenje, zamjena originalnih dokumenata) se evidentiraju u ovjerovnom listu sa pozivom na relevantni akt.

Zabranjeno je stavljati list ovjere na korice kutije ili praznu poleđinu posljednjeg dokumenta. Ako je datoteka podnesena ili uvezana bez obrasca certifikacijskog lista, zalijepi se iza vrha lista na unutra poklopci kućišta.

3.6.17. Interni popis spisa predmeta sačinjava se radi evidentiranja dokumenata trajnog i privremenog (preko 10 godina) čuvanja, čije evidentiranje je uzrokovano specifičnostima ove dokumentacije (posebno vrijedne, lične, sudske, istražne predmete i dr.), jer kao i evidentiranje slučajeva trajnog i privremenog (preko 10 godina) čuvanja, formiranih prema vrstama dokumenata, čiji naslovi ne otkrivaju konkretan sadržaj dokumenta.

Interni popis sastavlja se na posebnom listu prema utvrđenom obrascu (Prilog 10), koji sadrži podatke o serijskim brojevima spisa predmeta, njihovim indeksima, datumima, zaglavljima i brojevima listova predmeta. Za interni popis sastavlja se završni zapisnik u kojem se brojevima i slovima navodi broj dokumenata koji su u njega uključeni i broj listova internog inventara.

Interni popis potpisuje njegov sastavljač. Ako je predmet ukoričen ili zaveden bez obrasca internog popisa dokumenata, onda se popis sastavljen na propisanom obrascu lijepi na unutrašnju stranu prednje korice predmeta.

Promjene u sastavu dokumenata predmeta (povlačenje, uvrštavanje dokumenata, zamjena kopijama, itd.) se odražavaju u koloni “Napomene” sa linkovima na relevantne akte. Po potrebi sačinjava se novi završni upis za interni popis i ovjera predmeta.

3.6.18. Omot predmeta za trajno, privremeno (preko 10 godina) čuvanja i za osoblje sastavlja se i izvršava na propisanom obrascu (Prilog 11), u kojem se navodi naziv organizacije, strukturne jedinice, indeks predmeta, šifra arhive predmet, broj predmeta (obim, dio) prema godišnjem dijelu zbirne liste predmeta, naziv predmeta.

Na omotu dosijea trajnog čuvanja predviđen je prostor za naziv državnog arhiva u koji će se dosije organizacije primati, oznaku šifri državnog arhiva i organizacije.

Kada se naziv organizacije (strukturne jedinice) promeni tokom perioda koji pokriva dokumentacija predmeta, ili kada se predmet prenese na drugu organizaciju (drugu strukturna podjela) na omotu predmeta navodi se novi naziv ove organizacije ili organizacije pravnog sljedbenika, a u zagradi se stavlja raniji naziv organizacije (strukturne jedinice).

Potrebno je spojiti dokumente da biste ih organizirali.

Preduzeća i institucije spajaju dokumente koje je potrebno prenijeti u arhivu.

Pogodno je pohraniti uvezane dokumente i po potrebi ih predati inspekcijskim organima bez brige o njihovoj sigurnosti i mogućnosti zamjene.

Koji standardi regulišu šivanje?

Teoretski, tako jednostavna stvar kao što je spajanje dokumenata nije regulirana pravila. Postoje samo upute kako to učiniti:

  1. Metodološke preporuke odobrene Naredbom Federalnog arhiva 23. decembra 2009. godine;
  2. GOST 51141 za kancelarijski rad;
  3. Također, pravila kancelarijskog rada koja sadrže zahtjeve za podnošenje dokumentacije koje su razvili industrijski odjeli (Centralna banka Ruske Federacije, Ministarstvo poreza i dažbina, itd.).

Koji dokumenti zahtijevaju takvu registraciju?

U ustanovama i preduzećima dokumentaciju šivaju gotovo svi strukturni odjeli.

Zaposleni kadrovska služba Na kraju kalendarske godine posebno se sistematiziraju i spajaju sljedeći dokumenti:

  • personalni nalozi,
  • opšta naređenja,
  • personalni sto.

