Kancelarijski rad i kancelarija

Pravilnik o radu arhiva organizacija 2015

Evgenia Kozhanova 15. februar 2016. 13:58

Od septembra 2015. godine stupio je na snagu naredba Ministarstva kulture Ruske Federacije od 31. marta 2015. br. 526. Odobreo je „Pravila za organizovanje čuvanja, nabavke, računovodstva i korišćenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim organima, organima. lokalna uprava i organizacije." Dalje u tekstu članka, radi kratkoće, nazvat ćemo ih “ Pravila 2015».

Vrijedi napomenuti da nije bilo revolucije u arhiviranju objavljivanjem Pravila iz 2015. godine. Da li su nova pravila pogodnija za elektronske dokumente... O statusu novih i starih pravila za arhiviranje govorimo u ovom članku. Ovdje možete preuzeti i pravila za rad arhiva organizacija za 2015. godinu.

Podsjetimo kako je bilo prije stupanja na snagu naredbe: organizacije su radile po dva dokumenta.

Prvi od njih su Osnovna pravila za rad arhiva odjela (odobrena naredbom Glavnog arhiva SSSR-a od 5. septembra 1985. N 263). Ovo je bio jedini regulatorni (odnosno, obavezan) dokument o arhivskim pitanjima u Rusiji do 21.09.15.

U dopisu Federalne arhivske agencije od 18.09.2015. godine N 2/2133-A navodi se da od momenta stupanja na snagu Naredbe br. Više se ne mogu koristiti.

Drugo - Osnovna pravila za rad arhiva organizacija (odobrena odlukom Upravnog odbora Rosarhiva od 06.02.2002.). Ovo je metodološki (fakultativni, ali informativni) dokument koji nije poništen, ali ga možete i čak trebate koristiti, jer Pravila iz 2015. ostavila su iza kulisa mnoga pitanja vezana za praktične radnje za čuvanje dokumenata u organizacijama.

Tako nam ostaju dva radna dokumenta: Pravila 2015 i Osnovna pravila. Imaju potpuno različite statuse:

Osnovna pravila - metodološki dokument. Nije neophodno koristiti ga, iako se u ovom slučaju stvaranje arhive u organizaciji čini veoma teškim. Osnovna pravila su odobrena samo odlukom odbora Rosarhiva, što znači da je njihov status mnogo niži od onog iz Pravila iz 2015. godine.

Preuzmite Pravila organizacije čuvanja, nabavke, evidentiranja i korišćenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim organima, jedinicama lokalne samouprave i organizacijama (PDF, 4,02 MB).

Čuvanje dokumenata je jedna od funkcija svakog pravnog lica, bilo da se radi o državnom preduzeću ili privrednom društvu. Čini se da ništa ne može biti jednostavnije - dodijelite prostoriju, uvedite jedinicu osoblja za rad s arhivom i tamo prenesite sve dokumente! Ali u stvarnosti, postavlja se mnogo pitanja: počevši od toga kako pravilno opremiti prostoriju za dokumente, i završavajući s tim gdje ih treba pohraniti ako je organiziranje vlastite arhive teško. Stvaranje arhiva, njegovo funkcioniranje, korištenje arhivskih dokumenata - sve to podrazumijeva složenu organizacione događaje, neke finansijske troškove i, naravno, dostupnost kvalifikovanog osoblja. Danas ćemo govoriti o tome kako opremiti vlastitu arhivu, kao i kako osigurati sigurnost arhivskih dokumenata (uključujući dokumente o osoblju) ako je nemoguće stvoriti vlastiti arhiv.

Iz ovog članka ćete naučiti:

• šta pravila može se koristiti kao vodič pri organizaciji skladištenja dokumenata
• kako organizovati skladištenje dokumenata ako nije moguće kreirati arhivu
• šta je potrebno za kreiranje organizacione arhive
• koji su zahtjevi za arhivske prostore?

Danas će tema našeg razgovora biti sređivanje vlastite arhive u kompaniji. Dakle, koji su zadaci i funkcije arhive i pod kojim uslovima treba čuvati dokumente?

REGULATORNA REGULACIJA ARHIVSKE DJELATNOSTI

Personal Dictionary
Arhiva- ustanova ili strukturna jedinica organizacije koja vrši čuvanje, nabavku, računovodstvo i korišćenje arhivske dokumentacije

Savezni zakon od 22. oktobra 2004. br. 125-FZ „O arhivskim poslovima u Ruska Federacija„(u daljem tekstu: Zakon o arhivskoj djelatnosti) u čl. 17 kompleta: državnim organima, lokalne samouprave, organizacije i građani uključeni u preduzetničku aktivnost bez osnivanja pravnog lica, dužni su da obezbede sigurnost arhivske dokumentacije, uključujući dokumentaciju o osoblju tokom perioda njihovog skladištenja. Kao što vidite, dokumenti o osoblju posebno su istaknuti u kompleksu dokumenata koji nastaju u aktivnostima organizacije.

Bilješka!
Svaki poslodavac mora osigurati sigurnost i mogućnost naknadnog korištenja dokumenata kako u svojim tekućim aktivnostima tako i za zadovoljenje društvenih i pravnih potreba građana.

Prema klauzuli 1 naredbe Vlade Ruske Federacije od 21. marta 1994. br. 358 - osnivačima novoformiranih pravna lica, koje su komercijalne i neprofitne organizacije, preporučuje se uključivanje u njihove konstitutivni dokumenti odredbe koje se odnose na obezbjeđivanje računovodstva i sigurnosti dokumenata o osoblju, kao i njihovo blagovremeno prebacivanje u državno skladište na propisan način prilikom reorganizacije ili likvidacije pravnog lica.

Ove zakonske odredbe imaju za cilj obezbjeđivanje sigurnosti dokumenata o osoblju radnika otpuštenih kao rezultat reorganizacije i likvidacije pravnih lica, kao i socijalna sigurnost građana koji obavljaju poslove po osnovu ugovora o radu.

Odredbe koje predviđaju obavezu organizacije da čuva dokumentaciju dostupne su iu nizu drugih zakonskih akata i drugih podzakonskih akata kojima se reguliše delatnost organizacija određene vrste.

Savjet
Osnovna pravila su razvijena za arhive organizacija - izvora nabavke državnih ili opštinskih arhiva i po svojoj prirodi su dokument preporuke, međutim, svaka druga organizacija ih može koristiti.

Na primjer, odredbe o sigurnosti dokumenata sadržane su u čl. 50, i mnogi drugi.

U procesu kompletiranja arhive dokumentima, evidentiranja arhivskih dokumenata, obezbeđivanja njihove sigurnosti i upotrebe, arhivi organizacija se rukovode Osnovnim pravilima za rad arhiva organizacija, usvojenim odlukom Upravnog odbora Rosarhiva od 02. 06/2002 (u daljem tekstu: Osnovna pravila).

Radim u odjelu ljudskih resursa nedržavnog preduzeća. Nedavno sam dobio zadatak da radim sa dokumentima za čuvanje u arhivi. Međutim, mi nemamo arhivu. Šta učiniti u takvoj situaciji? Kako osigurati sigurnost ovih dokumenata? Da li je u ovom slučaju potrebno napraviti arhivu ili je to samo odgovornost vladine agencije?

Proces je formalizovan nalozima (zahtjevima) za izdavanje dosijea zaposlenima u organizaciji, aktima o izdavanju predmeta na privremeno korištenje drugim organizacijama, uključujući sudske organe i tužioce.

Obrazac naloga (zahtjevi) za izdavanje dokumenata zaposlenima u organizaciji

Obrazac akta o izdavanju predmeta na privremeno korišćenje

Rok za izdavanje dokumenata na privremeno korišćenje ne može biti duži od mesec dana za korišćenje zaposlenima u organizaciji i tri meseca za privremeno korišćenje drugim organizacijama (tačka 4.5.2 Osnovnih pravila).

PRAVILNIK O ARHIVI: STATUS, SASTAV, ZADACI

Kao i svaka strukturna jedinica organizacije, arhiv, po pravilu, posluje na osnovu pravilnika o strukturnoj jedinici - pravilnika o arhivu, koji odobrava rukovodilac organizacije, a zaposleni u arhivu - na osnovu opisi poslova.

Pravilnik o arhivi organizacije

Prilikom izrade skupa ovih dokumenata, preporučujemo da ga bazirate. Približna pozicija odnosi se na arhive organizacija koje u okviru svojih aktivnosti stvaraju dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije. Ako organizacija (državna i nedržavna) nije izvor nabavke državnog ili opštinskog arhiva i ne predaje svoje dokumente na propisani način u odgovarajući arhiv, mora iz arhivske regulative isključiti sve što se odnosi na dokumente. Arhivskog fonda Ruske Federacije.

Pravilnikom o arhivu organizacije utvrđuje se status arhiva, njegovi zadaci, funkcije, prava i odgovornosti, te sastav dokumentacije.

