EDS namijenjeno certificiranju elektronski dokumenti korišćenjem personalnog računara. Prvo ćemo analizirati osnovne informacije, a zatim prijeći na užu temu u vezi s dizajnom ugovore. Digitalni potpis uključuje sljedeće komponente:

• Certifikat.
• Šifre.
• Osnovni softver.
• Programi podrške.

Certifikati su posebne datoteke koje daju pravo korištenja digitalnog potpisa samo vlasniku. Elektronski ključevi uključuju prijavu i lozinku za prijavu. Neće dozvoliti trećoj strani da potpiše dokument za korisnika. Obje komponente se pohranjuju elektronski nosilac, token. Ovaj uređaj pomalo liči na fleš disk, ali mu je glavna svrha da osigura sigurnost informacija EDS.

Procedura za rad sa elektronski potpis jednostavno:

• U toku je instaliranje drajvera.
• Na računar se šalje sertifikat sa ključevima.
• Aktivacija programa je potvrđena.
• Korisnik se prijavljuje u softver.
• Takes dokument i potpisan od strane vlasnika.

Nema potrebe za rukom pisanim dokumentom identifikacija, kao ni za papir, olovke i tako dalje. Posle kompjutera potpisivanje dokumentaciju možete slati bilo gdje putem interneta i elektronski mail.

Odaberite potpis

EDS je popularan u različitim oblastima aktivnosti modernih ljudi:

• Implementacija elektronskog trgovanja.
• Izvještavanje na Savezne vlasti države.
• Tok dokumenata preduzeća.
• Potpisivanje razno ugovore i tako dalje.

Korišćenjem digitalnog potpisa obuhvaćena su i pravna lica i građani sa fizičkim statusom.

Čini ga praktičnijim, posebno kada ih mnogo izdaje, na primjer, velika kompanija. Njeni zaposleni više ne moraju trčati hodnicima s hrpom papira dokumenata, potražite ovlaštenu osobu i stalno ponavljajte: “Potpišite, molim!” ili druga dokumentacija nije inferiorna u odnosu na pisanu dokumentaciju: njen značaj se ne gubi.

Čak i u zoru razvoja ovog programa, ljudi su vjerovali u to EDS je nešto što nije posebno važno u poređenju sa "papirologijom". Greška, i na sreću savremeni čovek shvatio ovo. Zaključivanje ugovora korištenjem digitalnog elektronski potpis mnogo brže i lakše: uključite program, dovršite registraciju i dokument spreman.

Čak i kada nema nosioca (tokena) pri ruci, ne nastaju problemi. Ljudi obično izgube fleš disk i provode dosta vremena pokušavajući da ga pronađu. Potpisivanje ugovora elektronskim potpisom može se obaviti pomoću programa čiji se ključevi sa certifikatima nalaze na udaljenom serveru. Njegovo ime je svima poznato - "oblak".

Čak i ako se jedno preduzeće nalazi u Sjedinjenim Državama, a drugo u RF, tada vas ništa ne može spriječiti da sastavite dokument. Certificira se u jednoj tački na planeti, a na drugu se šalje putem interneta. Potpis ugovora digitalnim potpisom lako izvode između dve strane istovremeno.

Predstavnik kompanije A šalje elektronski obrazac kompaniji B. Primalac ga potpisuje pomoću programa i šalje dokument nazad. Svoje stavlja i kompanija koja je sve to započela potpis- ugovor stupa na snagu sila.

Stručnjaci za informacione tehnologije kažu da uskoro kompjuter neće uvijek biti potreban za takve procedure. Razvijaju se novi programi koji omogućavaju rad na touch telefonima i tabletima.

Gubitak veze s internetom također neće ometati: softver će sačuvati cijeli trenutni proces bez gubitka ili oštećenja datoteka, a kada se prijenos podataka nastavi, program će početi od mjesta gdje je stao. I predstavnici kompanije će biti zadovoljni, i sporazum preživjet će!

Da li je moguće potpisati ugovor elektronskim putem? Kako izgleda ova procedura, koji dokumenti (ako postoje) prate? Gdje mogu provjeriti valjanost potpisa?

Da, možete, samo ugovor mora biti potpisan kvalifikovanim elektronskim potpisom.

Prilikom sklapanja ugovora, strane mogu razmjenjivati ​​pisana dokumenta ne samo poštom Ruske Federacije, već i korištenjem elektroničkih i drugih komunikacija koje omogućavaju pouzdano utvrđivanje da dokument dolazi od strane u sporazumu (klauzula 2 člana 434. Građanskog zakonika Ruske Federacije). Gde ugovor potpisan elektronskim putem ili drugi ekvivalent vlastitog potpisa, poslat drugoj strani od strane e-mail, smatra se razmjenom dokumenata (član 4. člana 11. Federalnog zakona od 27. jula 2006. br. 149-FZ „O informacijama, informacione tehnologije i o zaštiti informacija").

To je zbog činjenice da su informacije u elektronski oblik, potpisan kvalifikovanim elektronskim potpisom, priznat je kao elektronski dokument koji je ekvivalentan papirnom dokumentu potpisanom rukom pisanim potpisom (klauzula 1, član 6 Federalnog zakona od 6. aprila 2011. br. 63-FZ „O elektronskim potpisima“) .