Računovođe bod:

  • izvještaji o troškovima,
  • prometne liste za materijalna sredstva,
  • fakture,
  • fakture,
  • potvrde o obavljenom radu,
  • putni listovi,
  • blagajna,
  • izjave o prijemu plate zaposlenima u ustanovi u slučaju da se plata daje zaposlenima na ruke.

Službenici: ulazna i izlazna dokumentacija.

Možete flash dokumente koristeći sljedeće alate:

  • Heftalica;
  • Threads;
  • Specijalna oprema.

Ali dokumenti prošiveni nitima garantirano neće biti zamijenjeni, što je važno u modernoj stvarnosti.

Opšivanje stvari koncem smatra se najpouzdanijim.

Opća pravila dizajna

Dokumenti koji će naknadno trebati biti ukoričeni prvo se sortiraju po datumu, pažljivo pričvršćuju jedan za drugi, a svaki list je numeriran na desnoj strani arapskim brojevima. Numeracija počinje brojem 1. Inventar nije numerisan.

Za korice odaberite poseban kartonski omot „Business“. Dolazi u različitim veličinama i kvalitetima. Za šivanje standardna dokumenta Koristi se običan folder A4 formata.
Koverte su takođe numerisane u dokumentima. U ovom slučaju, prvo se numerira koverta, a zatim listovi i fotografije koje su se nalazile u njoj.

Ako je učinjena greška prilikom numerisanja dokumenata, ona se precrtava jednim redom i numerisanje se nastavlja. U tom slučaju, list će morati biti ovjeren s natpisom "Vjeruj ispravljenom" i potpisan odgovorna osoba i zapečati ga.

Korak po korak upute za ovaj postupak

Prije spajanja dokumenata, morate ukloniti sve spajalice i spajalice iz heftalice. Organizirajte po datumu ili važnosti i numerirajte svaki list dokumenta. Ako se rezultirajuća datoteka sastoji od mnogo listova, tada možete spojiti dokumente posebnim spajalicama i početi šivati.

Pripremite sljedeće alata i materijala:

  • Threads. Bolje je koristiti najlonske.
  • Igla. Odaberite veličinu ovisno o debljini dokumenata koji se spajaju.
  • Ljepilo za papir.
  • List praznog papira.
  • Papir, kartonski folder.

Procedura:

  1. Uklonite spajalice i spajalice iz dokumenta.
  2. Položite listove uredno i ravnomjerno, provjerite numeraciju za pouzdanost.
  3. Ovisno o debljini dobivenog snopa, uzmite šilo ili iglu i, odmaknuvši se od ruba, napravite najmanje 3 rupe u nizu, okomito na rub papira, na udaljenosti od 2,5-3 centimetra jedan od drugog. Srednja rupa treba biti centrirana.
  4. Ovisno o debljini dobivenog hrpa papira, uzmite konac dužine 70-80 centimetara.
  5. Umetnite iglu sa donje strane poleđine dokumenta u centralni otvor.
  6. Prođite odozgo u najgornju rupu.
  7. Zatim kroz poleđinu dokumenta do krajnjeg dna.
  8. Vraćamo se na središnji preko prednje strane.
  9. Nakon takvog šava, konac će biti na zadnjoj strani. Ako spajate dokument s velikim brojem listova, ovu manipulaciju treba provesti nekoliko puta kako biste ih osigurali.
  10. Zavežite čvor na leđima. Ostatak bi trebao biti dugačak najmanje 8 centimetara.
  11. Na dobiveni čvor zalijepite komad papira u obliku pravokutnika. Na kojoj je unaprijed urađen natpis: „Zakrpano i numerisano.____ listovi Direktor____Prezime I.O.“. Ako je pozicija menadžera drugačija, to je naznačeno u skladu sa dokumentacijom.
  12. Potpis i pečat stavljaju se na uvezani dokument, navedeni list papira. Dio potpisa i pečata mora biti na komadu papira i na poleđini dokumenta.