Dakle, glavni zadaci arhive organizacije su:

• kompletiranje arhive dokumentima (sastav dokumenata koji se primaju na čuvanje u arhivu treba predvideti u posebnom delu pravilnika o arhivi);
• evidentiranje i osiguranje sigurnosti dokumenata;
• stvaranje naučnog referentnog aparata za arhivsku dokumentaciju;
• korištenje dokumenata pohranjenih u arhivi.

Ako se u toku aktivnosti organizacije stvaraju dokumenti koji se odnose na Arhivski fond Ruske Federacije, tada je jedan od najvažnijih zadataka arhiva priprema i prijenos ovog dijela dokumentacije na trajno skladištenje u skladu sa rokove i zahtjeve utvrđene zakonodavnim i drugim podzakonskim aktima iz oblasti arhivske djelatnosti donesenim Ruskom Federacijom i konstitutivnim subjektima Ruske Federacije.

Zadaci arhive rezultiraju funkcijama koje obavlja, od kojih su glavne:

1) vođenje spiskova organizacija i (ili) strukturne podjele organizacije - izvori arhivske nabavke;

2) prijem naručenih dokumenata od strukturnih podjela organizacije i organizacija – izvora arhivske nabave;

3) evidentiranje i obezbjeđivanje sigurnosti dokumenata primljenih u arhivu;

4) izrada i održavanje savremenog naučnog referentnog aparata za arhivsku dokumentaciju;

5) Informacijske usluge za menadžere i strukturne odjele organizacije;

6) organizovanje korišćenja dokumenata na zahtev organizacija i pojedinaca, računovodstvo i analiza korišćenja arhivske dokumentacije organizacije;

7) priprema odgovora na socijalne i pravne upite građana;

8) sprovođenje ispitivanja vrednosti dokumenata, organizaciono-metodoloških mera za predaju dokumenata na trajno čuvanje u državni ili opštinski arhiv (ako je organizacija izvor nabavke odgovarajućeg arhiva);

9) provjeravanje ispravnosti formiranja i registracije dosijea u strukturnim odjeljenjima organizacija i drugih organizacija – izvora zapošljavanja;

10) organizacija rada na sastavljanju spiska poslova organizacije;

11) pružanje metodološke i praktične pomoći strukturnim jedinicama u radu sa dokumentima;

12) učešće u izradi normativno-metodoloških dokumenata o arhivskoj delatnosti i dokumentacionoj podršci menadžmentu;

13) učešće u događajima za unapređenje vještina arhivskih radnika i uslugama podrške dokumentaciji, uključujući i organizacije koje su izvor arhive.

ZAHTJEVI ZA ARHIVNE PROSTORIJE

Uslovi za arhivske zgrade i prostorije utvrđeni su tačkom 4.2. Osnovnih pravila. Prije svega, vrijedno je uzeti u obzir da nije dozvoljeno postavljanje arhive u trošnim zgradama, drvenim zgradama, zgradama s vlažnim glavnim, podrumskim, tavanskim prostorijama ili pećnim grijanjem. Prostorije predviđene za skladištenje arhivske dokumentacije u adaptiranim zgradama moraju biti izolovane.

Trenutno naša organizacija kreira arhivu. Što trebamo uzeti u obzir kada biramo i pripremamo prostoriju za arhivu u kojoj će naši dokumenti biti pohranjeni u budućnosti?

Prilikom odabira zgrade (prostorije) pogodne za čuvanje arhivske dokumentacije, imajte na umu da su za potpuno funkcionisanje arhive potrebne sljedeće posebne prostorije:

1) arhivsko skladište;

2) prostorije za prijem, privremeno skladištenje dokumenata, aklimatizaciju dokumenata;

3) prostorija za korištenje dokumenata;

4) radne prostorije (prostorija) zaposlenih u arhivu.

Ako nemate mogućnost dodijeliti više prostorija za arhivu, a cijela arhiva mora biti smještena u jednoj prostoriji, potrebno ju je odvojiti pregradama, odvajajući, u najmanju ruku, skladište dokumenata od radnog prostora.

Arhiva organizacije treba da se nalazi u posebno izgrađenoj ili adaptiranoj zgradi ili posebnoj prostoriji za čuvanje dokumenata. Ova prostorija treba biti udaljena od opasnih područja Sigurnost od požara objekata. To, na primjer, uključuje benzinske pumpe, parkinge i garaže. U blizini arhivske zgrade (prostorija) ne bi trebalo biti objekata koji zagađuju vazduh.

Idealan slučaj je da se arhiv smesti u posebno izgrađenu zgradu, ali najčešće organizacije adaptiraju postojeću zgradu ili prostoriju za skladištenje arhivske dokumentacije.

Koji su osnovni zahtjevi za arhivske prostorije?

Glavni zahtjevi za arhivske prostore su:

• lokacija skladišnog objekta u upravnoj zgradi (skladištenje dokumentacije ne može se smjestiti u objekte u kojima se nalaze javne ugostiteljske službe, skladišta hrane, organizacije koje skladište agresivne i požarno opasne materije ili koriste požarno opasne i hemijske tehnologije);
• prostorije ne bi trebalo da budu stare (dotrajale), vlažne, negrejane ili da ne ispunjavaju sanitarno-higijenske uslove;
• prostorija mora biti bezbedna od požara, zagarantovana od poplava, mora imati izlaz u slučaju nužde i u prostoriji ne sme biti magistralnih cevovoda za gas ili vodu.

Bilješka!
Ne preporučuje se postavljanje skladišta dokumenata u podrume i na gornjim spratovima zgrade ili pretvaranje tavanskih prostora za arhivu.

Naravno, mogu postojati izuzeci od pravila: na primjer, ako je podrum suh i grijan i postoji umjetna ventilacija koja omogućava dvije ili tri izmjene zraka na sat, a na gornjim etažama mogu se stvoriti normalni temperaturni i vlažni uvjeti.

Posebni zahtjevi nameću se električnom ožičenjem: mora biti skriveno, utičnice moraju biti zapečaćene, prijenosna električna oprema mora imati gumeno izolirane kablove. Opći i podni prekidači trebaju biti smješteni izvan skladišnih prostorija.

Završna obrada skladišnih prostorija izvodi se neagresivnim materijalima bez prašine, a u sistemima i sredstvima za gašenje požara koriste se neutralne supstance koje su sigurne za dokumente. U skladišnim objektima zabranjena je upotreba vatre, uređaja za grijanje i postavljanje stranih predmeta.

Radim kao HR menadžer. Ne tako davno naša organizacija je dodijelila prostor za arhiv. Opremljen je prema svim standardima u skladu s tim. Sljedećeg mjeseca naš menadžer očekuje puštanje prostora u funkciju. On mi je poverio pripremu, ali nemam pojma kako da to uradim kako treba. Kakav je postupak puštanja u rad prostorije namijenjene za arhivski rad?

Konačna odluka o prikladnosti određene zgrade (prostora) za arhiv organizacije donosi se uzimajući u obzir zaključke Državne vatrogasne inspekcije i Sanitarno-epidemiološke stanice. Tek nakon odgovarajućeg pregleda arhiva se smešta u odgovarajuće zgrade ili prostorije organizacije.

Takav pregled je potreban da bi se utvrdila otpornost na vatru zgrada ili prostorija, trajnost glavnih konstrukcija, kao i čvrstoća međuspratnih stropova, uzimajući u obzir potencijalna opterećenja, prisutnost i stanje sistema grijanja i ventilacije. Sprovode ga predstavnici same organizacije (u pravilu zaposleni u arhivi), vatrogasci, sigurnosne, građevinske, sanitarno-epidemiološke i druge posebne službe. Na osnovu rezultata ispitivanja sastavlja se odgovarajući akt.

NAČINI ČUVANJA DOKUMENTA

Jedan od najvažnijih zadataka arhive je da obezbedi sigurnost dokumenata. U tu svrhu treba stvoriti optimalne uslove za njihovo održavanje. Dokumenti se moraju čuvati u uslovima koji osiguravaju njihovu zaštitu od oštećenja, štetnih efekata okruženje i sprečavanje njihovog gubitka. Shodno tome, arhiv mora biti usklađen sa određenim svjetlosnim, temperaturnim, vlažnim i sanitarnim uslovima.

Lagani način rada

Arhivske dokumente na papiru čuvati u mraku, stoga je u arhivi dozvoljeno prirodno osvjetljenje pod uslovom da se na prozorima koriste difuzori svjetlosti, zaštitni filteri, zavjese, roletne i farbanje stakla. Radi zaštite dokumenata od svjetlosti, postavljaju se u ormare ili na police u kartonske kutije, fascikle ili druge posude napravljene od materijala neškodljivih za dokumente.

Sve vrste radova sa arhivskom dokumentacijom moraju se izvoditi na ograničenim ili tehnološki potrebnim nivoima osvjetljenja. Za veštačko osvetljenjeŽarulje sa žarnom niti koriste se u zatvorenim sjenilima s glatkom površinom. Dozvoljena je upotreba fluorescentnih lampi.