Stoga, ako vaša organizacija i druga strana imaju ključ za provjeru elektronskog potpisa na certifikatu, moći ćete razmjenjivati ​​dokumente putem e-pošte bez straha da će transakcija biti proglašena nevažećom, a regulatorna tijela će imati pritužbe na dokumente. sastavljeno.

web stranica državnih službi. Zainteresovana strana može besplatno potvrditi autentičnost elektronskog potpisa certifikata koji je izdao centar za sertifikaciju koji je uključen na listu akreditovanih sertifikacionih centara i na listu pouzdanih sertifikacionih centara Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Ruske Federacije. Na web stranici, u polju “Odaberi certifikat za verifikaciju” potrebno je odabrati certifikat čiju autentičnost želite potvrditi i kliknuti na dugme “Provjeri”. Na ekranu će se prikazati informacije o rezultatima verifikacije sertifikata.

Obrazloženje
(Informacije koje će vam pomoći da donesete pravu odluku istaknute su bojom)

Po preporuci Elene Smirnove, direktor odjeljenja računovodstvo dd Aeroflot, Elena Čistjakova, poslovni trener, MBA ExecutiveCoach nastavnik, član Međunarodne asocijacije za međukulturalni menadžment

Kako pojednostaviti tok dokumenata u računovodstvu

Korak 5: Implementirajte elektronski dokument promet

Prelazak na elektronsko upravljanje dokumentima posebno je relevantan za organizacije čije aktivnosti uključuju aktivnu i široku razmjenu dokumenata sa ugovornim stranama. Na kraju krajeva, eliminacija papirne dokumentacije smanjuje vrijeme potrebno za odražavanje primarnih informacija u računovodstvu.

Osim toga, elektronske dokumente nije potrebno štampati i pohranjivati u papirnom obliku. Sa ovim se slažu i predstavnici Federalne poreske službe Rusije (pisma Federalne poreske službe Rusije od 6. februara 2014. br. GD-4-3/1984, od 17. januara 2014. godine br. PA-4-6/489 ).

Svi dokumenti poslani i primljeni putem interneta moraju biti pohranjeni elektronski format hronološkim redom. Organizirajte takvu arhivu tako da ako je potrebno, na primjer, na zahtjev poreska uprava, mogli ste brzo pronaći tražene dokumente i poslati ih inspekciji elektronskim putem.

Ako vaša organizacija uvede elektronsko upravljanje dokumentima, tada ćete morati da razvijete pravila za kreiranje, primanje i skladištenje takvih primarnih dokumenata i da ih registrujete u računovodstvena politika(klauzula 4 PBU 1/2008).

Glavni računovođa savjetuje: dogovorite se sa svojim partnerima da će se razmjena dokumenata izvršiti u elektronskom obliku.

To je moguće ako svaka strana u transakciji ima potrebne tehničke mogućnosti za primanje i obradu ovih dokumenata.

Činjenica da razmjenjujete dokumente sa svojim partnerima, uključujući i elektronski, treba biti navedena u Vašoj računovodstvenoj politici.

Po preporuci Viktora Anohina, doktori pravne nauke, profesor, zaslužni pravnik Ruske Federacije, predsjedavajući Arbitražni sud Voronješka oblast u penziji, Yulia Kopeeva, viši ekspert Sistema Lawyer, Maxim Kozlov, zamjenik načelnika pravni odjel CJSC UKB "Belgorodsotsbank"

Da li je moguće zaključiti sporazum razmjenom pisama?

Pitanje sklapanja ugovora razmjenom pisama postavlja se pred advokata u slučaju kada se dogovori između ugovornih strana postižu telefonskim razgovorom ili korištenjem drugih sredstava komunikacije (faks, telegraf, elektronski). Ponekad se stranke nalaze u različitim regijama. Ili stranke iz nekog drugog razloga ne mogu potpisati niti jedan pisani dokument.

Posebno je važno urediti ovo pitanje ako organizacija planira redovno sklapanje ugovora upravo kroz razmjenu pisama. Osim toga, često se ugovori sklapaju razmjenom pisama ne od strane advokata, već od strane menadžera odjela prodaje i (ili) odjela nabave. Menadžerima su potrebna stroga uputstva o tome kako završiti ponudu i prihvatiti. Stoga je važno izraditi odobrenu formu dokumenata (na primjer, prijedlog za sklapanje ugovora o snabdijevanju, ugovor o uslugama) i obezbijediti stroga pravila unutar kompanije po pitanju regulisanja odnosa sa potencijalnim izvođačima. Konkretno, prepiska mora omogućiti da se pouzdano utvrdi da dokument dolazi od strane u ugovoru (klauzula 2 člana 434 Građanskog zakonika Ruske Federacije).

Važno je napomenuti da se od 1. juna 2015. godine u Građanskom zakoniku Ruske Federacije pojavio novi član 434.1 „Pregovori o sklapanju sporazuma“. Zakonodavac je utvrdio uslove za pregovore, čije kršenje rezultira predugovornom odgovornošću.

Za više informacija pogledajte:

· Zakonodavac je regulisao odnose stranaka tokom pregovora;

· Šta strane treba da razmotre prilikom ulaska u pregovore o zaključivanju ugovora.

Na koje načine možete zaključiti ugovor?

Transakcije između pravna lica mora biti završen na jednostavan način pisanje sa izuzetkom onih transakcija za koje je potrebna notarska overa. Ovo pravilo je sadržano u stavu 1 člana 161 Građanskog zakonika Ruske Federacije. Osim toga, u nekim slučajevima postoji dodatni zahtjev: transakcija napravljena u jednostavnom pisanom obliku mora biti registrirana.