Treba reći da ako trebate ušiti veći broj listova istovremeno, potrebno je napraviti najmanje 4 rupe. Ovo će dati stabilnost i pouzdanost prilikom skladištenja uvezanog dokumenta.

Pojednostavljena metoda za flešovanje dokumenata data je u ovoj video instrukciji:

Ko i kako uvjerava

Dokumente ovjerava rukovodilac preduzeća ili individualni preduzetnik. Važno je da dio potpisa bude i na zalijepljenom papiru i na dokumentu.

Vrijedi reći da potpisivanjem ukoričenih dokumenata upravnik preuzima obaveze za njihov sadržaj ili po nalogu imenuje ovlašteno lice za tačnost.

Karakteristike registracije računovodstvene dokumentacije

Heftanje računovodstvene dokumentacije slično je spajanju običnih dokumenata. Ali postoji jedna razlika. Za šivanje računovodstvene isprave napravite 5 rupa jer kućišta na kraju budu deblja. Samo ovlašteni zaposlenik može spajati dokumente. Često je odgovorna osoba računovođa koji vodi poslove.

Numeracija se vrši jednostavnom olovkom. Prilikom heftanja dokumenata sastavlja se popis dokumenata u spisu.

Inventar sastoji se od sljedećih odjeljaka:

  • naslov dokumenta,
  • datum kada je popis sastavljen,
  • spisak dokumenata,
  • potpis odgovornog lica.

Karakteristike pripreme dokumenata za predaju u arhiv

Dokumente za podnošenje u arhiv pripremaju zaposleni u strukturnim odjeljenjima. Sama priprema uključuje:

  1. Sistematizacija dokumenata.
  2. Numeracija.
  3. Skladištenje dokumenata u jednom folderu ovisno o njihovoj namjeni.
  4. Popunjavanje inventara.
  5. Dizajn omota dokumenta.

Navedeni postupak podnošenja dokumenata podrazumijeva njihovo dugotrajno čuvanje, tj. najmanje 25 godina.

Ako će dokumenti biti pohranjeni u arhivi organizacije manje od 10 godina, neka opuštanja su dozvoljena, odnosno ne smije se provoditi sljedeće:

  • Numeracija listova u fajlu.
  • Sistematizacija listova u predmetu.
  • Zašiti koncem i ostaviti za čuvanje u vezivu.

Procedura šivanja je ista kao i za normalno šivanje. Ako je u kućištu podložno šivanju više od 250 listova, onda ga morate podijeliti u nekoliko tomova. Svaki tom je uvezan.

Ako se planira pohranjivanje dokumenata više od 25 godina, zatim se u pripremi za šivanje na kućište postavlja dodatni kartonski poklopac koji štiti dokumente i konce od prevelikog trenja i daje kućištu ljepši izgled.

Kada arhivirate datoteke za arhivu, morate osigurati da tekst ostane čitljiv. Numeracija izvedeno jednostavnom olovkom u gornjem desnom uglu. Nije preporučljivo koristiti hemijske i gel olovke, olovke u boji i flomastere u ove svrhe.

A3 list numerisan kao jedan list i porubljen do lijevog ruba i presavijen. Ako je čaršav porubljen od sredine, tada će se računati 2 lista.

Fotografije ili slike, i dijagrame i karte numerisan pozadi u gornjem levom uglu. Koverte su numerisane prve i odvojeno od papirnih omota.

Ako je predmet sastavljen iz više tomova, onda se oni (tomovi) numerišu svaki posebno.

Cover formatirano na sljedeći način:

  • Navedite naziv organizacije ili institucije.
  • Subdivision.
  • Rok trajanja.
  • Naziv slučaja.

Važno je ispoštovati neke zahtjeve. Ime institucije može promijeniti. Stoga je prilikom sastavljanja omota dokumenta potrebno navesti 2 naslova. Nazivi institucija su navedeni u nominativu. Stari naziv je uzet u zagrade, novi će morati da stoji ispod njega.