Uvjeti temperature i vlažnosti

Osnovna pravila utvrđuju parametre temperaturnih i vlažnih uslova u prostoriji arhive.

Zahtjevi za temperaturne i vlažne uslove za skladištenje dokumenata

Vrsta dokumentacije	Temperatura, °C	Relativna vlažnost, %
Papirna dokumenta	17-19	50-55
Crno-bijeli filmski materijali	15	40-55
Obojeni filmski materijali	2-5	40-55
Dokumenti na magnetnim diskovima i disk jedinicama	8-18	45-65
Dokumenti na magnetnim trakama	8-18	15-50
Dokumenti na optičkim diskovima	10-23	20-50

Za kontrolu nivoa temperature i vlažnosti u skladištu se postavljaju instrumenti (termometri - za merenje temperature vazduha; psihrometri - za merenje i temperature i vlažnosti vazduha; higrometri - za merenje vlažnosti vazduha). Kontrolno-mjerni instrumenti su postavljeni u glavnom prolazu skladišnog objekta, dalje od sistema grijanja i ventilacije. Očitavanja instrumenata se evidentiraju u dnevniku: u klimatizovanim prostorijama - jednom sedmično, u prostorijama sa neuređenim uslovima - dva puta sedmično, u slučaju kršenja režima skladištenja - dnevno.

Bilješka!
Ako postoje preporuke proizvođača koji uspostavljaju posebne načine pohrane za medije, trebali biste se pridržavati preporuka proizvođača

U arhivi nisu dozvoljena nagla kolebanja temperature i vlažnosti. Uz produženo povećanje relativne vlažnosti zraka na 80-90%, potrebno je poduzeti mjere za normalizaciju uslova skladištenja dokumenata (intenzivna ventilacija, odvlaživanje prostora za skladištenje, otklanjanje uzroka povećane vlažnosti).

Sanitarno-higijenski režim

Kako bi se izbjegla pojava plijesni, glodara, insekata i prašine u arhivi, prostorije arhive moraju biti čiste. U skladištu mora biti osigurana slobodna cirkulacija zraka, isključujući stvaranje neventiliranih zona koje su sanitarno i biološki opasne.

U arhivi trebate:

• Najmanje jednom godišnje uklonite prašinu sa kutija za dokumente, ormara, polica i prostorija;
• Najmanje jednom mjesečno provodite mokro čišćenje prostorija koristeći antiseptike.

Preporuča se pregled skladišnih i dokumentacijskih prostorija dva puta godišnje (na početku i na kraju sezone grijanja) radi pravovremenog otkrivanja insekata i plijesni. Ukoliko se otkriju biološki štetnici, poduzimaju se hitne mjere za dezinfekciju i dezinfekciju dokumenata i prostorija.

OPREMANJE ARHIVE SREDSTVA ZA SKLADIŠTENJE

Za smještaj dokumenata u arhivu, organizacije koriste metalne police ili metalne ormare.

Stalci se postavljaju okomito na zidove s prozorskim otvorima, au prostoriji bez prozora - uzimajući u obzir karakteristike prostorije i opreme. Police (ormane) ne treba postavljati blizu vanjskih zidova zgrade zbog mogućnosti smrzavanja ili blizu izvora topline zbog mogućnosti pregrijavanja.

Standardi za uređenje skladišnih objekata utvrđeni su i Osnovnim pravilima.

Standardi za uređenje skladišnih objekata

Sada naša organizacija oprema arhivu. Imao sam zadatak da odredim koliko će prostora biti potrebno za ovo. Recite mi kako izračunati površinu za pohranjivanje arhive?

Postoji metoda koju su razvili stručnjaci za izračunavanje površine za skladištenje arhive. Prilikom određivanja područja polazite od sljedećih podataka:

• stalak dužine 1 m sadrži 30 Crown fascikli ili 50 registratora;
• redovni arhivski regal visine 2 m 30 cm ima 12 polica.

Dakle, jedan stalak može primiti: maksimalno - 600 kutija, minimalno - 350-400 kutija.

Prilikom izračunavanja također morate uzeti u obzir: udaljenost između regala je najmanje 0,8 m, širina standardnog stalka je 65 cm, dužina je nešto više od 1 m, uzimajući u obzir debljinu bočnih regala.

Kako pravilno smjestiti dokumente u arhivu?

Bilješka!
Da biste izračunali površinu, morate znati broj datoteka koje treba pohraniti, a također uzeti u obzir koliko će datoteka biti pohranjeno najmanje u sljedećih tri do pet godina

Redoslijed rasporeda dokumenata u repozitorijumu određen je planom (šemom) njihovog smještaja. Kako bi se osigurala lokacija dokumenata u arhivskom skladištu, sve arhivske prostorije, kao i regali, ormarići i police numerirani su odozgo prema dolje, slijeva nadesno, od ulaznih vrata u smjeru kazaljke na satu. Osim toga, sastavljaju se police, a ako arhiva organizacije čuva dokumente iz više fondova (na primjer, arhiva organizacije čuva dokumente organizacije prije njenog korporatizacije ili dokumente matične organizacije i njenih podružnica - u ovim slučajevima, arhiva organizacije pre i posle korporativizacije biće zasebni fondovi, dakle ista kao i arhiva matične organizacije i arhiva filijala), zatim i berzanski indeksi, gde je naznačena lokacija dokumenata.

Obrazac karte za topografski indeks dionica

Približan oblik regalne topografske indeksne kartice

Bilješka!
Ako organizacija nema osobu odgovornu za čuvanje dokumenata, za njihovu sigurnost odgovoran je rukovodilac organizacije

Kartice topografskog indeksa polica su sastavljene za svaki stalak i pričvršćene na njegovu krajnju stranu. Kartice topografskog indeksa fondova sastavljaju se za svaki fond i nalaze se u kartoteci po redu brojeva fondova.

Naravno, arhivski službenici neke strukturne jedinice, na primjer kadrovska služba, može zapamtiti redoslijed postavljanja dokumenata, čak i bez indeksa (po pravilu, u ovom slučaju dokumenti se postavljaju po godinama od najranije do najkasnije).

ODGOVORNOST ZA KRŠENJE PRAVILA ZA ČUVANJE ARHIVNIH DOKUMENTA

Utvrđena je odgovornost za kršenje pravila čuvanja arhivske dokumentacije organizacije. Dodeljuje se rukovodiocu arhive organizacije ili zaposlenom odgovornom za vođenje arhive. Ako ne postoji osoba odgovorna za čuvanje dokumenata, za njihovu sigurnost će biti odgovoran rukovodilac organizacije.

Osnovni koncepti, termini i definicije (više od 100!) koji se odnose na dokumentaciju i upravljanje dokumentima navedeni su u GOST R 7.0.8-2013. Ako otvorite ovaj GOST, objasnit će vam, na primjer, šta je to:

• podrška dokumentaciji (DOU);
• arhivski poslovi (AD);
• dokument (službeni, elektronski, arhivski);
• original, duplikat i kopija (uključujući elektronsku i ovjerenu) dokumenta;
• rokovi skladištenja dokumenata;
• mnogo više.

Zapravo, ovaj GOST je pravi rečnik objašnjenja za stručnjaka za dokumente organizacije.

Zahtjevi za dokumentaciju

Ako želite da saznate kako tačno dokumenti treba da izgledaju (od čega se sastoje i kako rasporediti detalje, gde postaviti glavne semantičke blokove, koji font koristiti, koji su objedinjeni oblici itd.), potrebno je da pogledajte GOST R 7.0.97-2016, koji je usvojen da zameni GOST R 6.30-2003.

Arhivska stvar

Prema GOST R 7.0.8-2013, AD je delatnost organizacije ili specijalizovanog odeljenja kompanije u nabavci, skladištenju, računovodstvu i obezbeđivanju pristupa dokumentaciji.

Delatnost svakog arhiva - od državnog, opštinskog, industrijskog do arhiva organizacije - je regulisana.

Međutim, ovaj termin se može primijeniti i na određeni skup dokumenata, raspoređenih po principu sličnosti i pohranjenih u fasciklu, arhiviranih i formirajući skladišnu jedinicu.

Upravljanje arhivskom dokumentacijom

Arhiva tradicionalno pohranjuje ogroman broj dokumenata i oni ne bi trebali biti „mrtvom težinom“, već biti lako dostupni. Stoga nam je potrebna transparentna katalogizacija koja će omogućiti brzu navigaciju kroz zbirke.

Da biste to učinili, prvo se razvija šifra (slična bibliotečkoj) koja će olakšati pronalaženje potrebnog dokumenta.

Drugo, kreiraju se računovodstvene knjige koje evidentiraju ulazne i izlazne dokumente, kao i njihovo stanje i količinu.

Dakle, prijem predmeta je formalizovan spiskom isporuke, aktom prijema i predaja na skladištenje. Evidencija o tome se upisuje u knjigu prijema i raspolaganja ispravama.

Uzorak inventara za prijenos u arhivu

Izdanje iz arhive se takođe evidentira u knjigovodstvenim knjigama i izdaje se:

• nalog za isporuku;
• akt o izdavanju.

Uništenje dokumenata potvrđuje se i aktom nakon provjere njihove vrijednosti. Uklanjanje dokumenata za koje je priznato da ne podliježu skladištenju radi odlaganja dokumentuje se zapisnikom o prihvatanju.

Uzorak akta uništenja

Dosadašnji rad arhiviste sastoji se i od toga da dokumente organizuje u spise po određenim principima i pravilima, sačinjava inventar predmeta, njihove opise, stvarajući na taj način naučni referentni aparat arhive. Zgodan alat za rad sa fondovima može biti arhivski vodič i arhivski katalog (razlika je u tome što vodič daje velika slika postojeći fond, a katalog prikazuje dokumente u obliku klasifikatora).

Interakcija između arhive i odjela za upravljanje dokumentima organizacije

Arhivski stručnjaci mogu pružiti metodološku pomoć zaposlenicima organizacije odgovornim za dokumentaciju: na primjer, u formiranju, registraciji dosijea, određivanju perioda skladištenja dokumenata u odjelima organizacije i pripremi za njihov prijenos u arhiv.

GLAVGOSEKSPERTIZA RUSIJE

ORDER
formiranje, pripremanje i prenos predmeta u arhiv

Moskva

Priprema i prenos dosijea u arhiv vrši se u skladu sa ovim Postupkom, razvijenim u skladu sa saveznim zakonodavstvom o arhivskim pitanjima, propisima Federalne arhivske službe Rusije, normativnim i metodološkim dokumentima o dokumentacionoj podršci za upravljanje (GOST R 6.30 -97 „Jedinstveni sistemi organizacione i administrativne dokumentacije“, GOST R 51141-98 „Kancelarija i definicije“, Osnovna pravila za rad odeljenjske arhive.

1. OBRAZOVANJE PREDMETA

1.1. Osnovni zahtjevi za formiranje predmeta

1.1.1. Formiranje predmeta je grupisanje izvršenih dokumenata u predmete u skladu sa nomenklaturom predmeta. Predmete sastavljaju službenici službe za podršku dokumentaciji odgovorni za kancelarijski rad u strukturnim odjeljenjima organizacije. Formiranje predmeta vrši se pod direktnim metodološkim vodstvom arhive organizacije. 1.1.2. Prilikom kreiranja predmeta potrebno je pridržavati se sljedećih osnovnih zahtjeva: - arhivirati samo registrovane, izvršene i izvršene dokumente u predmetu u skladu sa zahtjevima GOST R 6.30-97 „Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Uslovi za izradu dokumenata“ i drugi propisi o kancelarijskom radu; - uvrsti u predmet dokumente koji po svom nazivu odgovaraju nomenklaturi predmeta, uzimajući u obzir sadržaj, vrstu i rok trajanja; - grupirati u predmet dokumente kompletirane kancelarijskim radom od jedne kalendarske godine, izuzev prenosivih predmeta i ličnih dosijea koji se formiraju tokom čitavog perioda rada specijaliste u organizaciji; - dokumenti trajnog i privremenog čuvanja moraju biti grupisani u posebne dosijee; - uključiti u dosije po jednu kopiju svakog dokumenta; - fajl ne smije sadržavati više od 250 listova, njegova debljina ne smije biti veća od 4 cm; - zabranjeno je unositi u spise nacrte, rukom pisane, neregistrovane, neizvršene, nepotpisane dokumente i dokumente koji se vraćaju. Unutar predmeta dokumenti moraju biti raspoređeni tako da njihov sadržaj dosljedno pokriva određena pitanja. U ovom slučaju dokumenti su poređani hronološkim redom (dolazni - po datumu prijema, odlazni - po datumu odlaska). Prilozi dokumentima, bez obzira na datum njihovog odobrenja ili pripreme, prilažu se dokumentima na koje se odnose.

1.2. Grupisanje različitih kategorija dokumenata

1.2.1. Protokoli, naredbe, uputstva, rješenja i drugi organizacioni i administrativni dokumenti organizacije grupisani su u predmete po vrsti i hronologiji sa pripadajućim aplikacijama u skladu sa nomenklaturom predmeta. 1.2.2. Nalozi za osnovne aktivnosti grupisani su odvojeno od naloga za osoblje. 1.2.3. Odredbe i uputstva odobrena administrativnim aktima su prilozi uz njih i formiraju se zajedno sa navedenim dokumentima. Ako su odobreni kao samostalni dokument, onda se grupišu u nezavisne predmete. 1.2.4. Zapisnici sa sastanaka nalaze se u fajlovima hronološkim redom. 1.2.5. Izvještaji i planovi se evidentiraju u kartoteci godine na koju se odnose, bez obzira na datum njihovog prijema ili pripreme (na primjer: godišnji izvještaj organizacije (bilans stanja), planovi organizaciono-tehničkih aktivnosti, publikacije i tehničke obuka organizacije, planovi rada organizacije i strukturnih odjeljenja i dr.). 1.2.6. Lični računi zaposlenih i lični dosijei otpuštenih radnika grupirani su u posebne dosijee i raspoređeni po abecednom redu. 1.2.7. Prepiska sa ministarstvima, resorima, organizacijama, kao i prepiska po prijedlozima, izjavama i pritužbama građana vodi se u spise prema datumima sastavljanja odgovora, dok se iza dokumenta zahtjeva stavlja odgovor. Kada se nastavi prepiska o određenom pitanju započeta u prethodnoj godini, dokumenti se uključuju u dosije tekuće godine, navodeći kopije odgovora na indeks predmeta iz prethodne godine. 1.2.8. Prijedlozi, izjave i pritužbe građana na rad organizacija i svi dokumenti za njihovo razmatranje i izvršenje grupisani su odvojeno od izjava građana o ličnim pitanjima.

2. REGISTRACIJA PREDMETA

2.1. Osnovni zahtjevi za podnošenje predmeta

2.1.1. Evidentiranje predmeta obavljaju zaposleni u službi za podršku dokumentaciji menadžmenta organizacije ili drugih strukturnih odjela, u čije nadležnosti spada uspostavljanje i formiranje dosijea uz metodološku pomoć i pod kontrolom arhive organizacije. 2.1.2. U zavisnosti od perioda skladištenja, vrši se potpuna ili delimična registracija predmeta. 2.1.3. Predmeti moraju biti u potpunosti obrađeni trajno skladište, privremeno skladište (preko 10 godina) i dosijea osoblja. 2.1.4. Potpuna registracija predmeta uključuje: - arhiviranje ili uvezivanje dokumenata u spise (klauzula 2.2); - numerisanje listova u dosijeu (tačka 2.3); - sastavljanje internog popisa dokumentacije predmeta (tačka 2.4); - sastavljanje dokumenta kojim se potvrđuje slučaj (tačka 2.5); - unošenje potrebnih podataka u detalje omota kućišta (klauzula 2.6). 2.1.5. Datoteke privremenog skladištenja (do 10 godina uključujući) podliježu djelimičnoj registraciji. Mogu se pohranjivati ​​u fascikle, ne sistematizirati dokumente u fajlu, ne numerisati listove, ne praviti interni inventar i ovjerni list dosijea.

2.2. Uvezivanje (uvezivanje) dokumenata u dosijeu (za tačku 2.1.4)

2.2.1. Dokumenti koji čine predmet se čuvaju sa četiri punkcije u posebnom tvrdom folderu, uzimajući u obzir mogućnost slobodnog čitanja teksta svih dokumenata, datuma, rješenja itd. Prilikom pripreme fajlova za arhiviranje, metalne igle i spajalice se uklanjaju iz dokumenata. Na početku predmeta pred dokumentima se nalazi prazan list A4 papira. 2.2.2. Fajlovi sa ličnim računima zaposlenih su obavezujući.

2.3. Numerisanje listova u fajlu (za tačku 2.1.4)

2.3.1. Kako bi se osigurala sigurnost i konsolidirao redoslijed slaganja dokumenata uključenih u predmet, svi njegovi listovi, osim listova internog inventara predmeta, ovjerovnog lista predmeta i administrativnih listova između setova dokumenata za pregled predmeta, numerisani su grubom numeracijom arapskim brojevima u gornjem desnom uglu, bez dodirivanja teksta dokumenata, crna grafitna olovka. 2.3.2. Fotografije, crteži, dijagrami i drugi specifični dokumenti koji predstavljaju samostalni list u fajlu su numerisani na poleđini u gornjem levom uglu. 2.3.3. List sa čvrsto zalijepljenim dokumentima (isječci, fotografije i sl.) numeriše se kao jedan list. 2.3.4. Presavijeni list (format A2, A3) je rasklopljen i numerisan u gornjem desnom uglu kao jedan list. 2.3.5. Koverte sa prilozima unesene u predmet su numerisane, tako da se prvo numeriše koverta, a zatim svaki prilog u koverti sa sledećim brojem. 2.3.6. Dokumenti uneseni u dosije sa sopstvenim numerisanim listovima (uključujući štampane publikacije) moraju biti numerisani u opšta procedura. 2.3.7. Listovi predmeta koji se sastoje od nekoliko tomova su numerisani za svaki tom posebno. 2.3.8. Zabranjena je upotreba mastila i olovaka u boji za numerisanje listova. 2.3.9. Ako postoje pojedinačne greške u numerisanju listova u slučajevima, dozvoljeno je koristiti slovne brojeve listova (na primjer: 37, 37a, 37b itd.).

2.4. Izrada internog inventara (do tačke 2.1.4)

2.4.1. Za evidentiranje trajnih i privremenih (preko 10 godina) skladišnih dokumenata i kadrovskih dokumenata (75 godina), sastavlja se interni inventar. 2.4.2. Po potrebi, u dogovoru sa arhivom, sačinjava se interni popis dokumenata na spisima sa rokom čuvanja do 10 godina, koji obuhvataju dokumente sa oznakom „DSP“; prijedlozi, izjave i pritužbe građana i dr. 2.4.3. Interni popis se sastavlja na listovima formata A4 prema utvrđenom obrascu (Prilog 1), koji sadrži sljedeće podatke: - serijski broj dokumenata u dosijeu; - naslov ( sažetak) dokumenti; - datum dokumenata; - indeks (matični broj) dokumenata; - brojevi listova predmeta na kojima se nalazi svaki dokument. 2.4.4. Interni inventar ima nezavisnu numeraciju listova. 2.4.5. Interni popis potpisuje sastavljač, sa naznakom pozicije, prepisa potpisa i datuma sastavljanja popisa.

2.5. Izrada dokumenta kojim se potvrđuje slučaj (do tačke 2.1.4)

2.5.1. Da bi se u obzir uzeli broj listova u predmetu i zabilježile posebnosti njihovog numeriranja, sastavlja se dokument koji potvrđuje predmet. 2.5.2. Dokument kojim se potvrđuje predmet sastavlja se na posebnom listu formata A4 prema utvrđenom obrascu (Prilog 2). 2.5.3. U dokumentu kojim se ovjerava predmet navodi se brojevima i slovima broj numerisanih listova internog inventara (ako ih ima). 2.5.4. Certifikacijski list navodi sljedeće karakteristike numeracije dokumenata predmeta: - prisustvo listova pisma i brojeva koji nedostaju; - broj listova sa nepopravljivim nedostacima (pocepani listovi, listovi prekriveni mastilom, itd.). 2.5.5. Sve naknadne promjene sastava i stanja predmeta (oštećenja, zamjena originala kopijama, dopuna novih dokumenata i sl.) evidentiraju se u ovjerovnom listu sa pozivom na relevantni akt.

2.6. Dizajn omota dosijea za trajno i privremeno (preko 10 godina) skladištenje (prema tački 2.1.4)

2.6.1. Poklopac kofera za trajno, privremeno (preko 10 godina) skladištenje i za osoblje sastavlja se u skladu sa Dodatkom 3. Na omotu predmeta se navodi: - naziv strukturne jedinice organizacije i njena podređenost; - naziv odjeljenja; - broj predmeta (volumena) prema nomenklaturi predmeta; - naziv predmeta; - datum predmeta (poslednji datumi dokumenata koji se nalaze u predmetu); - broj listova u fajlu; - period čuvanja fajla. 2.6.2. Poklopac kućišta je nacrtan crnom tintom ili tintom. 2.6.3. Ako se naziv organizacije, strukturne jedinice (njena podređenost) ili naziv odjela promijeni u periodu koji pokriva dokumentacija predmeta, na omot se dodaje novi naziv organizacije, strukturne jedinice ili odjeljenja, stavlja se datum , a prethodni naziv stavlja se u zagrade. 2.6.4. Naziv predmeta na koricama prenosi se iz nomenklature predmeta organizacije, dogovorene sa Stručnom komisijom (stručnom komisijom) arhivske organizacije*. * Osnivanje Savezne arhivske službe, organa upravljanja arhivske poslove subjekti Ruske Federacije (odgovarajuća regionalna ili republička arhivska uprava) 2.6.5. U zaglavljima predmeta koji sadrže kopije dokumenata (naredbe, odluke viših organizacija, zapisnici sa sastanaka u višoj organizaciji i sl.), navodi se njihov broj kopije. Autentičnost spisa predmeta nije navedena u naslovu. 2.6.6. Na koricama predmeta mora biti naveden datum predmeta: - za predmete koji sadrže naredbe, rješenja, protokole, datumi predmeta su datumi potpisivanja ili odobrenja najranijeg i najnovijeg dokumenta; - za predmete koji sadrže prepisku, datum početka predmeta je datum prijema prvog pristiglog ili datum prvog odlaznog dokumenta, a datum završetka je datum najnovijeg pristiglog ili odlaznog dokumenta; - datum ličnog dosijea je datum potpisivanja naloga za prijem i razrešenje lica za koje je otvoren; - datum predmeta koji sadrže lične račune zaposlenih u organizaciji, lične dosijee otpuštenih radnika i predmeta koji sadrže planove i izvještaje je godina otvaranja predmeta. Datumi priloženi dokumentima se ne uzimaju u obzir. Ako predmet sadrži dokumente čiji se datum ne poklapa sa datumom predmeta, onda se u rubriku „Datum predmeta“ upisuje: „Predmet sadrži dokumente za ______ godina(e).“ 2.6.7. Obavezni detalji Poklopac kutije je oznaka broja listova u futroli, koji se stavlja na osnovu ovjerenog lista futrole (tačka 2.5). 2.6.8. Detalj „Period čuvanja predmeta“ sastavlja se u skladu sa nomenklaturom dosijea organizacije. 2.6.9. Na hrptu korica kućišta naznačen je indeks predmeta prema nomenklaturi predmeta, broj sveske i godina nastanka. 2.6.10. Broj sveske se prikazuje samo ako postoji više od jedne sveske. U ovom slučaju, nakon broja volumena, broj instaliranih volumena je naveden u zagradama.

3. BRATNO ČUVANJE DOKUMENTA

3.1. Od momenta osnivanja pa do prenošenja u arhiv organizacije, dosijee čuvaju stručnjaci službe za vođenje evidencije organizacije (strukturni odjeli) na mjestu njihovog formiranja. 3.2. Za sigurnost dokumenata i dosijea odgovorni su rukovodioci strukturnih odjela i stručnjaci službe za vođenje evidencije organizacije odgovorni za vođenje evidencije. 3.3. Futrole se čuvaju u radnim prostorijama, smještene u zaključanim ormarićima, osiguravajući njihovu potpunu sigurnost, štiteći dokumente od prašine i izlaganja sunčevoj svjetlosti. U cilju povećanja efikasnosti traženja dokumenata, predmeti se raspoređuju u skladu sa nomenklaturom predmeta. Spisak predmeta ili izvod iz njega se stavlja na unutra ormar 3.4. Privremeno povlačenje dokumenata iz dosijea dozvoljeno je u izuzetnim slučajevima i vrši se samo uz dozvolu rukovodioca službe kancelarijske službe organizacije (strukturne jedinice) uz obavezno ostavljanje u dosijeu ovjerene kopije dokumenta i naznaku. razloga za izdavanje originala. 3.5. Kopije dokumenata koji se čuvaju u dosijeima organizacije izdaju se trećim organizacijama samo uz dozvolu rukovodioca službeničke službe organizacije (strukturne jedinice). 3.6. Uništavanje dokumenata koji nemaju naučnu i istorijsku vrijednost, a izgubili su praktični značaj, vrši arhiv organizacije na propisan način. Zabranjeno je neovlašćeno uništavanje službene dokumentacije u strukturnim odjeljenjima organizacije. 3.7. Stručnjaci strukturnih odjela organizacije odgovorni su za sigurnost dokumenata koje primaju i pažljivo rukovanje njima.

4. SASTAVLJANJE I REGISTRACIJA OPISA SLUČAJA

4.1. Da bi se osiguralo kompletiranje arhive za sve završene zapise organizacije koji su predmet predaje arhivi (slučajevi stalnog, privremenog (preko 10 godina) skladištenja i osoblja), sastavljeni u skladu sa zahtjevima GOST R 6.30- 97 “Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Uslovi za pripremu spisa“ i drugim propisima o kancelarijskom radu, kao i st. 1. i 2. ovog postupka, sačinjava se popis predmeta (Prilog 4). 4.2. Inventari predmeta se sastavljaju posebno za: - trajne skladišne ​​predmete; - datoteke za privremenu memoriju; - kadrovska pitanja. 4.3. Popis predmeta je spisak predmeta sa nezavisnom bruto (rednom) potpunom numeracijom. Svaki predmet (volumen) upisuje se pod nezavisnim serijskim brojem. 4.4. U organizaciji, u svakoj strukturnoj jedinici, godišnje se sastavljaju inventari dosijea trajnog skladištenja pod neposrednim metodološkim rukovodstvom arhiva. Na osnovu ovih inventara dokumenti se prenose u arhivu. Inventari koje pripremaju strukturni odjeli služe kao osnova za izradu zbirnog inventara organizacije, koji priprema arhiv i po kojem dosije dostavlja na trajno čuvanje. Popisi predmeta sastavljaju se prema utvrđenom obrascu u dva primjerka i dostavljaju arhivi organizacije godinu dana nakon završetka predmeta u kancelariji. 4.5. Prilikom dodavanja više tomova jednog predmeta inventaru, naslov prvog toma ispisuje se u cijelosti, a svi ostali svesci označavaju se riječima „Isti“ + broj sveske. Istovremeno, ostali podaci o predmetima se unose u inventar u potpunosti (datum predmeta, broj listova u predmetu, rok čuvanja predmeta). Na svakom novom listu u inventaru naslov se prenosi u cijelosti. Ako je otvoren samo jedan volumen kovčega, tada se broj toma ne navodi u inventaru. 4.6. Predmeti u inventaru sistematizovani su u skladu sa nomenklaturom predmeta u organizaciji. 4.7. U spisku predmeta službe za vođenje evidencije organizacije, nakon naslova predmeta, nalaze se registarske kartice za ulaznu i odlaznu dokumentaciju. 4.8. Na kraju popisa vrši se konačan upis koji brojkama i slovima označava broj predmeta predatih u arhivu organizacije. 4.9. Popisi predmeta štampaju se u dva primerka i potpisuju ih rukovodilac organizacije, sastavljač inventara (specijalista službe za vođenje evidencije) i rukovodilac arhive organizacije. 4.10. Jedna kopija inventara se sa fajlovima prenosi u arhivu organizacije, druga kopija ostaje kod stručnjaka službe za upravljanje dokumentima organizacije odgovornog za upravljanje dokumentima. 4.11. Kolona “Napomena” služi za zapisivanje podataka o prijemu predmeta, specifičnosti njihovog fizičkog stanja, dostupnosti kopija itd.

5. PRENOS PREDMETA U ARHIV ORGANIZACIJE

5.1. Predmeti trajnog, privremenog (preko 10 godina) čuvanja i kadrovske evidencije prenose se u arhiv organizacije. Njihov prenos se vrši samo prema popisima (tačka 4. ovog postupka). 5.2. Predmeti završeni kancelarijskim radom za trajno, privremeno (preko 10 godina) čuvanje i za osoblje, nakon isteka kalendarske godine u kojoj su otvoreni, podležu registraciji u skladu sa ovim Postupkom i prenose se u arhivu organizacije. u narednih godinu dana, a najkasnije u roku od 2 godine po prestanku kancelarijskog rada. 5.3. Prenos dosijea u arhiv organizacije vrši se prema rasporedu koji sastavlja arhiv, koji se usaglašava sa rukovodiocima strukturnih jedinica koje predaju dokumente u arhiv, a odobrava rukovodilac organizacije. 5.4. U toku perioda pripreme dosijea od strane strukturne jedinice za predaju u arhiv organizacije, zaposleni u arhivi prvo provjerava ispravnost njihovog formiranja, izvršenja i usklađenost broja predmeta koji su uvršteni u inventar sa brojem otvorenih predmeta u skladu sa nomenklaturu dosijea organizacije. Zaposleni u službi kancelarijskog upravljanja strukturne jedinice dužni su da otklone sve nedostatke u formiranju i evidentiranju predmeta utvrđenih tokom inspekcijskog nadzora. Ako se utvrdi nedostatak slučajeva, sastavlja se potvrda. 5.5. Svaki predmet prima odgovorno lice za arhiv (posebni službenik) u prisustvu službenika službe za vođenje evidencije strukturne jedinice. U ovom slučaju, na oba primjerka inventara, uz svaki predmet koji je u njemu uvršten, sastavlja se zabilješka o postojanju predmeta. Na kraju svakog primjerka inventara navodi se broj stvarno primljenih predmeta u arhivu, brojevi nedostajućih predmeta, datum prijema i predaje predmeta, kao i potpisi odgovornog lica za arhiv (zaposlenog u arhivi). ) i lice koje je predalo predmete označeno je brojevima i slovima. 5.6. Predmeti sa rokom čuvanja do zaključno 10 godina čuvaju se u evidenciji i po isteku roka čuvanja podliježu predaju u arhiv radi uništavanja na propisan način. 5.7. U slučaju likvidacije ili reorganizacije odjeljenja organizacije, službenik službe za vođenje evidencije, u roku od 2 mjeseca od dana likvidacije ili reorganizacije odjeljenja, sve raspoložive dokumente formira u dosijee, sastavlja dosijee i prosljeđuje ih u arhivu, bez obzira na period skladištenja.

6. RAD SA ELEKTRONSKIM DOKUMENTIMA

6.1. Sve operacije izvedene sa elektronski dokumenti kada se predaju u arhivu, moraju biti dokumentovani. Elektronski dokument je dokument kreiran korištenjem medija i metoda snimanja koje osiguravaju obradu njegovih informacija na računaru. Elektronski dokumenti nastali u djelatnosti organizacije podliježu predaju na propisan način u arhivu. Arhivi organizacija prihvataju elektronsku dokumentaciju, obezbjeđuju njihovu sigurnost, evidentiranje, odabir i korištenje, kao i pripremu i prenos u državno skladište. Kako pojedinačni dokumenti i njihovi kompleksi, zbirke dokumenata, tako i dokumenti kao dio fondova organizacija odn pojedinci- izvori arhivske nabavke koji imaju podatke koji omogućavaju njihovu identifikaciju. 6.2. Mesto skladištenja elektronskih dokumenata određuje rukovodilac organizacije. Mogu se čuvati u arhivi organizacije ili u specijalizovanoj jedinici, koja može uključivati: magnetnu biblioteku, servis za implementaciju i održavanje metoda i sredstava automatizovanog upravljanja dokumentima, tehnološke usluge. 6.3. Obavezni uslovi arhivsko skladištenje elektronskih dokumenata su: - prisutnost u arhivi hardverske i softverske opreme za čuvanje, kopiranje i reprodukciju elektronskih dokumenata, njihovo prepisivanje u nove formate u vezi sa razvojem softver, prijenos informacija putem komunikacijskih kanala; - obezbeđivanje pristupa informacijama za utvrđene kategorije korisnika, kao i obezbeđenje zaštite informacija od neovlašćenog pristupa (korišćenjem odgovarajućih tehničkih sredstava i pravne norme); - obezbeđivanje režima skladištenja elektronskih dokumenata koji sprečava njihov gubitak ili izobličenje. Osiguranje skladištenja elektronskih dokumenata treba da uključuje održavanje optimalnih uslova skladištenja tehničkih medija elektronskih dokumenata. Tehnički parametri ovih načina rada određeni su relevantnim državnim standardima GOST 28388-89. Sistem za obradu informacija. Dokumenti na magnetnim medijima. Procedura za izvršenje i rukovanje; GOST 2.501-88 ESKD. Pravila računovodstva i skladištenja; GOST 19.601-78 ESPD. Pravila za umnožavanje, računovodstvo i skladištenje; GOST 24.402-80. Jedinstveni sistem ACS standarda. Računovodstvo, skladištenje i promet. 6.4. Odabir elektronskih dokumenata za arhivsku pohranu vrši se kao rezultat njihovog pregleda. U početnoj fazi ispitivanja elektronskih dokumenata, arhiva zajedno sa službom za vođenje evidencije ili službom odgovornom za funkcionisanje informacione tehnologije u organizaciji, definiše listu sistema, tema i projekata čiji dokumenti mogu imati vrijednost u skladu sa opštim kriterijima ispitivanja. Ova lista je osnova za sprovođenje stvarnog pregleda elektronskih dokumenata. Pregled elektronskih dokumenata vrše stručne službe u vezi sa tradicionalnom dokumentacijom organizacije; primenjuje se sveobuhvatan sistem opštih i posebnih kriterijuma. Utvrđuje se tipski sastav dokumenata, ispituje se njihov sadržaj i određuju zahtjevi životnog ciklusa. dokumentovane informacije, vrši se stručna procjena tehničkom stanju dokumenata. Odabir elektronskih dokumenata vrši se na osnovu „Lista standardnih dokumenata sa rokovima skladištenja nastalih u djelatnostima organizacija“ i „Liste dokumenata na računarskim medijima i automatiziranoj bazi podataka (ADB) automatizovani sistemi naučne, tehničke i proizvodne svrhe. 6.5. Elektronski dokumenti se primaju na arhivsko čuvanje zajedno sa pratećom dokumentacijom. Trebalo bi da odražava sljedeće informacije: naziv dokumenta, datum njegovog nastanka, karakteristike sadržaja (sažetak), elektronski format, fizička i logička struktura (za bazu podataka (DB), obim dokumenta (za DB i broj zapisa). Elektronski dokument i prateća dokumentacija čine računovodstvenu jedinicu elektronskog dokumenta. Računovodstvenoj jedinici koja je primljena u arhivu dodjeljuje se registracija broj prema zapisniku prijema Jedinica za skladištenje elektronskog dokumenta je skup medija (magnetna traka, fleksibilni magnetni disk, magneto-optički disk, optički disk i dr.) elektronskog dokumenta i prateće dokumentacije za njega izrađuje se za skladišnu jedinicu u dva primjerka i vodi knjigovodstvenu bazu podataka (katalog) elektronskih dokumenata. novi mediji (prateća dokumentacija elektronskog dokumenta mora biti dovoljna da osigura sigurnost i upotrebu elektronskih dokumenata); - direktan prenos elektronskih dokumenata u arhivu organizacije. 6.7. Period privremenog arhivskog skladištenja elektronskih dokumenata državnog dijela arhivskog fonda Ruske Federacije u organizaciji u skladu s rezolucijom Vijeća ministara-Vlade Ruske Federacije „O postupku odjeljenja za čuvanje dokumenata i njihova organizacija u kancelarijskom radu” od 03.03.93. br. 191 određuje se na 5 godina. Prijem dokumenata u državnu pohranu vrši se u dogovoru sa državnim arhivom prema popisu. Dokumenti sa rokom privremenog čuvanja uništavaju se po aktu nakon odobrenja popisa na propisan način.

Aneks 1

INTERNI INVENTAR
Dokumenti slučaja

№ ________________

	Naslov dokumenta	Datum dokumenta	Indeks dokumenta	Brojevi listova predmeta

Naziv radnog mjesta lica koje je sačinilo interni inventar prepis spisa predmeta potpis potpis Datum

A4 format (210x297 mm)

Obrazac internog inventara dokumentacije predmeta

Dodatak 2

LIST VERIFIKACIJE SLUČAJA br. ______

Fajl je zaveden i numerisan _______________ ________________________________________________ (brojevima i slovima) listova(ove), uključujući: listove slova ______________________________ nedostaju brojevi __________________________ + _________________ listovi internog inventara. Naziv radnog mjesta lica koje je sastavilo list ovjera potpisa potpis Datum

A4 format (210x297 mm)

Obrazac lista ovjere predmeta

Dodatak 3

______________________________________________________________________

(naziv strukturne jedinice organizacije)

_______________________________________________________________________

(naziv odjela)

Inventar ______ Jedinica. hr. ______

SLUČAJ br. _____

Sveska br._________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Počelo _____________

Završeno ___________

Dana ________________ l.

Čuvati __________ godina

Obrazac A4 (210x297 mm)

Obrazac omota slučaja

Dodatak 4

INVENTAR
dokumentarni materijal ______________________________ skladištenje

(stalno, privremeno)

___________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

(odjel, uprava)

za godinu dana

	Indeksi slučaja	Zaglavlja jedinice za skladištenje (kućišta).	Krajnji rokovi	Broj listova	Rok trajanja i navesti broj stavke	Bilješka

Ukupno dostavljenih __________________________ predmeta (brojkama i slovima) Šef odeljenja potpis Prepis potpisa Dostavlja: naziv radnog mesta lica koje je sačinilo inventar potpis potpis Prihvata: šef arhive potpis prepis potpisa

A4 format (210x297 mm)

Obrazac za inventarizaciju odjeljenja

1. Formiranje predmeta. 1 1.1. Osnovni zahtjevi za formiranje predmeta. 1 1.2. Grupisanje različitih kategorija dokumenata. 2 2. Upis predmeta. 2 2.1. Osnovni zahtjevi za podnošenje predmeta. 2 2.2. Uvezivanje (uvezivanje) dokumenata u dosijeu. 3 2.3. Numeracija listova u fajlu. 3 2.4. Izrada internog inventara. 3 2.5. Izrada dokumenta koji potvrđuje slučaj. 4 2.6. Dizajniranje poklopca kofera za trajno i privremeno (preko 10 godina) skladištenje. 4 3. Brzo skladištenje dokumenata. 5 4. Sastavljanje i obrada inventara predmeta. 5 5. Prenos predmeta u arhivu organizacije. 6 6. Rad sa elektronskim dokumentima. 7 Prilog 1 Obrazac internog inventara dokumentacije predmeta. 9 Dodatak 2 Obrazac lista ovjere predmeta. 9 Dodatak 3 Format korica slučaja. 9 Prilog 4 Obrazac za evidentiranje odjeljenskih poslova. 10

Pravila vođenja arhivske građe sadrže ključne uslove za rad sa papirima i materijalima koji nisu uključeni u tekuće aktivnosti preduzeća. Formulisani su u skladu sa postojećim propisima koji uređuju obradu, generalizaciju i čuvanje informacija. Ključne koncepte koji se koriste u okviru aktivnosti utvrđuje GOST za upravljanje arhivskom dokumentacijom. Prilikom njihovog sastavljanja uzeta su u obzir moderna dostignuća u upotrebi. tehnička sredstva i napredne informacione tehnologije. Razmotrimo dalje osnove upravljanja arhivskom dokumentacijom.

Obim distribucije

Upravljanje arhivskim dokumentima odnosi se na vladine agencije. Oni su takođe obavezni za obavljanje komercijalnih preduzeća određene vrste radi Propisi se posebno odnose na osiguranje opisa, evidentiranja, čuvanja i upotrebe dokumentacije iz Arhivskog fonda Ruske Federacije koja je klasifikovana kao državna svojina.

Odjeljenja preduzeća koja se bave filmskim, fono, video, fotografskim materijalima, kartografskim, naučnim, tehničkim, telemetrijskim informacijama rukovode se utvrđenim odredbama u pogledu planiranja i izvještavanja.

Obaveza i pravo stvaranja arhiva u organizacijama za privremeno skladištenje dokumentacije Ruske Federacije predviđena je Osnovama industrijskog zakonodavstva (iz 1993.), Pravilnikom (iz 1994. i 1998.). Regulatorni okvir takođe formu pravni akti regionalnog značaja. Predmetna pravila ne važe za dokumente sa kojima je rad regulisan saveznim zakonom br. 5485-1 i dekretom predsednika br. 1203 od 30. novembra 1995. godine.

Akvizicija

Predstavlja sistematsko dopunjavanje dokumentarne baze odjeljenja preduzeća. Nabavka uključuje definiciju:

1. Izvori.
2. Sastav materijala koji se prihvata.

U okviru ove aktivnosti vrši se i direktan prenos dokumenata u arhiv. Izvori su:

1. Poslovni odjeli.
2. Pojedinac.
3. Podređene strukture.

Sastav materijala

Uputstvom za vođenje arhivske građe utvrđeno je da se prikupljanje vrši po dosijeima privremenog (više od 10 godina) i trajnog čuvanja. Informacije o osoblju su također sažete. Predmeti čiji je rok čuvanja kraći od 10 godina po pravilu se ne prenose u arhiv. Oni se nalaze u relevantnim odeljenjima preduzeća. Na kraju perioda skladištenja, takve datoteke moraju biti uništene. Inteligencija individualni karakter prenosi na zahtjev vlasnika. Nakon toga se šalju u državni arhiv na trajno održavanje. Materijali prethodnih preduzeća i likvidiranih podređenih struktura takođe su predmet prenosa.

Upravljanje arhivskom dokumentacijom i nomenklatura

Ovlašćeni radnici koji rade sa informativnim materijalima preduzeća sastavljaju sistematsku listu obaveza. To se zove nomenklatura. Pri formiranju se specificiraju materijali. Uputstvom za vođenje arhivske građe nalaže se nadležnoj jedinici da vrši kontrolu i pomoć službi podrške u sastavljanju nomenklature. Sistematizovana lista služi kao osnova za izradu inventara informativnog materijala trajnog i privremenog (do 10 godina) skladištenja. Nomenklatura je ujedno i glavni računovodstveni dokument. Koristi se za registraciju predmeta privremenog skladištenja, uključujući i one sa periodom manjim od 10 godina. Šema sistematizacije utvrđena nomenklaturom može se koristiti prilikom izrade kabineta za izvršene akte.

Klasifikacija

Vođenje arhivske građe vrši se prema tri vrste predmeta:

1. Tipično.
2. Približno.
3. Pojedinac (za određeno preduzeće).

Prvi određuje sastav materijala nastalih u sličnim institucijama. Razmatra se tipična nomenklatura normativni dokument. Približna sistematizacija određuje približni sastav informativnog materijala za preduzeća na koja se primjenjuje, navodeći indekse. Ona ima karakter preporuke. Ove vrste sistematizacije koriste se u formiranju individualne nomenklature i prenose se na nju bez izmjena.

Karakteristike pripreme

Dokumenti o vođenju arhivske građe preduzeća sistematizovani su u utvrđenom obliku u skladu sa nomenklaturama strukturnih odeljenja. Potonji moraju biti dogovoreni i potpisani od strane menadžera.

Izrađuje se nomenklatura preduzeća opšti oblik. Ovjerava ga načelnik arhiva odn odgovorna osoba, potpisan od strane rukovodioca službe za podršku ili od njega ovlaštenog službenika. Nomenklaturu mora odobriti stručna komisija, a zatim odobriti direktor preduzeća. Nakon sprovođenja ovih procedura, rukovodiocima strukturnih odjela preduzeća dostavljaju se izvodi iz relevantnih odjeljaka.

Nomenklatura za narednu godinu se formira tokom posljednjeg kvartala tekući period. Koordinacija se vrši najmanje jednom u 5 godina. Kada se struktura i funkcije preduzeća promene, formira se nova nomenklatura.

Procedura za sastavljanje predmeta

Formiranje je grupisanje izvršenih akata u skladu sa nomenklaturom. Upravljanje arhivskom evidencijom organizacije obuhvata sistematizaciju informativnog materijala u skladu sa nazivima fascikli. Grupiranje kopija dubleta i nacrta nije dozvoljeno. Izuzetak su posebno vrijedni mediji. Zabranjeno je stavljati papire za vraćanje u fascikle.

Vođenje arhivske građe vrši se kroz centralizovani rad službe sa građom informatička podrška, a sa decentralizovanim - i strukturne podjele i gore navedeni odjel. Grupisanje se vrši pod neposrednim nadzorom osoba odgovornih za sigurnost nosilaca podataka. Ako je potrebno, mogu biti uključeni zaposleni u državnom arhivu.

Ključni zahtjevi

Vođenje arhivske građe vrši se u skladu sa zahtjevima propisa. Prilikom kreiranja foldera potrebno je poštovati sljedeće zahtjeve:

1. Materijali za privremeno i trajno skladištenje grupisani su posebno.
2. Po jedan primjerak svakog rada nalazi se u fascikli.
3. Fascikla mora sadržavati materijale za jednu kalendarsku godinu. Međutim, postoje izuzeci od ovog pravila. To uključuje:

• lični dosijei formirani tokom čitavog perioda rada relevantnog zaposlenog;
• materijali izabranih struktura i stalnih komisija pri njima, poslaničkih grupa, sistematizovani u periodu njihovog sazivanja;
• papir obrazovne institucije, sastavljaju i grupišu tokom akademske godine;
• pozorišni materijali koji opisuju aktivnosti sezone;
• anamneza itd.

Fascikla ne smije sadržavati više od 250 stranica debljine ne veće od 4 cm.

Grupisanje upravnih akata

Upravljanje arhivskom dokumentacijom podrazumijeva sistematizaciju različitih vrsta informacionih medija. Ovo takođe uključuje administrativne akte. Grupirani su prema vrsti i kronologiji s primjenama:

1. Propisi i povelje usvojeni administrativnim aktima služe kao prilozi uz njih. Grupiraju se zajedno. Ako su odredbe, uputstva, povelje usvojeni kao samostalni akti, sistematizovani su u posebne predmete.
2. Uputstva viših struktura i rješenja za njihovu implementaciju grupišu se prema oblastima rada preduzeća.
3. Nalozi koji se odnose na osoblje sistematizovani su prema rokovima skladištenja. Ako postoji veliki obim informativnog materijala, preporučljivo je grupirati akte koji se odnose na različite aspekte rada kompanije odvojeno.
4. Nalozi o ključnim oblastima aktivnosti sistematizovani su odvojeno od kadrovskih akata. Na primjer, naredba za vođenje arhivske građe nalazi se u jednoj fascikli, au drugoj, kako to odredi šef resornog odjeljenja.
5. Odobreni limiti, izvještaji, procjene, naslovne liste, planovi itd. grupisane su odvojeno od projekata zasnovanih na njima.
6. Dokumenti se stavljaju u lične dosijee onim redom kojim su primljeni.
7. Lični računi zarada zaposlenih sistematizovani su u posebne fascikle. Oni su poredani po abecednom redu.
8. Pritužbe, sugestije, izjave građana u vezi sa radom preduzeća, dokumentacija za njihovo razmatranje i sprovođenje grupišu se odvojeno od žalbi pojedinaca o ličnim pitanjima.
9. Sistematizacija korespondencije se obično vrši kroz kalendarski period hronološkim redom. U ovom slučaju, odgovori se stavljaju iza pitanja. U slučaju obnove korespondencije na posebnu temu započetu u prethodnoj godini, dokumenti se uključuju u fasciklu tekućeg perioda. U ovom slučaju je prikazan indeks slučajeva iz prethodne godine.

Registracija medija informacija prihvaćenih za skladištenje

Upravljanje arhivskom dokumentacijom daje niz uputstava za strukturne jedinice koje rade s papirnom dokumentacijom. Dizajn medija može biti djelomičan ili potpun. Zavisi od roka trajanja. Potpuna registracija se vrši u odnosu na dokumente privremenog (više od 10 godina), trajnog sadržaja, kao i kadrovske akte. To podrazumijeva:

1. Povezivanje/uvezivanje mape.
2. Numeracija listova.
3. Sastavljanje certifikacijske stranice.
4. Formiranje internog inventara po potrebi.
5. Unošenje pojašnjenja u pojedinostima može se odnositi na naziv preduzeća, registarski broj fascikle, rokove itd.

Materijali za privremeno skladištenje, uključujući i one sa periodom manjim od 10 godina, djelomično se obrađuju. Dakle, dozvoljeno je ne slagati radove u fasciklu, ne numerisati listove i ne sastavljati bilješke o ovjerama.

Nijanse

Upravljanje arhivskom dokumentacijom je vrsta djelatnosti u kojoj stručnjaci osiguravaju ne samo sigurnost informacionih medija, već i mogućnost rada sa njima kada se ukaže potreba. Da bi se to postiglo, akti koji čine fascikle su upisani sa četiri rupe na kartonskom omotu. Mogu se i uvezati, uzimajući u obzir mogućnost čitanja tekstova, rezolucija, datuma, vize u svim listovima.

U pripremi za grupisanje uklanjaju se svi metalni elementi za pričvršćivanje. Materijali namijenjeni trajnom čuvanju i koji se sastoje od posebno vrijednih ili neformatiranih dokumenata nalaze se u zatvorenim fasciklama sa tri preklopa sa vezicama ili u posebnim kutijama.

Ako u predmetu postoje lična dokumenta koja nisu zatražena ( radne evidencije, uvjerenja, vojne knjižice i sl.) stavljaju se u posebnu kovertu i u nju pohranjuju sa ostalim materijalima. Na kraju fascikli mora postojati prazan list certifikata. Na početku fascikle nalazi se obrazac za interni popis. Kako bi se osigurala sigurnost i redoslijed radova, svaki list je numerisan arapskim brojevima. Ovo pravilo se ne primjenjuje na stranicu certifikata i obrazac za inventar. Broj je ispisan olovkom u gornjem desnom uglu.

Certifikacijski list

Sastavljen je prema uspostavljen red. Riječima i brojevima označava:

1. Broj listova sa numeracijom.
2. Broj stranica internog inventara.

Certifikacijski list također navodi specifičnosti numeracije. Posebno se utvrđuje prisustvo slovnih indeksa, kodova koji nedostaju, brojeva stranica sa zalijepljenim fotografskim materijalom, stranica velikog formata itd. Osim toga, list ukazuje na prisutnost štampanih brošura u fascikli, ako nisu zabilježene u glavnoj numeraciji. Certifikacijski list potvrđuje sastavljač. Naknadne promjene stanja i sastava fascikle moraju se u njemu zabilježiti uz pozivanje na relevantne akte. Nije dozvoljeno stavljanje ovjerenog lista na naslovnu stranu fascikle ili praznu poleđinu stranice posljednjeg dokumenta u njemu.

Interni inventar

Formira se za čuvanje i snimanje informativnih materijala privremenog (više od 10 godina) i trajnog sadržaja. Interni popis se sačinjava i za predmete koji su nastali upotrebom vrsta dokumenata, u čijim se naslovima njihov sadržaj ne otkriva. Obrazac mora sadržavati podatke o serijskim brojevima akata u fascikli, indekse, naslove, datume i brojeve stranica.

Internom inventaru se prilaže zbirni zapisnik. Brojkama i riječima označava broj dokumenata uključenih u njega, kao i broj listova koji ga čine. Interni inventar potvrđuje kompajler. Ako je fascikla uvezana ili arhivirana bez obrasca, onda se sastavljeni list lijepi na unutrašnju stranu prednje korice.

Promjene u sastavu materijala u fascikli treba da se odraze u polju "Napomene". Konkretno, to znači oduzimanje, zamjenu papira kopijama, uključivanje dodatna dokumenta u folder. U ovom slučaju date su veze sa relevantnim aktima. Ako je potrebno, može se generisati novi unos sažetka za interni inventarni list, kao i bilješka o ovjeri za fasciklu.