„Obično pisanje“ ne znači da to mora biti tačno jedan dokument koji su potpisale obje strane. Zakon predviđa mnogo načina za obavljanje transakcija u jednostavnom pisanom obliku. Ugovor mogu zaključiti:

· sastavljanje jednog pismenog dokumenta potpisanog od strane strana (klauzula 2 člana 434 Građanskog zakonika Ruske Federacije);

· razmjena pisama, telegrama, teleksa, telefaksa i drugih dokumenata (uključujući elektronske dokumente koji se prenose putem komunikacijskih kanala), omogućavajući pouzdano utvrđivanje da dokument dolazi od strane u ugovoru (klauzula 2 člana 434. Građanskog zakonika Ruska Federacija);

· potpisivanje protokola o rezultatima aukcije. Ima snagu ugovora u slučaju kada je predmet aukcije upravo zaključivanje ugovora, a ne pravo na zaključenje ugovora (član 5. člana 448. Građanskog zakonika Ruske Federacije);

· pristupanje sporazumu, čije uslove utvrđuje jedna od strana u obrascima ili drugim standardnim obrascima (član 428. Građanskog zakonika Ruske Federacije);

· izvršenje od strane osobe koja je primila ponudu u roku utvrđenom za prihvatanje konačne radnje da ispuni uslove ugovora koji su navedeni u njoj, uključujući isporuku robe, pružanje usluga, isplatu novčanog iznosa, itd. (klauzula 3 člana 438 Građanskog zakonika RF);

· izdavanje dokumenta neophodnog da bi se pisani oblik ugovora smatrao poštovanim. Na primjer, za ugovor o skladištenju, takav dokument može biti potvrda o čuvanju ili drugi dokument potpisan od strane čuvara (član 2. člana 887. Građanskog zakonika Ruske Federacije);

· slanje pristanka na ponudu objavljenu na Internetu.

Elektronski dokument koji se prenosi komunikacijskim kanalima je informacija pripremljena, poslana, primljena ili pohranjena elektronskim, magnetskim, optičkim ili sličnim sredstvima, uključujući elektronsku razmjenu informacija i elektronsku poštu. Ovaj novi koncept uveo je zakonodavac 1. juna 2015. godine u stavu 2. stava 2. člana 434. Građanskog zakonika Ruske Federacije.

Šta provjeriti prilikom sklapanja ugovora

Prilikom sklapanja sporazuma razmjenom pisama, advokat mora izvršiti niz radnji koje bi trebalo izvršiti u uobičajenom postupku za zaključivanje sporazuma. Za više informacija o tome pogledajte Kako provjeriti novu drugu ugovornu stranu koristeći eksterne izvore informacija (državni registri, web stranice, mediji).

Ali treba uzeti u obzir dvije karakteristike ovog načina sklapanja sporazuma.

Prvo, moramo temeljitije pristupiti verifikaciji akreditiva potpisnika. Ako bi se pregovori odvijali u kancelariji jedne od strana, bilo bi lako provjeriti originalne dokumente (povelja, licence itd.). Prilikom sklapanja ugovora „na daljinu“, potrebno je zatražiti od druge ugovorne strane Potrebni dokumenti, u cilju isključivanja pravni rizici. U suprotnom, može se ispostaviti da prepiska neće imati pravne posledice za obje strane, budući da je na strani druge ugovorne strane dokumente potpisalo neovlašteno lice.

Drugo, neophodno je da se potpuni dogovor stranaka o bitnim uslovima ugovora izrazi jasno i nedvosmisleno.

Idealna opcija je kada jedna strana pošalje ponudu, a druga pristanak za sklapanje ugovora – akcept.

Emailovi

Ugovor se može zaključiti i slanjem pisama putem e-maila. Ova metoda je ranije pokrenula mnoga pitanja. Na primjer: da li pisma poslana elektronskom poštom imaju istu snagu kao pisma poslana klasičnom poštom? Ali nedavno, sa razvojem internet tehnologija, učesnici civilni promet prepoznaju legitimnost poslanih pisama. Tokom suđenja Ne dovodi se u pitanje legitimnost činjenice da se razmjena pisama ne vrši putem pošte, već preko interneta.

Studija slučaja: sud je utvrdio da su strane sklopile sporazum putem e-pošte, uprkos činjenici da je sam sporazum zahtijevao razmjenu dokumenata putem faksa

dd "T." podnio tužbu za povraćaj neosnovanog bogaćenja u iznosu od 640.000 rubalja. i kamata prema članu 395 Građanskog zakonika Ruske Federacije u iznosu od 12.400 rubalja. Tužilac je na sudu osporio i činjenicu zaključenja ugovora i činjenicu da je radove izvodio izvođač.

Sudovi su utvrdili da su se strane u svemu složile bitni uslovi sporazuma i tuženi je svoje obaveze ispunio. Sudovi su na tvrdnju tužioca o nepoštivanju forme transakcije odgovorili na sljedeći način. Zaista, prema klauzuli 9.2 ugovora, smatra se zaključenim razmjenom dokumenata putem faksa. Međutim, sud kasacionoj instanci izjavio: “sudovi su pravilno zaključili da nema pravni značajčinjenica da je razmjena dokumenata izvršena ne putem faksa, već putem e-pošte” (rezolucija Federalne antimonopolske službe Moskovskog okruga od 19. septembra 2011. godine u predmetu br. A40-125570/10-47-1097).