Osim toga, naznačeno je tema slučaja. To mogu biti akti, fakture, nalozi itd. zatim strukturnu jedinicu i period za koji se dokumenti nalaze u njoj ili kalendarsku godinu. Ovo su prvi i posljednji datumi dokumenata.

Ako se dokumenti spajaju za kalendarsku godinu, tada bi trebali navesti, na primjer, „Nalozi 20015.“. Također naznačeno rok trajanja: trajno ili određeno.

Inventar se ne uzima u obzir prilikom numerisanja listova u kartoteci. Slučajevi se mogu navesti po redu važnosti. Na primjer, povelja, protokoli, planovi.

Video tutorijal o tome kako dizajnirati folder za arhiviranje je pregledan ovdje:

Priprema za podnošenje poreskoj upravi

Da se registrujete kao preduzetnik ili pravno lice, kao i promjene podataka u inspekciji poreska služba Dostavljena dokumenta se šivaju u prisustvu notara. Novine se u ovom slučaju ne primjenjuju, jer na taj način notar garantuje da neće uslijediti ispravke nakon ovjeravanja potpisa podnosioca zahtjeva.

Od jula 2013. godine možete podnijeti izvještaj poreznoj upravi bez spajanja dokumenta. IN Metodičke preporuke ova stavka je isključena. Po nahođenju preduzetnika, sada postoji izbor da dostave dokumente jednostavno zaheftane ili prošivene.

Međutim, pravila kancelarijskog rada niko nije ukinuo. I zato konstitutivni dokumenti I dalje je preporučljivo da ga flešujete ručno.

“Arhivsko uvezivanje predmeta”, tj. postupanje sa generisanim arhivskim dokumentima rezultat je završenog rada na registraciji dokumenata u procesu njihove pripreme za naknadno skladištenje i upotrebu u arhivu organizacije (ili jednostavno za arhivsko skladištenje ako organizacija nema arhiv).

Registracija predmeta predstavlja kompleksa radova prema opisu predmeta (sastavu i sadržaju dokumenata koji se u njemu nalaze) na omotu predmeta, tj. dizajn na naslovnici određenog naslova, preciziran u poređenju sa nomenklaturom predmeta, numerisanje listova, sastavljanje internog inventara spisa predmeta i isprave o overi predmeta i, konačno, uvezivanje, tj. podnošenje i vezivanje predmeta. Ovaj skup radova se još naziva arhivska i tehnička obrada dokumenata u procesu njihove pripreme za arhivsko skladištenje (priprema za predaju u arhiv organizacije ili u državni, opštinski arhiv). Praksa pokazuje da organizacije trenutno radije naručuju usluge arhivske i tehničke obrade dokumenata na bazi vanjskih izvora ili, u krajnjoj nuždi, pozovu obučenog knjigovezca da poveže predmete koji su već sastavljeni i opisani u kancelarijskom radu namijenjenom arhivskom skladištenju.

U zavisnosti od perioda skladištenja dokumenata, može se izvršiti potpuna ili delimična registracija predmeta:

  • potpuna registracija predmeta odnosi se na dokumente (predmete) sa stalnim rokom čuvanja, za osoblje i periodom privremenog skladištenja (preko 10 godina);
  • djelimična registracija, u kojem je dozvoljeno ne numerisati listove predmeta, ne sastavljati interni popis i list ovjere, odnosi se na predmete privremenog (do zaključno 10 godina) skladištenja.

Uspostavljeni obrasci za interni popis dokumenata predmeta (skladišne ​​jedinice) i list ovjere predmeta nalaze se u:

  • Osnovna pravila za rad odeljenskih arhiva (odobrena odlukom odbora Glavnog arhiva SSSR-a 28. avgusta 1982. godine, odobrena naredbom Glavnog arhiva SSSR-a od 5. septembra 1985. br. 263; prilozi br. 4-5),
  • Osnovna pravila za rad arhiva organizacija (odobrena odlukom odbora Rosarhiva od 02.06.2002; dodaci br. 9-10) i
  • Metodološke preporuke za izradu uputstva za kancelarijski rad u saveznim organima izvršna vlast(odobrena naredbom Federalnog arhiva br. 76 od 23.12.2009. godine; prilozi br. 26-27; u daljem tekstu: Smjernice).

Pravila sistematizacije dokumenata unutar predmeta, njihova numeracija i opisi na koricama predmeta detaljno su obrađeni u istim regulativnim i metodološkim dokumentima.

Dokumenti koji čine predmet opšiven sa 4 punkcije u korice od tvrdog kartona ili isprepleteni vodeći računa o mogućnosti slobodnog čitanja teksta svih dokumenata, datuma, viza i rješenja o njima. Prilikom pripreme fajlova za arhiviranje (šivanje, uvezivanje), potrebno je ukloniti sva metalna pričvršćivanja dokumenata (spajalice, klamerice).

Zahtjevi za omotni karton i oblik opisa kutije na koricama (lokacija elemenata opisa) utvrđeni su GOST 17914-72 „Poklopci za kutije za dugotrajno skladištenje. Vrste, veličine i tehnički zahtjevi“, koji je produžen do 1985. godine i koji, bez daljnje revizije, ostaje na snazi ​​do danas. Vidi sliku 2.

Dakle, karton koji se koristi za korice treba da bude debljine od 0,35 do 1,5 mm (ove uslove ispunjavaju arhivska preduzeća koja pružaju usluge eksternalizacije arhivske i tehničke obrade dokumenata), korice treba da bude širine 40 mm (s obzirom da je debljina . kutije je oko 250 listova dokumenata, što je 4 cm), a trenutno se preporučuje oblik korice kućišta prema ovom GOST-u. Smjernice(Prilog br. 25).

Za završetak uvezivanja pripremljene kutije, tj. porub za 4 uboda, koristite šilo, bušilicu, stezaljku za stezanje paketa, velike igle, prirodne lanene ili pamučne konce, ali najbolje je koristiti posebne uređaje za šivanje (uvezivanje), koji su dostupni na tržištu kancelarijske opreme .

Posebnu pažnju treba obratiti na tehniku ​​„arhivskog šivanja“, tj. zanatsko pitanje:

  1. Provjerava se sastav predmeta u kojem se prvo nalaze listovi internog inventara koji su nezavisno numerisani (od 1 do N), zatim numerisani listovi dokumenata predmeta (od 1 do približno 250), a na kraju - list koji potvrđuje slučaj.
  2. Uski listovi papira širine margina ukoričenih dokumenata kofera stavljaju se na vrh i dno paketa kofera (naravno, bolje je 35-40 mm, ali je moguće i 20-30 mm).
  3. Uz djelimičnu registraciju predmeta sa dokumentima za privremeno (uključivo do 10 godina) skladištenje, listovi kartona (poklopac) se odmah stavljaju na dno i na vrh pakovanja kofera.
    Kada se predmet kompletno upotpuni dokumentima trajnog čuvanja, kadrovskog ili privremenog (preko 10 godina) čuvanja, paket se prvo sašije, a zatim se predmet uvezuje po ustaljenoj „tipografskoj“ tehnologiji, po kojoj je to neophodno. koristiti PVA ljepilo, a sintetičko ljepilo - samo ako je zaštićeno od raspadanja i plijesni.
  4. Svežanj je stegnut pod pritiskom, ili u stezaljku, ili u posebnom uređaju.
  5. Pakovanja su probušena:
    • donji i gornji - na udaljenosti od 30 mm od granice donjeg i gornjeg polja čopora;
    • srednja dva uboda su na udaljenosti od približno 80 mm od donjeg i gornjeg uboda, razmak između njih također treba biti približno 80 mm.
  6. Prirodni konac se provlači kroz ubode na jedan od dva načina:
    • 1 način(prikazano na slici 1). Svaki kraj konca se uvlači u zasebnu iglu (tj. oba kraja konca se uvlače u svoju iglu). Konac se sa dvije igle uvlači u dva srednja uboda na prednjoj strani. Sa stražnje strane konac se izvlači u gornji i donji ubod na prednjoj strani. Sa prednje strane gornjeg i donjeg uboda konac se uvlači iglama u najbliži srednji ubod. Konac se oslobađa od igala, ispravlja, a njegovi krajevi se rastežu i vezuju na poleđini paketa;
    • Metoda 2(takođe prikazano na slici 1). Konac se uvlači u jednu iglu. Sa stražnje strane pakiranja konac se uvlači u drugi ubod odozdo (kraj konca se ostavlja za naknadno vezivanje), vadi se s prednje strane i uvlači u donji ubod. Uz stražnju stranu, konac se ponovo uvlači u drugi ubod s donje strane na prednjoj strani. Duž prednje strane odozgo se konac uvlači u drugi ubod odozgo i uz stražnju stranu se provlači do gornjeg uboda. Kroz njega se konac uvodi u drugi ubod odozgo uz prednju stranu, provlači se i izvodi na poleđinu pakovanja. Na poleđini se konac oslobađa od igle, a njegova dva kraja se zategnu i vežu.