Pažnja! Glavni rizik i teškoća korištenja e-pošte je kako dokazati da je pismo poslala druga strana, a ne neko drugi.

Uostalom, zakon ne propisuje obavezu organizacije da ima e-mail adresu. Štaviše, ne postoji uslov da se naziv adrese e-pošte podudara sa nazivom organizacije. Svako može kreirati email sa bilo kojim imenom za tri minuta. Stoga, čak ni potpuno podudaranje adrese e-pošte i naziva organizacije ne služi kao dokaz da je ova poruka primljena upravo od ove organizacije - strane u ugovoru.

Praktični primjer: sud nije prihvatio mejl prepisku kao dokaz i naveo koje informacije nedostaju za to

DOO "A." podnio zahtjev sudu da poništi odluku porezne inspekcije u vezi sa odbijanjem da se nadoknadi 1.817.899 rubalja. porez na dodatu vrijednost.

Da bi dokazao realnost transakcija, LLC "A." dostavio sudu izvještaje advokata i elektronsku prepisku sa izvođačima radova. Sud nije prihvatio ispis elektronske korespondencije. Sud je ukazao da takva prepiska sama po sebi ne ukazuje na realnost poslovnih transakcija, jer nisu postojale e-mail adrese primaoca i pošiljaoca, podaci o vremenu i datumu slanja e-maila, kao ni o pošti. server sa kojeg je poslata elektronska pošta (rešenje FAS Severno-Kavkaskog okruga od 07.07.2008. br. F08-3751/2008 u predmetu br. A32-20193/2007-3/370).

Ukoliko dođe do spora na sudu, potrebno je pozvati se na sljedeću odredbu Zakonika o arbitražnom postupku:

„Dokumenti primljeni faksom, elektronskom ili drugom komunikacijom, uključujući korištenje internetske informaciono-telekomunikacione mreže, kao i dokumenti potpisani elektronskim potpisom ili drugim analogom svojeručnog potpisa, prihvataju se kao pisani dokazi u slučajevima i na način koji je utvrđen. ovim zakonikom, drugim saveznim zakonima, drugim propisima pravni akti ili sporazumno ili utvrđeno u granicama svojih ovlašćenja vrhovni sud Ruska Federacija(Član 75. dio 3. Zakona o arbitražnom postupku Ruske Federacije).

Na osnovu gore navedene norme, Arbitraža proceduralni kod Ruska Federacija, ako je elektronska korespondencija glavno sredstvo za razmjenu informacija između strana u transakciji, onda ima smisla uključiti klauzulu o statusu elektronske korespondencije direktno u ugovor.

Za više informacija o ovoj temi, pogledajte i Elektronska korespondencija. Pet načina da ubijedite sud da to prihvati kao dokaz.

Elektronski potpis

Prema zakonu, postupak sklapanja ugovora razmjenom elektronskih pisama ne razlikuje se bitno od uobičajenog postupka razmjene pisama na papiru. Ali postoje neke karakteristike prepoznavanja elektronskog dokumenta kao ekvivalentnog papirnom dokumentu.

Prilikom obavljanja transakcija dozvoljena je upotreba faksimilnog umnožavanja potpisa mehaničkim ili drugim sredstvima za kopiranje, elektronskog potpisa ili drugog analoga vlastitog potpisa u slučajevima i na način predviđen zakonom, drugim pravnim aktima ili sporazumom strana. (član 2. člana 160. Građanskog zakonika Ruske Federacije).

Za potrebe zaključivanja ugovora razmjena elektronskih poruka, od kojih je svaka potpisana elektronskim potpisom ili drugim analogom vlastitog potpisa, na način utvrđen zakonom ili sporazumom strana, smatra se razmjenom dokumenata. (tačka 4 člana 11 Saveznog zakona od 27. jula 2006. br. 149 - Savezni zakon „o informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija“).

By opšte pravilo informacije u elektronskom obliku, potpisane kvalifikovanim elektronskim potpisom, priznaju se kao elektronski dokument koji je ekvivalentan papirnom dokumentu potpisanom rukom pisanim potpisom (klauzula 1, član 6 Federalnog zakona od 6. aprila 2011. br. 63-FZ „O Elektronski potpis” u daljem tekstu - Zakon br. 63-FZ).

Potpisivanje nekvalifikovanim elektronskim potpisom ili jednostavnim elektronskim potpisom takođe se priznaje kao elektronski dokument koji je ekvivalentan papirnom dokumentu potpisanom rukom pisanim potpisom, ali samo u slučajevima utvrđenim saveznim zakonima.

Sertifikat ključa za verifikaciju elektronskog potpisa igra veliku ulogu u potvrđivanju autentičnosti elektronskog potpisa. Ovo je elektronski dokument ili papirni dokument koji izdaje sertifikacioni centar ili pouzdanik certifikacijski centar. Certifikat potvrđuje da ključ za verifikaciju elektronskog potpisa pripada vlasniku sertifikata ključa za verifikaciju elektronskog potpisa. To je navedeno u dijelu 2 člana 2 Zakona od 6. aprila 2011. br. 63-FZ.

Gdje mogu dobiti ključ za elektronski potpis?

Ključ za elektronski potpis može se dobiti u certifikacijskom centru.

Certifikacijski centri se dijele na akreditovane i neakreditovane. Akreditacija je dobrovoljna, sprovodi je Ministarstvo telekomunikacija i masovnih komunikacija Rusije.

Bolje je kontaktirati certifikacijski centar koji ima državnu akreditaciju. Spisak akreditovanih sertifikacionih centara je naveden na sajtu ministarstva.

Samo od akreditovanog centra za sertifikaciju možete dobiti kvalifikovani ključ za potpis, koji je potreban, na primer, za podnošenje elektronskog izveštaja. Kvalifikovani elektronski potpis ima dodatnu zaštitu - verifikacioni ključ, koji izdaju akreditovani sertifikacioni centri.

Da bi sertifikacioni centar izradio ključ za elektronski potpis, potrebno je dostaviti sljedeća dokumenta:

1) pojedincu:

· pasoš podnosioca zahtjeva ili drugi lični dokument budućeg vlasnika ključa za elektronski potpis;

· sertifikat penzijsko osiguranje budući vlasnik ključa elektronskog potpisa (gdje je naznačen SNILS);

2) organizacije:

· konstitutivni dokumenti;

· izvod iz Jedinstvenog državnog registra pravnih lica;

· potvrdu ili drugi dokument o državnoj registraciji;

· potvrdu o registraciji u poreskoj upravi;

· dokumenti koji potvrđuju ovlašćenja direktora (npr. odluka o izboru);

· prevod na ruski isprava o državnoj registraciji izdatih u inostranstvu (za stranu organizaciju).

Ključ za elektronski potpis može se izdati preduzetniku ili određenom zaposlenom koji ima pravo da potpisuje papirna dokumenta u ime organizacije (stav 4. tačka 3.3 Tehnologije za prihvatanje plaćanja od osiguranika za obračunate i plaćene premije osiguranja u sistemu Fonda socijalno osiguranje Ruske Federacije u elektronskom obliku korišćenjem elektronskog digitalnog potpisa odobrenog naredbom FSS Rusije od 12. februara 2010. godine, br. 3 Procedura za korišćenje kvalifikovanih sertifikata ključeva za verifikaciju elektronskog potpisa u informacionim sistemima Federalne poreske službe Rusije, odobrena Naredbom Federalne poreske službe Rusije od 8. aprila 2013. br. MMV-7-4/142).

Ako postoji više zaposlenih sa pravom potpisa, za svakog se izdaje lični ključ elektronskog potpisa. U pravilu, takvi zaposlenici uključuju menadžera, zamjenika direktora, finansijskog direktora i glavnog računovođu organizacije. Važno je napomenuti da ako se elektronski potpis ne izdaje šefu organizacije (na primjer, glavnom računovođi, šefu odjela za ugovore), potrebno je dostaviti punomoć za pravo potpisivanja dokumenata .

Nakon podnošenja dokumenata, certifikacijski centar mora izdati ključ za elektronski potpis. Poseban centar za sertifikaciju svojim propisima utvrđuje rok i postupak za izdavanje sertifikata ključa elektronskog potpisa. Kao rezultat, vlasnik elektronskog potpisa dobija:

· ključ za kreiranje potpisa snimljenog na medijumu za skladištenje (na primer, na USB disku);

· kvalifikovani sertifikat koji sadrži ključ za provjeru elektronskog potpisa.

Certifikat je dokaz da njegov vlasnik ima ključ za kreiranje potpisa, a to se može provjeriti korištenjem certifikata (član 17. Zakona br. 63-FZ). Uzorak certifikata može se naći, na primjer, na web stranici FSS Rusije.

Kako možete provjeriti autentičnost elektronskog potpisa druge ugovorne strane?

Autentičnost elektronskog potpisa možete provjeriti na web stranici državnih službi. Ova usluga je dizajnirana da potvrdi autentičnost elektronskog potpisa. Korisnik može besplatno potvrditi autentičnost elektronskog potpisa certifikata izdatog od strane centra za sertifikaciju koji je dio

Danas, kada gotovo sav tok dokumenata postaje bez papira, potpisivanje dokumenata uz pomoć je uobičajeno.

Na terenu javne nabavke podnesene prijave se potpisuju elektronski. Ovo kupcima daje garanciju da imaju posla sa stvarnim učesnicima. Takođe, ugovori koji se sklapaju kao rezultat državnih nabavki stupaju na snagu tek nakon potvrđivanja elektronskim digitalnim potpisom.

Digitalni potpis je također potreban u sljedećim situacijama:

1. Izvještavanje regulatornih tijela. Možete ga elektronskim putem dostaviti službama kao što su Federalna poreska služba, Rosstat, Penzioni fond i Fond socijalnog osiguranja. Ovo uvelike pojednostavljuje prijenos informacija i povećava preciznost: većina usluga nudi automatsku provjeru grešaka.
2. Elektronsko upravljanje dokumentima (EDF). Jedna od najčešćih upotreba, jer ovako potpisano pismo odgovara papirnom pismu sa pečatom i vizom. Omogućava vam prelazak na tok dokumenata bez papira kako unutar kompanije tako i izvan nje.
3. Državne službe. Građanin Ruske Federacije može podržati podnesene prijave odjelima putem portala državnih službi, učestvovati u javnim inicijativama, koristiti lični račun na web stranici Federalne porezne službe, čak i podnijeti zahtjev za kredit.
4. fakture, ugovori, službena pisma, potpisan elektronski. Prema Zakonu o arbitražnom postupku Ruske Federacije, takav dokument je analogan papirnom s rukom pisanom vizom.

Koje vrste elektronskih potpisa postoje?

Elektronski digitalni potpis je “pečat” koji vam omogućava da identifikujete njegovog vlasnika, kao i da provjerite integritet potpisanog dokumenta. Odobrene su vrste digitalnih potpisa i postupak za njihovo izvršenje. Ustanovio je da postoje tri vrste potpisa:

1. Jednostavno. Uobičajeno se koristi za potpisivanje pisama ili specifikacija, potvrđeno korištenjem lozinki, kodova i drugih sredstava, najčešće se koristi u korporativnim EDI sistemima.
2. Pojačani. Dobiva se procesom kriptografske obrade informacija i korištenjem privatnog ključa. Omogućava vam da utvrdite ko je potpisao dokument, kao i činjenicu da su promjene napravljene nakon potpisivanja.
3. Pojačani. Slično je nekvalifikovanom, ali za njegovo stvaranje i provjeru koriste se tehnologije kriptografske zaštite koje je certificirao FSB Ruske Federacije. Takve elektronske potpise izdaju samo akreditovani

Postoji nekoliko načina da ovjerite dokument. Pogledajmo one najčešće.

Potpisujemo koristeći CryptoPRO CSP softverski paket

Kako elektronski potpisati Word dokument(MS Word)

1. Otvorite potrebnu datoteku, kliknite na meni “Datoteka” - “Informacije” - “Dodaj elektronski potpis (CRYPTO-PRO)”.

2. Odaberite željeni elektronski potpis, dodajte komentar ako je potrebno i kliknite na “Potpiši”.

3. Ako nema grešaka, sistem prikazuje prozor sa uspješnim potpisivanjem.

Ako je instaliran CryptoPRO Office Signature dodatak

1. Otvorite željenu datoteku, odaberite “File”, zatim “Add digitalni potpis».

2. Slično prethodnoj opciji, odaberite željeni elektronski potpis, dodajte komentar, ako je potrebno, i kliknite na “Potpiši”.

3. Ako nema grešaka, sistem prikazuje poruku da je dokument uspješno potpisan.

Kako elektronski potpisati PDF dokument(Adobe Acrobat PDF)

1. Otvorite potrebnu PDF datoteku, kliknite na panel “Alati” i pogledajte oznaku “Certifikati”. Hajde da ga izaberemo.

2. Kliknite na “Primijeni digitalni potpis” i odaberite područje na datoteci gdje će se nalaziti oznaka potpisa.

4. Otvoriće se prozor sa preliminarni prikaz pečat. Ako je sve ispravno, kliknite na "Potpiši".

5. Sistem će izdati obavještenje o uspješnom potpisivanju. To je sve.

Potpisivanje sa softverskim paketom CryptoARM

Ovom metodom moguće je šifrirati sve savremene formate, kao i arhive.

Pa hajde da to shvatimo kako potpisati dokument sa digitalnim potpisom koristeći CryptoARM.

1. Otvorite program “CryptoARM” i odaberite prvu akciju – “Potpis”.

2. Pažljivo proučavamo uputstva ES Creation Mastera. Kliknite na “Dalje”.

3. Kliknite na “Select file”, idite na željenu datoteku, kliknite na nju i kliknite “Next”.

4. Odaberite datoteku za potpisivanje i kliknite na “Dalje”.

5. Vidimo prozor “Output Format”. Ako nema obaveznih zahtjeva, ostavljamo kodiranje kakvo jeste. Možete spremiti u ZIP formatu (za slanje e-poštom) ili odabrati lokaciju za spremanje konačnog rezultata. Kliknite na “Dalje”.

6. U “Parametri” možete odabrati svojstvo, dodati komentar, te odabrati priloženi elektronski potpis (prikačen izvornom fajlu) ili odvojen (sačuvan kao poseban fajl), kao i dodatne parametre po želji. Kada je sve spremno, kliknite na “Dalje”.

7. Sada morate da izaberete sertifikat da biste to uradili, kliknite na „Odaberi“, naznačite potreban sertifikat i kliknite na „Dalje“.

8. U sljedećoj fazi vidimo završni prozor sa kratak opis podaci. Ako sljedeći put datoteke budu potpisane istim redoslijedom, možete sačuvati profil. Kliknite na “Završi”.

9. Ako nema grešaka, sistem će prikazati poruku koja ukazuje na uspješno potpisivanje.

Savremeni svijet se svakim danom sve više kreće online. Virtuelni odnosi, kompanije, ugovori - virtuelni život je odavno stekao pravni osnov, i uporno se takmiči sa stvarnošću. Ako su ljudi starije generacije još uvijek nepovjerljivi prema svemu „elektronskom“, onda su za mlađu generaciju elektronski rad, elektronsko upravljanje dokumentima, „elektronski“ odnosi sa nadređenima postali norma. Kako sklopiti ugovor na daljinu?

Član 434 Građanskog zakonika Ruske Federacije utvrđuje pravo sklapanja ugovora između kompanija, pojedinci, preduzeća, komercijalne i neprofitne organizacije kroz razmjenu elektronskih dokumenata. Glavna stvar je da se može utvrditi ko su tačno zainteresovane strane po ugovoru.

Često postavljano pitanje: „da li pravnu snagu ugovor potpisan elektronskim putem? – ima, ali pod određenim uslovima.

Kako potpisati ugovor elektronskim putem?

Ugrađen je poboljšani elektronski potpis kao garancija nepromjenjivosti dokumenta i potvrde autorstva. Njegova upotreba je regulisana Federalnim zakonom br. 63-FZ „O elektronskim potpisima“ od 6. aprila 2011. godine. Elektronski ugovor dobija pravnu snagu jednaku pisanim dokumentima, samo ako postoji kvalifikovani elektronski potpis - EDS.

Pod ovim uslovima, elektronski ugovor se ne razlikuje od onog sastavljenog na papiru. Prema stavu 4 člana 5 Saveznog zakona br. 63, kvalifikovanim digitalnim potpisom se smatra ako je kreiran pomoću posebnog ključa digitalnog potpisa, asimetrične enkripcije i kriptografije; omogućava vam da identifikujete osobu koja je potpisala dokument i da identifikujete promene napravljene na dokumentu nakon što je potpisan. Ovakve digitalne potpise izdaju isključivo sertifikacioni centri akreditovani od strane Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija. Tamo se inicijalno kreiraju, uz svaki potpis priložen certifikat. Potpis se uvijek može provjeriti pomoću ključa navedenog u kvalificiranom certifikatu. Ova potvrda mora biti važeća u vrijeme zaključenja ugovora, inače će transakcija biti nevažeća. Takvi kvalifikovani digitalni potpisi se kupuju. Rok važenja takve potvrde, a samim tim i samog potpisa, je 1 godina.

Tu je i jednostavan potpis koji kreira sam korisnik koristeći kodove i lozinke. Može se koristiti samo kada je ovo pravo navedeno u samom ugovoru i nije u suprotnosti sa važećim zakonodavstvom.

Postoje dokumenti koji se mogu potpisati isključivo kvalifikovanim elektronskim potpisom: ugovori na osnovu rezultata aukcija održanih dana elektronske platforme, ugovori o radu, fakture, izvještavanje. Ali poslovni ugovori, punomoći, pisma se lako mogu potpisati jednostavnim elektronskim potpisom.

Postoje ugovori koji se po zakonu mogu zaključiti samo na papiru. Tu spadaju: ugovori o zakupu, ugovori o kupoprodaji nekretnina, ugovori o poklonu, ugovori o zalaganju udjela u osnovnom kapitalu.

PAŽNJA: Ne propustite povoljnim uslovima našu promociju i to: profesionalno i u kratkom roku.

Kako potpisati ugovor putem emaila?

Ljudi često kažu da je njihov posao usko povezan sa World Wide Webom. Zaključivanje ugovora putem e-maila i zaključivanje ugovora na internetu izuzetno je važan dio posla mnogih ljudi. Pismenost u ovim trenucima je neophodna i osnova je sigurnosti komercijalnih aktivnosti.

Da biste potpisali ugovor e-poštom (ili na Internetu), on mora biti sastavljen na isti način kao što bi bio, u običnoj papirnoj verziji. Razlika je u tome što će biti potrebno dodati klauzulu u kojoj se stranke obavezuju da priznaju pravnu snagu elektronskih pisama, dokumenata poslatih e-poštom (naznačava se e-mail) i priznaju ih kao ekvivalentne dokumentima na papiru. Svaka strana pristupa e-pošti koristeći lozinku i obavezuje se da će čuvati njenu povjerljivost. Ugovor mora sadržavati uslov prepoznavanja adrese e-pošte, jednostavan elektronski potpis. Ili trebate nabaviti kvalifikovani digitalni potpis i raditi koristeći ga.

Elektronsko upravljanje dokumentima odavno je "apsorbiralo" velike i male kompanije, državni aparat, privatnu industriju, pojedince - jer je zgodno, štedi puno vremena i, kada se pravilno koristi, ima sve zakonske garancije.

Napišite svoje pitanje u komentarima, jer je svaki problem individualan i zahteva posebnu analizu, takođe pročitajte link na blogu. Pozovite ako ste zainteresovani za našu povoljnu ponudu za sklapanje ugovora po sniženoj ceni.

Razmjena papirnih ugovora sa potpisom ovlašćeno lice a sa pečatom organizacije nije jedini legitiman oblik sklapanja transakcije. Zakonodavstvo Ruske Federacije predviđa mogućnost sklapanja ugovora elektronskim putem. Koja pravila se moraju poštovati da bi sporazum između strana u elektronskoj formi bio pravno obavezujući?

Pravna osnova

Postupak zaključivanja ove vrste poslovnih dokumenata, kao što su ugovori, regulisan je članovima iz Građanskog zakona i zakona o radu:

• Član 434 Civil Code potvrđuje da se ugovor između privrednih subjekata (pravnih, fizičkih ili neprofitnih organizacija koje obavljaju privredne aktivnosti u svoje ime) može zaključiti razmjenom elektronskih dokumenata. Glavna stvar je da se može utvrditi da elektronski dokument dolazi od strane u ugovoru.
• Članovi 312.1 i 312.2 Zakon o radu predviđaju da se ugovor sa udaljenim zaposlenim može sastaviti u elektronskom obliku.

U digitalnom prostoru, garant nepromjenjivosti dokumenta i potvrde autorstva je poboljšani elektronski potpis: kvalifikovani ili nekvalifikovani. Upotreba elektronskih potpisa u Rusiji regulisana je Federalnim zakonom br. 63-FZ „O elektronskim potpisima“ od 06.04.2011. Više o vrstama elektronskog potpisa možete pročitati.

Šta daje pravnu snagu elektronskom ugovoru

Da bi se transakcija smatrala valjanom, dokument mora imati određene karakteristike:

• Forma ugovora mora biti u skladu sa zakonom ako je dokument formalizovan.
• Sadržaj ugovora mora biti u skladu sa zakonom.
• Potpisnik mora imati dokazana ovlaštenja za sklapanje transakcija.

Hajde da se zadržimo na karakteristikama povezanih sa elektronskim potpisivanjem ugovora. Poslovni dokumenti se mogu podijeliti u dvije vrste: formalizovane i neformalne. Šta će to garantovati zavisi od vrste elektronskog dokumenta.

Formalizovani dokumenti

Takvi dokumenti uključuju ugovor o radu sa udaljenim zaposlenikom i drugim dokumentima - na primjer, fakturama ili izvještajima. Da bi formalizovani dokument dobio pravnu snagu, moraju biti ispunjeni sledeći uslovi:

• Pripremiti dokument u skladu sa formatom koji je propisala država.
• Prenesite ga drugoj strani u transakciji u skladu sa utvrđenim propisima za prenos dokumenata.
• Potpišite kvalifikovanim elektronskim potpisom (u daljem tekstu -).

EPC se mora pribaviti lično ili putem punomoćnika, akreditovanog od strane Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija. Elektronski potpis mora biti važeći u trenutku potpisivanja dokumenta.

Neformalizovani dokumenti

Ova kategorija uključuje sve ostale poslovne dokumente - na primjer, poslovne ugovore, punomoći, pisma, itd. Država ne reguliše format neformalnih dokumenata. Postoje dva načina da se osigura njihova pravna snaga:

1. Potpišite CEP sporazum. Kao iu slučaju formalizovanih dokumenata, potvrđuje autorstvo i nepromjenjivost sadržaja dokumenta nakon što je potpisan.
2. Potpišite ugovor jednostavnim elektronskim potpisom ili nekvalifikovanim elektronskim potpisom (). Ako strane odluče da koriste ove vrste potpisa u toku dokumenata, prvo treba da sklope sporazum u kojem priznaju pravnu snagu ovih vrsta elektronskih potpisa (član 4. br. 63-FZ). Ovaj ugovor precizira uslove za vrstu potpisa, detalje ugovora, njegov format i druge uslove. Ukoliko postoji takav sporazum i strane se pridržavaju propisa navedenih u njemu, elektronski dokumenti će imati pravnu snagu.

Koji ugovori se mogu sklapati elektronski, a koji ne?

Elektronski ugovor, kao i svaki drugi dokument koji je potpisan kvalifikovanim elektronskim potpisom, jednak je papirnom dokumentu koji je potpisan svojom rukom. Ali postoji nekoliko izuzetaka od ovog pravila.

Sporazumi su samo na papiru

U nekim slučajevima, koje odredi vlada, strane treba da uđu u transakciju samo u papirnoj formi (klauzula 1 člana br. 63-FZ). Ugovori se ne mogu sastavljati elektronskim putem ako zahtijevaju obaveznu ovjeru, na primjer:

• ugovor o anuitetu,
• ugovori o kupoprodaji nekretnina, donacije, zalog udjela u osnovnom kapitalu.

Samo u elektronskom obliku

I obrnuto, postoje slučajevi kada se ugovor može zaključiti samo elektronskim putem. Na primjer, zaključiti ugovor na osnovu rezultata elektronska aukcija unutar savezni zakon od 04.05.2013. br. 44-FZ „On ugovorni sistem u oblasti nabavke roba, radova, usluga za potrebe državnih i opštinskih potreba.”

Odnosno, ugovor se može zaključiti u papirnoj ili elektronskoj formi, osim ako nije predviđeno zakonom, ako se ne poštuje pismeni oblik transakcije, biće proglašen nevažećim.

Gdje potpisati elektronski ugovor

Mogućnost kreiranja potpisa za elektronski dokument implementirana je u različitim sistemima i programima:

• Ugovor možete zaključiti na mjestu gdje državni i komercijalni kupci provode tendere.
• Na sajtovima komercijalne organizacije, koji klijentima pružaju mogućnost potpisivanja ugovora. Na primjer, na web stranici mikrofinansijske organizacije koja daje kredite uz kamatu. U tom slučaju, klijenti se trebaju registrirati, instalirati specijal softver za rad s elektronskim potpisima i početak rada.
• U računovodstvenim sistemima (na primjer, MS Dynamics, SAP, Oracle i drugi).
• U specijalizovanim sistemima elektronsko upravljanje dokumentima(na primjer, Contour.Diadoc),
• U informacionim sistemima (na primjer, usluga potpisivanja je implementirana na portalu državnih službi),
• U posebnim programima za potpisivanje elektronskih dokumenata koje korisnik instalira na svom računaru (na primjer, CryptoARM).
• U web servisima u koje možete učitati traženi elektronski dokument, uključujući ugovor, i kreirati potpis za njega (na primjer, Kontur.Crypto).