Gotovo svi dokumenti kompanije pohranjeni su u računovodstvu, a svakim danom papira je sve više. Da se „primarni“ ne izgubi i da ga računovođa pronađe za nekoliko minuta potreban dokument, morate pravilno organizovati svoj sistem skladištenja papira. Pripremite se da naručite fascikle različitih debljina i obeleživače za njih kako se ne biste izgubili u brdima dokumenata.

Šta i gdje skladištiti

Zakonodavstvo ne reguliše postupak podnošenja dokumenata, tako da kompanija može samostalno razviti sistem skladištenja na osnovu specifičnosti svojih aktivnosti, posebnosti toka dokumenata i broja uskladištenih papira. U pravilu, većina kompanija radi sa sljedećim dokumentima: gotovinski papiri, bankovni izvodi, fakture, fakture, dokumenti o plaćama. Pogledajmo kako ih lakše pohraniti.

Za svaku vrstu dokumenta potrebno je kreirati poseban folder. Radovi se po pravilu podnose ili do dana prijema u računovodstvo ili po abecednom redu. Na primjer, bankovni izvodi se stavljaju u fascikle u računovodstvu u kalendarski redosled, i, na primjer, ugovor, po prvom slovu imena druge ugovorne strane. Međutim, računovođa može smisliti vlastitu proceduru. Glavna stvar je da se dokumenti ne izgube i da se lako mogu pronaći.

Svaka fascikla dokumenta treba da bude potpisana, na primer:

DOO "Solnyshko"

FAKTURI PRIMLJENI

3. kvartal 2014

Na "kičmi" fascikle u računovodstvenom odjelu naznačite ne samo koji su dokumenti u njemu pohranjeni, već i period na koji se odnose. U tom slučaju, ne samo vi, već i bilo koji drugi zaposlenik kompanije moći ćete lako pronaći traženi dokument ili arhivirati primljeni. Također ćete moći navigirati koje radove iz prethodnih godina treba arhivirati, a koje u potpunosti zbrinuti. Radi praktičnosti, nova mapa se kreira od početka godine, a ako ima puno dokumenata, onda od početka kvartala, mjeseca itd.

Pogledajmo kako možete arhivirati dokumente u foldere. Možete koristiti ovu narudžbu ili razviti vlastiti.

Gotovinski dokumenti

Zgodno se pohranjuju u fascikle formata A5. Listovi blagajne knjige i blagajničkog izvještaja su numerisani, tako da na vrh fascikle treba staviti najstariji dokument, a ispod njega staviti nove papire. Stavite izvještaj blagajnika za dan i arhivirajte račune i nalozi o troškovima redoslijedom kojim su navedeni u izvještaju blagajnika. Sakupljajte listove blagajne odvojeno. Ovisno o broju novčanih dokumenata, možete kreirati 1 fasciklu za cijelu godinu za blagajnički izvještaj i blagajnu. Da biste izbjegli zabunu oko toga koji se dokumenti nalaze, između njih možete staviti razdjelnik. Također možete zalijepiti obračun gotovinskog limita u ovaj folder.

Ako vaša kompanija često izdaje novac na račun, možete kreirati poseban folder za izvještaje o troškovima. Ako se takve transakcije dešavaju 1-2 puta godišnje, izvodi i izvještaji se mogu zakačiti na izvještaj blagajnika.

Izvodi iz banke

Originalni izvodi kompanije dobijaju se od banke zajedno sa nalozima za plaćanje, nalozima i drugom bankovnom dokumentacijom. Stavite ih u fascikle prema datumu. U nalozima za plaćanje treba da zapišete račune za koje je izvršeno plaćanje. S obzirom na to da je dosta papira obično priloženo jednoj izjavi, kako biste se brzo kretali po datumima, možete kupiti separatore sa brojevima.

Računi, akti i fakture

Za primljene i izdate dokumente treba kreirati posebne fascikle. Neke kompanije radije pohranjuju akte i fakture zajedno, dok ih druge radije čuvaju odvojeno. Ako se bavite i trgovinom i pružanjem usluga, bit će prikladnije pohranjivati ​​dokumente u različite mape. Fakture takođe treba voditi u posebne fascikle, posebno ako je preduzeće obveznik PDV-a.

Takođe, fascikle se često menjaju u registre dokumenata koje sadrže. Mogu se odštampati iz većine računovodstvenih softvera. Koristeći ove registre, zgodno je provjeriti da li su svi dokumenti na svom mjestu.

Uz fakture možete priložiti i dnevnike ulaznih i izlaznih faktura, kao i knjige kupovine i knjige prodaje. Međutim, ako vaša kompanija ima veliki protok dokumenata, ovi časopisi i knjige mogu se čuvati odvojeno.

Dokumenti o plaćama

Za svakog zaposlenog u kompaniji treba napraviti lični dosije. Da biste to učinili, možete kupiti tanke fascikle ili koristiti razdjelnike da odredite prostor u debeloj mapi za dokumente svakog zaposlenika. Zaveden u ličnom dosijeu ugovor o radu, kopije dokumenata koje daje zaposlenik pri zapošljavanju, a nakon otpuštanja - kopiju radna knjižica. Molbe i naloge za prijem u radni odnos, godišnji odmor, otkaz i sl. možete podnijeti iu svom ličnom dosijeu.

Često se prijave i narudžbe prikupljaju u poseban folder po mjesecima. Tamo se takođe čuvaju vremenski listovi, dokumentacija za obračun plata itd.

Bljeskati ili ne bljeskati?

Da se dokumenti ne bi izgubili, na kraju godine neke organizacije radije povezuju dokumente u fascikle. Na ovaj način se neće raspasti čak i ako ispustite fasciklu. To se radi na sljedeći način:

  1. Dokumenti se stavljaju u tvrdi korice. Probušeni su na lijevoj strani margine.
  2. Debeli konac ili traka se provlači kroz ubode i vezuje u čvor na leđima. U tom slučaju slobodni krajevi moraju biti najmanje 5 cm.
  3. Na čvor se lijepi papir dimenzija cca 4x5 cm.
  4. Na vrhu papira ispisana je rečenica „Povezani i numerisani... listovi“. Stavlja se pečat organizacije i potpis odgovornog lica.

Ovaj postupak je neobavezan. Stoga možete samostalno odobriti redoslijed spajanja pojedinačnih dokumenata ili ih uopće ne spajati (u tom slučaju uvijek možete ukloniti ili zamijeniti dokument). Izuzetak su samo oni dokumenti koji moraju biti uvezani u skladu sa zahtjevima zakona (npr. knjige nabavke i knjige prodaje sastavljene na papiru moraju biti ukoričene).

O inboxu izvorni dokumenti Može.

O čuvanju dokumenata u arhivima.

Podijeli: