Причины списания библиотечного фонда. Учет библиотечного фонда в казенных учреждениях

Начиная с 02.06.2013 вступил в силу Порядок учета документов, входящих в библиотечный фонд, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 № 1077 (далее -

Порядок № 1077). В статье рассмотрим основные положения по учету в библиотеке поступления и выбытия объектов библиотечного фонда, а также порядок отражения этих операций в бюджетном учете.

Существует два вида учета библиотечного фонда: внутрибиблиотечный и бухгалтерский (бюджетный). В казенных учреждениях одновременно ведется и внутрибиблиотечный, и бухгалтерский учет.

Непосредственно в библиотеке обеспечивается учет, комплектование, хранение и использование документов, входящих в состав библиотечных фондов, в установленном Минкультуры порядке(п. 6 ст. 12 Федерального закона от 29.12.1994 №  78‑ФЗ «О библиотечном деле ). Как было указано выше, в настоящее время действует Порядок № 1077.

Бухгалтерская служба учитывает библиотечный фонд как объекты основных средств на основании первичных учетных регистров, оформленных при поступлении документов в фонд либо их выбытии, в соответствии с инструкциями №  157н и 162н .

Порядок учета документов в библиотеке

К документам библиотечного фонда относятся (разд. III Порядка №  1077 ):

• печатные и неопубликованные издания (книги, брошюры, периодические издания, нотные издания и пр.);
• аудиовизуальные документы (фонодокументы, видеодокументы, кинодокументы, фотодокументы);
• документы на микроформах (микрофильмы и микрофиши);
• электронные документы (документы, размещенные на жестком диске компьютера, на внешних технических средствах).

Основными единицами учета документов библиотечного фонда являются экземпляр и название, для газет - годовой комплект и название. Также применяются и дополнительные единицы учета, например метрополка, подшивка, единица памяти данных (для электронных документов).

Учет документов в библиотеке осуществляется в регистрах суммарного и индивидуального учета.

Регистры индивидуального учета - это регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов. Регистры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о поступлении документа и о его выбытии из библиотечного фонда (п. 1.5.1 Порядка №  1077 ).

Регистры суммарного учета - это книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части:

- «Поступление документов в библиотечный фонд»;

- «Выбытие документов из библиотечного фонда»;

- «Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода».

Обобщенные данные отражаются в каждой части регистра суммарного учета. В электронной системе учета эти части интегрируются в единый учетный файл (п. 1.5.2 Порядка №  1077 ).

Необходимо отметить, что формы регистров в Порядке № 1077 не приводятся, а следовательно, их разрабатывают сами учреждения. При этом, напомним, образцы форм есть в утратившей силу Инструкции об учете библиотечного фонда , утвержденной Приказом Минкультуры РФ от 02.12.1998 №  590 . Их можно взять за основу при разработке и утверждении своих внутренних первичных учетных документов (регистров индивидуального и суммарного учета, а также других первичных документов для учета библиотечного фонда).

Поступление документов в библиотеку осуществляется путем покупки, подписки, дарения, пожертвования, поставки обязательного экземпляра и т. д. Документы принимаются к учету на основании первичных учетных документов (накладной от поставщика, акта о приеме документов). Если документы поступают на безвозмездной основе (в результате передачи обязательных экземпляров и т. п.), оформляется акт о приеме документов. Документы, поступающие от читателей взамен утерянных и признанные равноценными утраченным, оформляются актом о приеме документов взамен утерянных.

Прием документов в библиотеку, поступающих в виде дара от юридических и физических лиц с указанием назначения - для пополнения библиотечного фонда, оформляется договором пожертвования в соответствии со ст. 574 , 582 ГК РФ .

Документы, поступающие в библиотеку, сначала подлежат суммарному учету (фиксируются в книге суммарного учета или другом регистре согласно п. 1.5.2 Порядка №  1077 ). В регистр вписываются данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номер записи (порядковый номер записи ежегодно начинается с № 1), источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов и стоимость.

Что касается электронных документов, необходимо отметить следующее. Согласно п. 4.3.2 , 4.3.3 Порядка №  1077 суммарный учет поступления электронных сетевых локальных документов ведется в электронном реестре с указанием даты загрузки поступлений в систему. Учет поступления электронных сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий. При подсчете суммарного количества названий исключаются дублирующиеся названия в пакетах на одной платформе.

Далее осуществляется индивидуальный учет документов - путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера, иного знака (системного номера компьютерной программы, штрихкода и других) (п. 4.4.1 Порядка №  1077 ). Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. При этом регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам.

Регистрационные номера проставляются непосредственно на документах и отражаются в регистре индивидуального учета документов, принятом в библиотеке согласно п. 4.4 Порядка №  1077 .

Индивидуальный учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра, или в автоматизированной базе данных.

Все документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. Для этого могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные штриховые коды, другие виды маркировки. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов, - обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации. На документах, являющихся приложением к основному носителю и его неотъемлемой частью, проставляются те же реквизиты, что и на основном документе.

Электронные сетевые локальные документы и электронные сетевые удаленные документы идентифицируются специальными программными средствами.

Выбытие документов из библиотеки отражается в учете в связи с физической утратой либо утратой потребительских свойств (по причине ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, непрофильности). Сразу отметим, что непрофильность документов определяется на основании профиля комплектования фонда или иного документа, утверждаемого руководителем библиотеки.

Исключение документов по причине устарелости по содержанию, непрофильности, ветхости, дефектности не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения. Исключение документов, отнесенных к книжным памятникам, допускается только по причине утраты при условии отражения информации о книжном памятнике в реестре книжных памятников (п. 5.1.1 , 5.1.2. Порядка №  1077 ).

При выбытии документов из библиотеки оформляется акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144) (далее - акт о списании), к которому прилагается список исключаемых объектов библиотечного фонда. В акте о списании отражаются сведения о количестве и общей стоимости исключаемых документов, а также причина списания и направление документов после выбытия с учета. В прилагаемом к акту списке указываются:

Регистрационный номер и шифр хранения документов;

Краткое библиографическое описание;

Стоимость, зафиксированная в регистре индивидуального учета документов;

Коэффициент переоценки, стоимость после переоценки;

Общая стоимость исключаемых документов.

При этом следует заметить, что для печатных документов временного хранения допускается замена списка книжными формулярами, а для документов, обработанных групповым способом, вместо списка дается перечень регистрационных номеров, вид исключаемых документов, их количество.

Кроме того, в случае утраты печатных документов к акту о списании и списку прилагаются документы, подтверждающие утрату. Это может быть пояснительная записка, в случае кражи или хищения - заключение уполномоченных органов, а при возмещении ущерба - документ о возмещении.

Возмещение читателями ущерба допускается в форме замены утерянного документа равноценным либо в форме денежной компенсации. Размер ущерба определяется экспертной комиссией по оценке документов, назначенной приказом руководителя. При приеме денег от читателей взамен утерянных книг или других документов составляется приходный ордер и читателю выдается квитанция установленного образца (п. 5.4 , 5.5 Порядка №  1077 ).

Подготовленный акт о списании подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения. После чего в соответствии с п. 5.7.1 , 5.7.2 Порядка №  1077 проводятся следующие мероприятия:

Документы, исключенные по причине непрофильности, передаются по актам в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе библиотекам или в целях реализации физическим и юридическим лицам;

Документы, исключенные по причине ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, направляются в пункты вторичного сырья;

Исключенные из фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы согласно законодательству РФ.

При отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, библиотеки уничтожают исключенные документы на месте в присутствии лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда(п. 5.7.1 Порядка №  1077 ).

Документ, подтверждающий факт сдачи списанных объектов в пункт вторичного сырья, или акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда прилагается к акту о списании. При этом номер и дата такого документа также фиксируются в акте.

После завершения мероприятий, предусмотренных актом о списании, один экземпляр акта со списком и документом, подтверждающим выбытие, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается в подразделении, осуществляющем учет библиотечного фонда, для отражения акта в регистрах суммарного и индивидуального учета.

Кроме того, исключаемые из фонда библиотеки документы (книги, журналы, другие виды документов) должны быть соответствующим образом оформлены: необходимо специальным штемпелем погасить штампы библиотеки.

Что касается электронных документов, то сетевые локальные документы удаляются из электронной библиотеки на основании акта о списании с указанием причины исключения. Наименование, номер и дата акта вводятся в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу. На основании введенных сведений формируется перечень актов о списании (реестр суммарного учета выбытия сетевых локальных документов) и перечень списанных объектов электронной библиотеки (реестр индивидуального учета выбытия сетевых локальных документов).

Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения на новый срок.

Бюджетный учет библиотечного фонда

Как уже было отмечено выше, объекты, составляющие библиотечный фонд учреждения, за исключением периодических изданий, независимо от срока их полезного использования принимаются к бухгалтерскому учету в качестве основных средств (п. 38 Инструкции №  157н ) на основании первичных документов, переданных из библиотеки (товарных накладных, актов передачи и т. п.). В этих целях используется счет 0 101 37 000 «Библиотечный фонд - иное движимое имущество учреждения».

Объекты библиотечного фонда принимаются к бухгалтерскому учету по их первоначальной (фактической) стоимости. Первоначальной стоимостью приобретенных объектов признается сумма фактических вложений в их приобретение с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками. Объекты, полученные по договору дарения, принимаются к учету по рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету.

Текущая рыночная стоимость объекта основных средств определяется исходя из цены, действующей на дату принятия к учету (оприходования) имущества, полученного безвозмездно, на данный или аналогичный вид имущества. Сведения о действующей цене должны быть подтверждены документально, а при невозможности документального подтверждения - экспертным путем (п. 25 Инструкции №  157н ).

В бюджетном учете объектам библиотечного фонда инвентарные номера не присваиваются, инвентарные списки библиотечных фондов не ведутся (п. 46 , 54 Инструкции №  157н ). Инвентарный учет с присвоением регистрационных номеров единицам учета библиотечного фонда осуществляется непосредственно в библиотеке при индивидуальном учете документов.

Также обращаем ваше внимание на то, что в целях бюджетного учета при поступлении объектов библиотечных фондов оформляется инвентарная карточка группового учета основных средств

(ф. 0504032) (п. 54 Инструкции №  157н ). На весь фонд открывается одна карточка, и учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой (Методические указания по применению форм первичных учетных государственными (муниципальными) учреждениями ).

При этом объекты библиотечного фонда, стоимость которых превышает 40 000 руб., целесообразно учитывать обособленно, так как в силу п. 92 Инструкции №  157н по ним начисляется амортизация в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами (исходя из срока полезного использования).

Согласно указанному пункту на объекты библиотечного фонда, учитываемые в составе основных средств, амортизация начисляется следующим образом:

На объекты стоимостью до 40 000 руб. включительно - в размере 100% балансовой стоимости при выдаче их в эксплуатацию;

На объекты стоимостью свыше 40 000 руб. - в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами амортизации.

В казенное учреждение поступили книги, приобретенные по договору поставки на сумму 30 000 руб., а также книги, полученные от физического лица по договору пожертвования, рыночная стоимость которых составила 1 000 руб.

В бюджетном учете отражены следующие операции.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражено поступление книг от поставщика	1 106 31 310	1 302 31 730	30 000
Приняты к учету объекты библиотечного фонда	1 101 37 310	1 106 31 310	30 000
	1 401 20 271	1 104 37 410	30 000
Приняты к учету книги, поступившие по договору пожертвования	1 101 37 310	1 401 10 180	1 000
Начислена амортизация в размере 100% балансовой стоимости	1 401 20 271	1 104 37 410	1 000

Выбытие объектов библиотечного фонда отражается в бюджетном учете на основании утвержденного акта о списании, полученного из библиотеки. При списании (выбытии) объектов библиотечного фонда одновременно с их стоимостью подлежит списанию с балансового учета сумма накопленных амортизационных отчислений по этим объектам.

В таблице представлены типовые корреспонденции счетов по выбытию объектов библиотечного фонда в соответствии с п. 10 Инструкции №  162н .

Содержание операции	Дебет*	Кредит
Списаны объекты библиотечного фонда по причине ветхости (физического износа), дефектности, устарелости по содержанию (морального износа), непрофильности и т. п.	1 401 10 172	1 101 37 410
Списаны объекты библиотечного фонда по причине утери читателями, хищения
Выбыли объекты библиотечного фонда в результате их продажи
Списаны объекты библиотечного фонда по причине утраты в результате бедствий стихийного и техногенного характера	1 401 20 273	1 101 37 410
Выбыли объекты библиотечного фонда расчетов между головным учреждением, обособленными подразделениями (филиалами)	1 304 04 310	1 101 37 410
Выбыли объекты библиотечного фонда при их безвозмездной передаче:
- органу власти, государственному (муниципальному) учреждению (в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными разным главным распорядителям бюджетных средств одного уровня бюджета)	1 401 20 241	1 101 37 410
- организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций	1 401 20 242	1 101 37 410
- органу власти, государственному (муниципальному) учреждению (в рамках движения объектов между учреждениями разных бюджетов)	1 401 20 251	1 101 37 410
- наднациональным организациям и правительствам иностранных государств	1 401 20 252	1 101 37 410
- международным организациям	1 401 20 253	1 101 37 410

Вместо символов «хх» ставятся соответствующие группа и код вида синтетического счета.

Периодические издания (газеты, журналы и т. п.), приобретаемые казенным учреждением для комплектации библиотечного фонда, учитываются на забалансовом счете 23 «Периодические издания для пользования» в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) - один рубль. Аналитический учет по счету ведется по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (п. 377 , 378 Инструкции №  157н ). Выбытие периодических изданий по любой причине также отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленного первичным учетным документом (актом приема-передачи, актом о списании, иным актом).

Порядок отражения операций по возмещению ущерба в натуральной форме (при утере читателями книг) рассмотрим на примере.

Исходя из документов, поступивших из библиотеки в бухгалтерию, стоимость утерянной книги на дату принятия ее к учету составляла 500 руб. Рыночная стоимость данной книги на момент утраты составила 700 руб. Читатель вернул взамен утерянной новую, равноценную книгу.

В бюджетном учете отражены следующие записи.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Списана утерянная книга (на основании решения комиссии, оформленной актом о списании (ф. 0504144))	1 401 10 172	1 101 37 410	500
Принята к учету сумма выявленной недостачи (по рыночной стоимости)	1 209 71 560	1 401 10 172	700
Принята к учету книга, поступившая в возмещение ущерба	1 101 37 310	1 401 10 172	700
Начислена амортизация в размере 100% балансовой стоимости	1 401 20 271	1 104 37 410	700
Одновременно сумма возмещенного ущерба списана с виновного лица	1 401 10 172	1 209 71 660	700

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного само-управления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

Методические указания по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, утв. Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н.

В библиотеках образовательных учреждений

Организация учета библиотечного фонда в библиотеках образовательных учреждений

Общие правила учета библиотечного фонда для государственных и муниципальных библиотек независимо от их статуса, структуры фонда, организационно-технологических особенностей утверждены Приказом Минкультуры России от 01.01.2001 N 590 "Об утверждении Инструкции об учете библиотечного фонда" (далее - Приказ N 590).

Но в библиотеках учреждений образования учет библиотечного фонда имеет ряд особенностей, которые отражены в Приказе Минобразования России от 01.01.2001 N 2488 "Об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений" (далее - Приказ N 2488) и заключаются в следующем:

Библиотеки образовательных учреждений входят в общую структуру образовательного учреждения и не являются самостоятельными юридическими лицами
;

Библиотеки приобретают учебные издания в больших количествах экземпляров одного названия, учет которых осуществляется безынвентарным методом, при котором предусматривается суммарная запись многоэкземплярных документов по названиям. Многоэкземплярными документами считаются документы, приобретенные в количестве свыше 10 экземпляров.

Кроме того, Приказ N 2488 содержит Методические рекомендации по применению Приказа N 590 библиотеками образовательных учреждений.

Причины выбытия литературы из библиотечного фонда

Следует указать, вследствие чего учебная литература подлежит списанию из библиотечного фонда. Одной из причин является исключение из фонда библиотек образовательных учреждений литературы, устаревшей по содержанию, причем списание должно производиться не реже одного раза в два года. Ранее рекомендуемые сроки использования учебников и учебных пособий в пределах четырех лет считаются ориентировочными (п. 9.8 Приказа N 2488).

Также подлежит списанию литература, выбывшая в результате пропажи из фондов открытого доступа, утери читателями, хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача).

В соответствии с п. 5.1.2 Приказа N 590 библиотекам разрешено распоряжаться списанными из фонда документами, кроме случаев, предусмотренных законодательством. Таким образом, списанные книги можно реализовать как макулатуру. Порядок сдачи макулатуры должен быть предусмотрен положением или уставом библиотеки (п. 9.10 Приказа N 590).

Обязанность согласования списания учебной литературы с вышестоящей организацией

Далее рассмотрим, как отражается выбытие библиотечного фонда по причине морального и физического износа и вследствие недостачи.

Списание по причине морального и физического износа

Бухучет списания библиотечного фонда в государственных образовательных учреждениях ведется в соответствии с Инструкцией N 25н Приказ Минфина России от 01.01.2001 N 25н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету". Выбытие литературы из библиотечного фонда, согласно п. 21 названной Инструкции, осуществляется на основании утвержденного руководителем учреждения Акта о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением ее списков. В библиотеках образовательных учреждений акты на списание утверждаются ректором, проректором, директором учебного заведения (п. 9.8 Приказа N 2488). При этом в Акте указывается одна из перечисленных выше причин списания.

Согласно п. 22 Инструкции N 25н учет выбытия библиотечных фондов осуществляется на счете "Библиотечный фонд", так как их относят к объектам основных средств. Учет ведется в рублях и копейках. В соответствии с п. 43 Инструкции N 25н библиотечные фонды не являются амортизируемым имуществом.

Рассмотрим на примере бухгалтерский учет операций по выбытию библиотечных фондов.

Пример 1. Школьная библиотека, на основании утвержденного директором школы Акта о списании материальных запасов, списала учебники на суммуруб. Из них:

Руб. - по причине морального износа содержания;

4590 руб. - по причине физического износа.

Оприходована макулатура, полученная от списания учебников, по рыночной цене - 8000 руб.

Для библиотек высших учебных заведений (Приложение 1 к Приказу N 2488);

Для библиотек средних специальных учебных заведений (Приложение 2 к Приказу N 2488);

Для библиотек общеобразовательных учреждений (Приложение 3 к Приказу N 2488).

Книги, в которых фиксируется литература, утерянная читателями и принятая взамен, следует хранить 3 года, акты на списание книг и периодических изданий, учетные карточки, книжные формуляры списанных изданий - 10 лет (п. 11 Приказа N 2488).

Отражение в учете операций по сдаче макулатуры

В соответствии со ст. 321.1 НК РФ бюджетные учреждения, финансируемые за счет средств бюджетов всех уровней, признаются плательщиками налога на прибыль . За исключением доходов, не подлежащих налогообложению согласно ст. 251 НК РФ, налогом облагаются доходы, полученные от иных , то есть доходы от реализации товаров, работ, услуг юридическим и физическим лицам . В целях налогообложения бюджетные организации обязаны вести раздельный учет доходов и расходов, полученных в рамках целевого финансирования и за счет коммерческой деятельности. Таким образом, полученные средства от реализации макулатуры учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Для образовательных учреждений, в том числе дополнительного образования , освобождение от уплаты НДС предусмотрено пп. 4, 5, 10, 14 п. 2 ст. 149 НК РФ. В этот перечень включены услуги, освобождаемые от налогообложения, а реализация товаров, работ, услуг, как собственного производства, так и приобретенных на стороне, подлежит налогообложению, даже если доход от этой реализации направляется на развитие и совершенствование образовательного процесса. Таким образом, если учреждение не получило освобождение от уплаты НДС на основании ст. 145 НК РФ, то доходы от продажи макулатуры облагаются НДС.

Пример 3. Дополним условия примера 1. Макулатура реализована на сумму 9000 руб., в том числе НДС - 1372 руб. 88 коп.

В бухгалтерском учете операции отразятся следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Начислен доход от реализации макулатуры

Списана макулатура при ее реализации

Получены в кассу учреждения
денежные средства от сдачи макулатуры

Сданы в Госбанк денежные средства

Начислен налог на прибыль <*> (9,8руб.

Начислен НДС

Перечислен налог на прибыль в бюджет

Перечислен НДС в бюджет

<*> При исчислении налога на прибыль учреждение не может уменьшить налогооблагаемую базу на всю стоимость макулатуры, полученную при списании учебников, а только на сумму налога на прибыль с дохода, исчисленную в соответствии с п. 13 ст. 250 НК РФ (8000 руб. x 24% = 1920 руб.).

Виктория МАТВЕЕВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

Елена МОРЕВА, консультант

Известно, что библиотечные фонды относятся к необоротным активам бюджетных учреждений, а именно к прочим необоротным материальным активам. Вместе с тем такие объекты имеют определенные особенности в вопросах учета, оприходования, списания и проведения инвентаризации. Некоторые вопросы мы уже освещали на страницах нашей газеты (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 46; 2011, № 31). Далее рассмотрим, по каким причинам может проводиться списание библиотечной литературы и какими документами оформляются такие операции.

Причины списания библиотечных фондов

Согласно ст. 18 Закона Украины «О библиотеках и библиотечном деле» от 27.01.95 г. № 32/95-ВР учет, хранение и использование документов, находящихся в библиотечных фондах, осуществляются в соответствии с правилами, утвержденными специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти в сфере культуры, и установленными стандартами, техническими условиями, другими нормативными документами. Исключение из библиотечных фондов документов, в том числе ветхих, утративших актуальность, научную и производственную ценность или имеющих дефект, дублетных осуществляется в порядке, определенном специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти в сфере культуры.

Основными документами, определяющими порядок учета библиотечных фондов и отражения в бухгалтерском учете операций с такими объектами, являются:

— Инструкция по учету документов, находящихся в библиотечных фондах, утвержденная приказом Минкультуры от 03.04.2007 г. № 22 ;

- Инструкция по бухгалтерскому учету необоротных активов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Госказначейства от 17.07.2000 г. № 64 (далее - Инструкция № 64 ).

Списание библиотечных фондов осуществляется по следующим причинам:

Непригодность для дальнейшего использования, физический износ (изношенными считаются документы, которые в процессе многократного использования читателями пришли в состояние, усложняющее или делающее невозможным их дальнейшее использование, и которые не подлежат по своему состоянию ремонту или реставрации);

Устарелость по содержанию (такими считаются документы, утратившие свою информативность и актуальность);

Повреждение в результате аварии, стихийного бедствия;

Окончание срока хранения (списанию по окончании срока хранения подлежат периодические издания, брошюры, буклеты, открытки, информационные и другие материалы, имеющие указания об определенном сроке хранения, а также издания временного хранения);

Утрата пользователями или абонентами (утраченными считаются документы, утерянные или не возвращенные читателями, а также пропавшие при почтовых пересылках);

Выявление в результате инвентаризации как недостача (пропавшими по неизвестным причинам считаются документы, не выявленные на месте в условиях открытого доступа читателей в фонд, при экспонировании на выставках, а также в результате переучета библиотечного фонда);

Передача в обменно-резервный фонд (передачи подлежат непрофильные документы, а также имеющиеся в большом количестве, т. е. с чрезмерной экземплярностью для имеющегося читательского спроса).

Отметим, что существуют определенные особенности приобретения и списания библиотечных фондов в учебных заведениях. Школьные учебники и учебные пособия, относящиеся к библиотечным фондам, используются в учебно-воспитательном процессе не менее пяти лет.

Как предусмотрено Порядком обеспечения учащихся общеобразовательных и профессионально-технических учебных заведений учебниками и учебными пособиями, утвержденным совместным приказом Минобразования, Минфина и Минэкономики от 24.12.99 г. № 442/311/155 , Минобразования АР Крым, управления образования областных, Киевской и Севастопольской городских госадминистраций, районные и городские отделы образования, общеобразовательные и профессионально-технические учебные заведения ежегодно в апреле-мае проводят анализ пригодных для использования учебников и пособий библиотечных фондов, сравнивают их с реальной потребностью ученических контингентов, осуществляют (при необходимости) перераспределение книг между средними учебными заведениями.

Так, например, в 2011 году с этой целью в общеобразовательных и специальных учебных заведениях необходимо было произвести инвентаризацию библиотечных фондов учебной литературы в соответствии с письмами Минобразования от 14.04.2011 г. № 1/9-271 и № 1/9-277 «О проведении инвентаризации библиотечных фондов в 2011 г.». В ходе инвентаризации библиотечных фондов учебных заведений, которые участвуют в проекте по созданию единой системы централизованного электронного учета учебников, по состоянию на 1 июня 2011 г. надлежало определить в разрезе каждого учебного заведения обеспеченность по каждому учебнику по состоянию на 1 сентября 2011 года с учетом ожидаемого контингента учащихся на 2011/2012 учебный год. Учебники, непригодные для пользования, было предложено списать согласно Инструкции о порядке доставки, комплектования и учета учебной литературы, утвержденной приказом Минобразования от 15.06.95 г. № 1/9 -217.

Что касается списания учебников для учащихся 3 - 6 и 11 классов, срок использования которых свыше 5 лет или которые не соответствуют требованиям учебных программ, то, как отметило Минобразования в указанных выше письмах, такую операцию необходимо проводить по мере поступления новых учебников в учебное заведение. Учебные пособия и словарно-справочная литература, изданная в 1998 - 2006 годах, имеющие удовлетворительное состояние и внешний вид и соответствующие требованиям программ, могут продолжать использоваться в учебно-воспитательном процессе.

Документальное оформление списания библиотечных фондов

Списание библиотечных фондов осуществляется на основании Акта о списании с баланса бюджетных учреждений исключенной из библиотеки литературы (далее - Акт), типовая форма которого (форма № ОЗ-5 (бюджет)) утверждена совместным приказом Главного управления Госказначейства и Госкомстата от 02.12.97 г. № 125/70.

Акт составляется в двух экземплярах на основании Описи на исключение из библиотеки морально устаревшей и физически изношенной литературы (далее - Опись) и общих списков книг, подлежащих исключению из библиотек. Первый экземпляр Акта вместе с Описью сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица. Образец заполнения Акта и Описи приведен на с. 18, 19.

В Описи указываются инвентарные номера исключенных изданий, автор книги и название, количество и цена за единицу, сумма, на основании каких документов проведено исключение. Как отмечала Государственная казначейская служба в письме от 14.09.2011 г. № 17-08/278-1569 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2011, № 40), в Описи указывается стоимость каждого экземпляра библиотечных фондов.

При составлении Описи примите во внимание: со вступлением в силу с 02.10.2010 г. приказа Госказначейства от 02.09.2010 г. № 312 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 37), которым внесены изменения в Инструкцию № 64 , расширен перечень необоротных активов, учет которых ведется в полных гривнях без копеек . Указанная норма распространяется также и на библиотечные фонды . Потому начиная с IV квартала 2010 года сумма стоимости необоротных активов, в том числе библиотечных фондов, указывается без копеек, т. е. в целых гривнях . На необходимость приведения (изменения) стоимости необоротных активов в соответствие с этими требованиям Госказначейство обращало внимание в письме от 26.11.2010 г. № 17-04/2979-22109 (см «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 45), а в комментарии специалиста к нему была детально описана эта процедура.

Также напомним: п. 7.7 Инструкции № 64 предусмотрено, что в месяце ликвидации объектов необоротных активов (в нашем случае- списания с баланса библиотечных фондов) необходимо начислить вторую половину износа таких объектов, т. е. остальные 50 % их первоначальной стоимости.

На каждую причину списания библиотечных фондов составляется отдельный Акт, к которому прилагается Опись. Как правило, в один Акт включается не более 300 документов, исключаемых по одной причине. Документы в Опись записываются в порядке возрастания инвентарных номеров.

На документы, которые передаются в обменно-резервный фонд, составляется Акт в трех экземплярах, а Опись - в двух. Заметим, что Акты и Описи необходимо оформлять четко, без сокращений, по установленной форме. Исправления в Акте и Описи не допускаются.

При исключении из фонда изданий, не состоящих на балансе (не подлежащих инвентарному учету), Акт и Опись составляются в одном экземпляре для отдела комплектования. При этом их стоимость в Описи не указывается, она не входит и в общую сумму в Акте.

Отдельно Опись составляется на изношенную литературу (порванные книги, утерянные страницы, не подлежащие восстановлению).

Вся информация об исключенной библиотечной литературе отражается во второй части Книги суммарного учета библиотечного фонда, в формах индивидуального учета фонда, каталогах и картотеках.

Особое внимание необходимо обратить на списание библиотечных фондов, утерянных пользователями. В этом случае списание документов, утерянных пользователями, осуществляется путем замены документов или их денежным эквивалентом.

Согласно Типовым правилам пользования библиотеками в Украине, утвержденным Минкультуры от 05.05.99 г. № 275 , пользователь, который потерял или повредил документ из фонда библиотеки, а также полученный через межбиблиотечный абонемент, внутрисистемный книгообмен по договоренности с библиотекой-фондодержателем, должен заменить его аналогичным или документом, признанным равноценным, либо возместить его рыночную стоимость. Размер возмещения определяется библиотекой.

Акты на списание документов, утерянных пользователями и замененных равноценными, составляются по общим правилам на основании Тетради учета документов, принятых от пользователей взамен утерянных (далее - Тетрадь). В Акте указываются начальный и конечный номера документов, которые изымаются/принимаются и соответствуют записи в Тетради, где указываются номер Акта и его дата. Дополнительно составляется один экземпляр Акта на поступление документов, которые передаются в отдел комплектования.

Средства, полученные от пользователей взамен утерянных библиотечных фондов, принимаются в кассу учреждения и оформляются приходными кассовыми ордерами.

Акты на списание документов, выбывших в результате аварий, стихийных событий, установленных и зафиксированных краж составляются по общим правилам. К Акту о списании прилагается Акт об аварии, стихийном событии с объяснением возникших причин, и указываются меры, принятые в отношении виновных лиц, или заключение, протокол из милиции в случае краж.

Акты на списание библиотечных фондов, выявленных в результате инвентаризации как недостача, а также когда конкретные виновники не установлены (потери от нераскрытых краж и т. п.), составляются только после выводов комиссии по инвентаризации и после тщательной проверки действительного отсутствия виновных лиц и принятия нужных мер с целью недопущения фактов утерь в дальнейшем. Такие акты составляются по общим правилам, в них указываются причина выбытия и меры, принятые для предупреждения таких потерь.

После оформления соответствующих Актов на списание также необходимо сделать записи о выбытии библиотечных фондов в Инвентарной карточке группового учета основных средств в бюджетных учреждениях типовой формы № ОЗ-9 (бюджет). Для учета библиотечных фондов открывается отдельная карточка по предметам одного наименования, записи в которую осуществляются только в стоимостном выражении общей суммой.

Данные о библиотечной литературе, которая была исключена из фондов, заносятся в соответствующие графы части 2 Книги суммарного учета библиотечного фонда.

Что делать со списанной библиотечной литературой

Макулатура, образующаяся в процессе деятельности заведения, в том числе в результате списания библиотечных фондов, должна оприходоваться с целью ее дальнейшего использования в собственной деятельности заведения либо сдаваться специализированным предприятиям, занимающимся сбором и переработкой такого вида вторичного сырья.

Реализация макулатуры - это операция, связанная с передачей права собственности на нее другому собственнику в обмен на эквивалентную сумму средств. Расчеты предприятий, осуществляющих операции со вторичным сырьем, должны проводиться в безналичной форме путем перечисления надлежащих к выплате средств на специальные регистрационные счета бюджетных учреждений. Вопросы, касающиеся учета макулатуры, освещались специалистом контрольно-ревизионной службы в статье «Учет макулатуры» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2009, № 1-2).

При осуществлении операций с макулатурой необходимо руководствоваться Законом Украины «Об отходах» от 05.03.98 г. № 187/98 ВР. В частности, в соответствии со ст. 1 данного Закона отходами определены любые вещества, материалы и предметы, образовавшиеся в процессе производства или потребления, а также товары (продукция), которые полностью или частично утратили свои потребительские свойства и не имеют дальнейшего использования по месту их образования или выявления и от которых их собственник будет избавляться, намеревается или должен избавиться путем утилизации или удаления. При этом утилизацией отходов является их использование в качестве вторичных материальных или энергетических ресурсов.

Отметим, что макулатура не отнесена к перечню отдельных видов отходов как вторичного сырья, сбор и заготовка которых подлежат лицензированию (постановление КМУ от 28.02.2001 г. № 183 ). Поэтому предприятия, занимающиеся ее сбором, не должны иметь соответствующей лицензии для таких операции.

Средства, полученные от сдачи макулатуры, зачисляются в доходы специального фонда сметы заведения. Полученные от реализации макулатуры поступления относятся к четвертой подгруппе первой группы собственных поступлений бюджетных учреждений (п. 4 ст. 13 Бюджетного кодекса Украины от 08.07.2010 г. № 2456-VI ) и в полном объеме остаются в распоряжении заведения. Используются такие поступления на:

Ремонт, модернизацию или приобретение новых необоротных активов и материальных ценностей, покрытие расходов, связанных с организацией сбора и транспортировки отходов и лома на приемные пункты;

Хозяйственные нужды бюджетных учреждений, включая оплату коммунальных услуг и энергоносителей.

Средства, полученные заведением от сдачи макулатуры, зачисляются на его специальный регистрационных счет. Подтверждением о поступлении таких средств будет выписка из специального регистрационного счета, предоставленная органом Госказначейской службы. Бюджетные учреждения на основании этой выписки в Отчете о поступлении и использовании средств, полученных как плата за услуги (форма № 4-1д, № 4-1м), отражают такие поступления в строке 050 «Поступления средств от реализации в установленном порядке имущества (кроме недвижимого имущества)».

Учитывая, что распорядители бюджетных средств берут бюджетные обязательства и осуществляют платежи только в пределах бюджетных ассигнований, установленных сметами, при поступлении незапланированных средств возникает необходимость внести изменения в смету согласно требованиям пп. 47 - 49 Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к исполнению смет бюджетных учреждений, утвержденного постановлением КМУ от 28.02.2002 г. № 228.

Такие изменения вносятся в случае, если общий объем фактических поступлений в специальный фонд вместе с объемом остатков средств на его счетах на начало года будет большим, чем соответствующие поступления, учтенные в смете на соответствующий год. Следовательно, если на счет заведения поступают средства, которые не запланированы в специальном фонде сметы, но при этом общая сумма поступлений (с учетом остатков на начало года) не превышает объемы собственных поступлений, учтенные при утверждении его сметы, то распорядители бюджетных средств не вносят изменения в смету в части поступлений спецфонда (см. письмо Госказначейства от 26.03.2010 г. № 15-06/662-5434 ).

		Корреспонденция субсчетов		Сумма, грн.
	Начислена вторая половина износа библиотечных фондов, которые подлежат списанию (50 % первоначальной стоимости)
	Списаны библиотечные фонды на основании Акта и Описи:
	Первоначальная стоимость
	Оприходована макулатура
	Передана макулатура в приемный пункт вторсырья по накладной
	Поступили средства за сданную макулатуру на специальный регистрационный счет
* Поскольку предусматривается реализация макулатуры, в органы Госказначейства нет необходимости подавать Справку о поступлении в натуральной форме. В случае оприходования макулатуры для дальнейшей реализации субсчет 711 «Доходы по средствам, полученным как плата за услуги» использовать нецелесообразно. Доходы по специальному фонду учреждение отражает при поступлении средств за сданную макулатуру на специальный регистрационный счет.

В статье рассмотрим понятие библиотечный фонд , особенности учета библиотечного фонда, порядок проведения инвентаризации, особенности амортизации и списания информационной продукции, а также комплектование, передача и переоценка фонда библиотеки

Современная библиотека представляет собой учреждение, предоставляющее посетителям культурные, образовательные и информационные услуги, а также имеющее организованный фонд документов, которые могут выдаваться на временное пользование как физическим, так и юридическим лицам.

Главное в статье:

Основной целью формирования библиотечного фонда является хранение документов и предоставления их посетителям учреждения культуры на определенное время. Осуществление учета фонда библиотеки имеет свои особенности.

Изменения в порядке списания библиотечного фонда -

Учет библиофонда

В Законе №78 «О библиотечном деле» означено, что одной из обязанностей библиотеки является комплектование, учет, хранение и использование библиофонда.

Все данные, которые касаются его величины, а также состава фонда по тематике, видам и иным признакам, ежегодно передаются в Главный информационно-вычислительный центр Министерства культуры РФ в срок до 15 января.

Ответственным за предоставление достоверной информации о библиотечном фонде является руководитель учреждения культуры.

Во избежание каких-либо неурядиц во время подготовки данных для ГИВЦ стоит уделить особое внимание организации правильного учета фонда библиотеки.

Такой учет представляет собой целый перечень правил и процедур, которые необходимы при осуществлении регистрации и обобщения всех сведений, касающихся таких показателей, как:

1. Величина.
2. Состав.
3. Движение.
4. Стоимость.

Учет библиофонда состоит из двух частей - учета документов, поступивших в учреждение, и учета их выбывания.

Разработка Правил

Работа по организации учета, как правило, начинается с разработки Правил, в которых отражается специфика учреждения, например:

• статус библиотеки;
• организация и структура библиофонда;
• используемые для выполнения учета технологии;
• сроки постановки документов на учет;
• порядок выбытия документов из фонда.

Разработанная инструкция об учете библиотечного фонда в обязательном порядке должна быть согласована с учредителем.

Не стоит забывать и о том, что показатели учета в Правилах и показатели в форме библиотечной статистики должны быть одинаковыми. Поэтому руководителю библиотеки нужно проконтролировать, чтобы данное требование было выполнено.

Правила выполнения учета должны включать:

1. Цель и задачи учета.
2. Способ контроля достоверности и полноты данных.
3. Порядок учета фонда именно своей библиотек.
4. Сроки постановки поступлений на учет.
5. Регистры ведения индивидуального и суммированного учета документов библиофонда.
6. Форму ведения учета.
7. Составляющие первичной обработки поступлений.
8. Способы маркировки и режим ее хранения, а также многое другое.

Что не подлежит учету

Библиотека обязана учитывать любое поступление и выбытие. При этом ни вид носителя, ни сроки хранения не имеют никакого значения.

Исключением являются только те материалы, которые никак не связаны с формированием фонда, например:

• секретные документы;
• материалы, созданные учреждением на собственном оборудовании;
• управленческие документы;
• документы личного характера и многие другие.

Если говорить об учете документов, которые оформлены драгоценными камнями и металлами, то он осуществляется в отдельной инвентарной книге.

Занимаясь организацией учета, с самого начала необходимо уделить внимание определению документооборота для учета поступлений в фонд библиотеки. Для этого к Инструкции о библиотечном фонде стоит приложить примеры таких документов, как акт на прием изданий и акт на те издания, которые поступают как пожертвования или не имеют сопроводительных документов.

Кроме этого, нужно назначить сотрудников, в чьи обязанности будет входить подписание актов. Также нужно описать в Правилах и другие моменты:

• экземплярность составленных актов;
• их дальнейшее движение в подразделения библиотеки;
• порядок приема документов, поступающих в библиотечный фонд;
• порядок их деления по срокам хранения;
• процедуру учета документов временного и постоянного хранения и так далее.

Правилами должны быть определены причины выбытия документов из фонда. Чаще всего в качестве таких причин выступает износ изданий, появление различных дефектов, старение содержания, пропажа, непригодность для использования документов на электронных носителях и другие. Все причины должны быть подтверждены актом, разработанным отдельно для каждой из них.

Учреждение самостоятельно определяет количество изданий, которые включаются в акт об исключении. Что касается величины норматива списания документов по их недостаче, то она в обязательном порядке согласовывается с учредителем.

Особое внимание необходимо уделить установлению процедуры решения спорных вопросов, для осуществления которой создается специальная комиссия.

В некоторых случаях (это также стоит указать в Правилах) в состав комиссии могут входить эксперты. Основными причинами споров чаще всего являются ситуации, возникающие во время переоценки библиотечного фонда или при определении стоимости редкостных изданий.

Кем осуществляется учет

Учет библиотечного фонда выполняют работники отдела комплектования фондов. Ответственность за достоверность и полноту информации, как правило, возлагается на руководителя этого же отдела.

В случае, если в библиотеке отсутствует данный отдел, выполнением учета занимаются высококвалифицированные сотрудники учреждения.

Что касается стоимостного и бухгалтерского учета, то он поручается работникам бухгалтерии

Согласно законодательству библиотеки самостоятельно проводят учет, комплектование, хранение и использование документов, которые включены в состав библиотечных фондов. Порядок выполнения данных процедур устанавливается органом исполнительной власти в сфере культуры федерального уровня.

Состав библиофонда библиотеки

Обязательным условием формирования библиотечного фонда является его универсальность. Это вызвано потребностью удовлетворения информационных запросов посетителей библиотек.

Каждое из учреждений культуры должно иметь как можно большее разнообразие изданий, которые относятся к разным сферам знаний. При этом количество художественной литературы должно составлять не меньше 50 процентов.

В состав должны быть включены документы, предоставляющие пользователям различную социально важную информацию, например, правовую, деловую и так далее.

Все документы, состоящие в фонде библиотеки, различают и в зависимости от видового аспекта их комплектования:

• печатные издания;
• электронные издания;
• аудиовизуальные издания.

Основу фонда библиотеки представляют справочники, базовые учебники, относящиеся к разным областям знаний, а также классическая литература.

Списание библиотечного фонда

Согласно Порядку учета библиотечного фонда списание документов может производится по разным причинам, среди которых наиболее распространенными являются:

1. Невостребованность документов пользователями.
2. Несоответствие электронных документов программному или техническому обеспечению учреждения.
3. Наличие различных дефектов.
4. Устарелость содержания изданий и так далее.

Правила списания библиотечного фонда

Приказ Минкультуры России от 02.02.2017 № 115 вносит изменения в Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденный приказом Минкульта России от 8 октября 2012 г. № 1077

Что меняется:

1. Пункт 5.2 изложить в следующей редакции:

"5.2. Выбытие документов из библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее - Акт о списании) по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2015 г. № 52н, с изменениями, внесёнными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 16 ноября 2016 г. № 209н.

2. Подпункты 5.7.1 и 5.7.2 изложить в следующей редакции:

"5.7.1. Списанные объекты, исключенные из библиотечного фонда по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам. Невостребованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут направляться в пункты вторичного сырья.

5.7.2. Списанные объекты, исключенные из библиотечного фонда по причине непрофильности, передаются по решению библиотеки в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе некоммерческим, а также государственным коммерческим организациям или для реализации юридическим и физическим лицам. Невостребованные или нереализованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам либо направляться в пункты вторичного сырья.

3. Дополнить пунктом 5.7.3 следующего содержания:

"5.7.3. При отсутствии пунктов вторичного сырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, сотрудники библиотеки уничтожают исключенные из библиотечного фонда документы в специально отведенном для этих целей месте в присутствии уполномоченных учредителем лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда.

В Акте о списании отражаются наименование, номер и дата документа, подтверждающего решение библиотеки о передаче списанных объектов библиотечного фонда в обменный фонд, документа, подтверждающего решение библиотеки о реализации списанных объектов библиотечного фонда юридическим и физическим лицам, документа, подтверждающего решение библиотеки о передаче на безвозмездной основе списанных объектов библиотечного фонда юридическим и физическим лицам, документа, подтверждающего факт сдачи списанных объектов библиотечного фонда в пункт вторичного сырья, или акта об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда. Вышеуказанные документы прилагаются к Акту о списании со списком объектов, исключенных из библиотечного фонда.

Исключенные из библиотечных фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с законодательством Российской Федерации.".

Процедура списания изданий осуществляется в несколько этапов:

Подготовка изданий, которые подлежат исключению

Создание комиссии, осуществляющей списание документов;

Ознакомление членов комиссии с изданиями, предназначенными для исключения

Подготовка списков документов, которые предназначены для списания, и составление Акта о списании;

Подготовка документов, подтверждающих утрату книг и документов, предназначенных для исключения из фонда библиотеки;

Утверждение Акта о списании документов;

Передача первого экземпляра Акта о списании в бухгалтерию;

Регистрация Акта о списании;

Оформление исключаемых изданий

Внесение изменений в соответствующие учетные документы;

Организация мероприятий по перераспределению и реализации списанных объектов;

Доведение информации об изменении состава особо ценного движимого имущества до учредителя.

Прежде чем исключить те или иные издания, необходимо провести длительную работу, касающуюся изучения его состава и использования. Полученные данные могут стать основанием для принятия решения об исключении документа из состава фонда.

Комиссия по списанию включает в себя квалифицированных работников учреждения и руководителей отделов. Роль председателя, как правило, отведена директору данного учреждения культуры.

После того как все члены комиссии будут ознакомлены с документами, подлежащими исключению из фонда библиотеки, они принимают решение либо списать издание, либо оставить его для дальнейшей эксплуатации и хранения.

На этапе подготовки документов особое внимание стоит уделить составлению Акта о списании, включающего данные о стоимости подлежащих исключению документов и причинах списания.

В списке, который прилагается к Акту, указываются такие сведения об объекте, как краткое библиографическое описание, шифр хранения документа, номер его регистрации, зафиксированная в регистре индивидуального учета цена, а также коэффициент переоценки и цена после ее выполнения.

Также в Акту прилагают и другие, не менее важные документы, а именно:

• пояснительную записку;
• протокол или заключение уполномоченных органов (если документ списывается по причине хищения);
• финансовый документ о возмещении ущерба (в случае возмещения нанесенного ущерба).

После оформления Акта о списании его должны подписать председатель и члены комиссии, после чего документ должен быть утвержден директором библиотеки.

Утвержденный Акт передается в отдел бухгалтерии, а его второй экземпляр остается в отделе, который выполняет учет. Не стоит забывать, что Акт о списании в обязательном порядке необходимо зарегистрировать в книге суммарного учета библиотечного фонда.

Получив Акт, отдел бухгалтерии вносит изменения в соответствующие документы. На всех подлежащих списанию изданиях ставится специальный штамп, который должен быть погашенным.

Те документы, причиной списания которых является наличие дефектов, физическое старение или устарелость по содержанию, сдаются на предприятия, занимающиеся переработкой вторсырья.

После выполнения всех необходимых действий, связанных с исключением изданий из библиотечного фонда, данные об их осуществлении должны быть предоставлены учредителю. В соответствии с нормативными документами учреждения предоставляют эти документы ежеквартально.

Сегодня одним из наиболее актуальных вопросов любого учреждения культуры, включая библиотеки, является поиск дополнительных источников финансирования.

Поэтому для формировании привлекаются как традиционные, так и внебюджетные финансовые источники.

Основными задачами политики комплектования являются:

• увеличение количества источников формирования;
• возможности осознанного и самостоятельного выбора этих источников;
• использование других, отличающихся методикой от предыдущих, способов приобретения печатных и иных изданий;
• внесение изменений по отношению к интенсивности потока поступающей продукции, а также дополнительных финансовых источников.

Для выполнения поставленных задач в первую очередь необходимо выполнить анализ эффективности существующей структуры и востребованности предоставляемых услуг. Также немаловажное значение имеет изучение инфраструктуры данной территории и информационных запросов проживающего здесь населения.

Способы пополнения библиотечного фонда делятся на основные и вспомогательные. К основным относятся покупка и подписка, а в качестве вспомогательных выступают дар и документообмен.

Инновационные функции, которые выполняют современные библиотеки, выдвигают новые требования к комплектованию фонда библиотеки, в основе которых лежат следующие принципы:

• учет запросов населения, а также приоритетных направлений социокультурной политики федерального и регионального уровней для обеспечения полноты библиотечного фонда и выборочности его формирования;
• деятельность различных библиотек на основе кооперации.

Формы спонсорской поддержки

На сегодняшний день чаще всего в качестве форм спонсорской поддержки выступают:

1. Целевые субсидии.
2. Возвратные платежи.
3. Гонорары.
4. Целевые закупки и прочее.

Чтобы начать сотрудничество со спонсорами, необходимо быть полностью уверенным, что обе стороны проявляют взаимную глубокую заинтересованность в реализации совместных проектов.

Сегодня муниципальные библиотеки имеют возможность участвовать в проектах, предлагаемых различными фондами на конкурсной основе.

Благодаря чему, можно получить дополнительную финансовую поддержку в виде гранта. Участие в таких проектах позволяет учреждениям культуры самостоятельно распоряжаться финансовыми средствами, полученными из дополнительных источников.

Довольно распространенным способом комплектования фонда библиотеки является получение пожертвований от учреждений и частных лиц, выступающих в роли дарителей. Не менее популярны и благотворительные акции, которые проводятся в поддержку данных учреждений.

Достаточно часто спонсорами и дарителями являются организации и предприятия, действующие на территории поселения, где расположена библиотека.

В этом случае учреждения культуры чаще всего обращаются за помощью, необходимо для укрепления своей материально-технической базы. Однако в практике муниципальных библиотек отмечены случаи, когда бизнесмены оказывали поддержку в приобретении новых объектов библиотечного фонда.

Проверка библиотечного фонда

Обязательной процедурой, которая периодически должна выполняться в библиотеках, является проверка библиотечного фонда. Ее основное предназначение заключается в обеспечении сохранности документов и изданий фонда библиотеки.

Любая проверка, будь то текущая, плановая или внеочередная, осуществляется поэтапно. Если говорить о плановой проверке, то стоит заметить, что основными показателями, от которых она зависит, являются величина и ценность библиотечного фонда, например:

Ежегодно	Один раз в пять лет	Один раз в семь лет	Один раз в десять лет	Один раз в 15 лет	Один раз в 20 лет
Документы, содержащие в своем оформлении драгоценные металлы и камни	Фонды редких и ценных книг	Фонд от 50 до 200 тысяч учетных единиц	Фонд от 200 тысяч до одного миллиона учетных единиц	Фонд от одного до 10 миллионов учетных единиц	Фонд от 10 до 20 миллионов учетных единиц
Фонды свыше 20 миллионов учетных единиц - по одному миллиону экземпляров	Фонды до 50 тысяч учетных единиц

Основаниями для осуществления внеплановой проверки выступают случаи злоупотребления или хищения, порча документов, чрезвычайная ситуация, а также реорганизация или ликвидация учреждения.

При организации этих двух видов проверки издается локальный акт, которым утверждается состав комиссии. Как правило, ее членами становятся штатные сотрудники, в том числе представитель бухгалтерии. Иногда в состав комиссии могут быть включены временные работники.

Проведение проверки осуществляется в пошаговом порядке. С самого начала членами комиссии проводится проверка таких учетных документов, как книги суммарного учета, инвентарные книги, акты списания документов в период между проверками, акты предыдущих проверок и другие.

Что касается актов списания изданий, то они проверяется только выборочно. В ходе проверки учетных документов сверяется соответствие данных об объектах библиотечного фонда в документах и инвентарных книгах. При выявлении ошибок в обязательном порядке вносятся их исправления.

Следующим шагом является выбор наиболее подходящего способа проверки, который зависит от таких показателей, как:

1. Объем библиотечного фонда.
2. Особенности его размещения в помещении учреждения культуры.
3. Опыта сотрудников библиотеки.

Проверка библиотечного фонда может проводиться по контрольным талонам, по инвентарным книгам, а также комбинированным и автоматизированным способом. Чаще всего проверку осуществляют по контрольным талонам и инвентарным книгам.

Случается, что в ходе проверки не обнаруживаются некоторые издания. Во избежание ошибки проверки необходимо направить все усилия на розыск данных документов.

Как правило, это осуществляется на протяжении одного месяца. Если же издания так и не будут найдены, комиссией составляется список документов, необнаруженных по неустановленным причинам. При этом недостача и убытки списываются.

На основе полученных результатов комиссия составляет акт проверки, к которому прикрепляется объяснительная записка и список недостающих экземпляров. Также оформляется протокол. В нем необходимо излагаются предложения, касающиеся возмещения убытков, и даются определенные рекомендации.

Все документы должны быть подписаны председателем комиссии и ее членами, а также утверждены руководителем библиотеки. Для сохранности документов о проверке фонда определяются специальные сроки:

• для Актов о списании - 10 лет;
• для Актов о результатах проверки - до следующей проверки.

Списание изданий, входящих в состав библиофонда бюджетного учреждения, осуществляется в соответствии с нормативно-правовыми документами, среди которых стоит выделить:

• утвержденную приказом Минфин РФ Инструкции №174;
• Порядок учета документов, которые входят в состав библиотечного фонда;
• Инструкцию №157.

Причины, по которым документы подлежат списанию из библиофонда бюджетного учреждения, практически те же, что и для других учреждений, то есть ветхость, наличие дефектов, старение содержания, утрата и другие.

Руководитель бюджетного учреждения культуры утверждает Акт о списании определенных изданий, который составляется специально созданной комиссией. На основе данного документа бухгалтерия производит учет выбытия объектов библиофонда.

В некоторых случаях решение об исключении документов из библиотечного фонда в бюджетном учреждении может быть принято только при согласовании с собственником имущества. Бухгалтерский отдел может принять Акт к учету только при наличии данного документа.

Чаще всего решение о списании принимается по результатам инвентаризации библиофонда, сроки которой для государственных и муниципальных учреждений обязательно должны согласовываться с учредителем и предусматриваться учетной политикой.

Руководитель учреждения издает локальный акт о создании специальной комиссии, которая будет осуществлять контроль изданиями, пришедшими в негодность по разным причинам.

Если говорить о школьных библиотеках, то их планы работы могут включать периоды, которые отведены для выполнения работы по исключению объектов учебного фонда. Главными причинами в данном случае являются ветхость или смена учебных программ.

Самым сложным и трудоемким процессом в работе библиотеки является комплектование библиотечного фонда.

К основным задачам комплектатора относятся:

1. Отбор необходимых для фонда изданий.
2. Нахождение рациональных и наиболее выгодных с экономической точки зрения путей приобретения документов.

Как правило, издания в библиотеки поступают из двух основных источников - книготорговых организаций и издательств.

Однако в некоторых случаях в качестве таких источников могут выступать организации и физические лица, которые передают литературу на основании договора безвозмездной передачи.

Работа по комплектованию библиотечного фонда имеет различные направления. Так, например, в первую очередь необходимо проанализировать запросы пользователей и оценить состояние и объем имеющегося фонда.

Также нужно выполнить анализ внешнего документного потока и оценить объем финансирования на текущий период. Комплексный анализ всех факторов станет основанием для осуществления отбора изданий.

После отбора необходимо провести процедуру приобретения и включить приобретенные издания в библиотечный фонд.

Не стоит забывать о таком важном моменте, как составление тематико-типологического плана комплектования фонда, который должен соответствовать профилю комплектования и обуславливаться структурой фонда каждой конкретной библиотеки.

Корректировка такого плана зависит от поступающих пользовательских запросов и происходит не реже одного раза в год. Составление тематико-типологического плана входит в компетенцию отдела комплектования.

В некоторых случаях могут наблюдаться небольшие отклонения от данного плана. Это может быть вызвано различными причинами, например:

• в случае ограниченного тиража заказываемого издания;
• при недостаточном объеме финансирования;
• если литература заказана у издательства, которое по определенным причинам не может выступать в качестве поставщика.

На сегодняшний день, кроме книготоргующих организаций, издательств и типографий, в качестве каналов комплектования библиотечных фондов выступают интернет, система «Книга - почтой», редакции газет и журналов, книгообмен.

Все из означенных каналов являются вполне приемлемыми для современных муниципальных библиотек, поэтому должны быть использованы в комплексе. Ведь каждый из каналов имеет свои особенности.

Одни из них, к примеру, являются более экономичными, другие являются надежными поставщиками изданий, третьи предоставляют возможность ведения целенаправленного отбора документов по теме, профилю и так далее.

Разумное сочетание всех способов комплектования позволяют обеспечить высокое качество документального фонда библиотеки, в основе которого лежит рациональное использование финансовых ресурсов.

Передача библиотечных фондов

В соответствии с гражданским законодательством имущество библиотеки вправе осуществлять оперативное управление имеющимся в учреждении имуществом. Если за учреждением закреплено право оперативного управления, то оно может владеть и использовать данное имущество в рамках, установленных законодательством.

При этом использование имущества должно соответствовать своему назначению, а также целям деятельности учреждения. Распоряжаться же им можно только с согласия собственника, если нормативными документами не устанавливается иное.

Если говорить о казенных учреждениях, то они могут распоряжаться имуществом только в том случае, если собственник предоставит свое согласие.

Согласно законодательству бюджетные и автономные библиотеки вправе по своему усмотрению распоряжаться (в том числе выполнять списание) изданиями, которые включены в состав библиотечного фонда,. При этом данные документы не должны относится к особо ценному движимому имуществу.

При оформлении списания изданий, а также при передаче библиотечного фонда другим учреждениям культуры, существуют определенные ограничения. Несмотря на то что государственные и муниципальные библиотеки вправе самостоятельно распоряжаться своим имуществом, проведение крупной сделки они должны согласовать с собственником или учредителем и получить от него одобрение.

Порядок согласования определяется органами, которые занимаются управлением имуществом, а также другими органами публично-правовых образований. К примеру, в обязанности учредителя может входить издание распоряжения, касающегося утверждения актов списания библиотечных фондов.

Стоит обратить внимание и на такой момент. В Порядке учета документов, который утвержден Министерством культуры России, главными причинами списания изданий выступают их физическая утрата, а также ветхость, наличие дефектов, устарелость содержания и непрофильность.

Вместе с тем, Методические указания, утвержденные Министерством финансов РФ, в качестве оснований для списания имущества выдвигают его неиспользование в основной деятельности учреждения культуры.

После списания изданий библиотечного фонда бюджетного учреждения необходимо сообщить об этом органу, который утверждает перечень особо ценного движимого имущества библиотеки. После этого документы будут исключены этим органом из перечня.

Амортизация библиотечного фонда: переоценка

Библиотечный фонд является одним из основных средств учреждения культуры. Как и другие средства, он имеет определенную балансовую стоимость, на основе которой производится расчет размера налога на имущество учреждения и отчислений на амортизацию.

В связи с эти все сведения, которые касаются балансовой стоимости, должны отвечать определенным требованиям, среди которых особое место занимает их достоверность и соответствие современным условиям ценообразования.

Обеспечить это можно только в результате проведения периодической переоценки стоимости основных средств, включая библиотечные фонды. При этом в обязательном порядке производится учет инфляционных процессов, а также денежных реформ и иных изменений, которые касаются ценовой политики государства.

Амортизация библиотечного фонда в бюджетных учреждениях - процесс довольно непростой. Его основная сложность заключается в комплексном характере, выступающим в качестве его главного отличия от других объектов бухучета. Например, каждое из изданий, которые входят в состав библиотечного фонда, имеет самостоятельное значение.

У каждого из них свой срок хранения и эксплуатации, свои особенности в оценке культурной и исторической ценности и так далее. Однако при этом совокупность составляющих библиотечного фонда имеет общею балансовую стоимость.

Стоит отметить и тот факт, что стоимость библиотечного фонда является непостоянной. Ее изменение происходит практически каждый день, поскольку фонд пополняется новыми изданиями, из него исключаются устаревшие, ветхие и другие документы.

Все это делает переоценку довольно сложным процессом.

Поэтому ее проведение осуществляется на двух уровнях:

1. Первый уровень - переоценка отдельного издания.
2. Второй уровень - переоценка всего фонда библиотеки как единого объекта, осуществляющаяся с учетом переоценки списанных документов.

Переоценка первого уровня выполняется в том случае, если издание списывается из библиотечного фонда. При этом обязательно учитывается факт прохождения фондом переоценки. При проведении такой переоценки первоначальная цена конкретного издания умножается на коэффициент, который утвержден Росстатом.

На втором уровне переоценка библиотечного фонда проводится при утверждении Росстатом новых коэффициентов. С этой целью выполняется индексация балансовой стоимости фонда библиотеки на ту дату, когда была выполнена последняя переоценка.

Также индексируется и стоимость литературы, которая была приобретена. При этом учитывается дата ее приобретения. Стоимость исключенных из библиотечного фонда изданий, прошедших переоценку, вычитают из полученной суммы.

Проведение и того, и другого вида переоценки выполняется по единой методике. Что касается коэффициентов, то они одинаковы как при переоценке одного издания, так и при переоценке целой группы.

Кроме того, они соответствуют тем коэффициентам, которые используются при изменении балансовой стоимости соответствующих частей библиотечного фонда.

Как правило, переоценка изданий фонда библиотеки проводится на начало текущего года и соответствует общим правилам переоценки основных средств учреждения. В процессе ее осуществления производят перерасчет балансовой стоимости изданий и начисленной суммы амортизации. Сроки проведения переоценки, а также ее порядок устанавливаются Правительством Российской Федерации.

Однако бытуют различные мнения по поводу выполнения данной нормы. Некоторые руководители библиотек считают, что такая процедура должна проводиться только на основании Постановления правительства и в соответствии с установленными сроками. По мнению других ее необходимо проводить ежегодно по собственной инициативе. А по предположению третьих - это вообще дело добровольное.

Причина такого разночтения заключается в недопонимании порядка переоценки, в котором означено, что переоценка выполняется тогда, когда уровень роста цен производителей в строительстве достигнет так называемого «порога».

В качестве «порогового» значения считается 35-процентный рост цент производителей в сфере строительства с момента предшествующей переоценки основных средств бюджетных учреждений.

Как правило, переоценка нематериальных активов и основных средств осуществляется на первое января того года, который следует за годом в котором рост цен в строительстве достиг «порога».

Порядок и сроки проведения очередной переоценки принимается такими структурами, как Министерство экономики и развития РФ, Министерство финансов и Росстат.

Выполнение переоценки изданий библиотечного фонда является компетенцией библиотекаря и бухгалтера. При списании документов сотрудник библиотеки составляет акт о списании, к которому прикрепляет список изданий с указанием даты поступления каждого из них и первоначальной стоимости. Цена уточняется по данным, имеющимся в инвентарной книге или другом реестре учета документов.

С самого начала переоценки проводят сверку сведений и упорядочивание Книги суммарного учета, ведением которого занимается библиотекарь, с данными бухучета.

Закупки книг библиотеками

С целью пополнения библиотечного фонда производится закупка книг библиотеками, при осуществлении которой используется Классификация товаров, работ и услуг. Оптимальным вариантом закупки книг и подписки на периодические издания является закупка у единственного поставщика.

Такой способ закупки подразумевает заключение контракта между заказчиком и конкретным физическим или юридическим лицом. При этом заказчиком не проводится формальная процедура выбора поставщика, то есть аукционы, конкурсы и так далее.

Согласно законодательству такой вид закупки может осуществляться учреждением, выступающим в роли заказчика, при выполнении закупки печатных или электронных изданий того или иного автора у издателей этих изданий. При этом указанные издатели должны обладать исключительным правом на использование таких изданий.

Закупка у единого поставщика имеет свои особенности, которые в обязательном порядке нужно учитывать заказчику, например:

• при осуществлении данного вида закупки книг и периодических изданий библиотеками заказчик обязан разместить ЕИС извещение о выполнении закупки в пятидневный срок до даты заключения контракта с поставщиком;
• в контракт, заключаемый между заказчиком и поставщиком, необходимо включить расчет цены контракта и обоснования для ее определения.

Помимо этого, заказчик должен предоставить документально оформленный отчет о невозможности или нецелесообразности применения других способов определения поставщика.

Маркировка в библиотеках

В Федеральном законе №436-ФЗ изложены требования к выполнению маркировки в библиотеках информационной продукции, к которой относятся:

1. Печатная продукция.
2. Аудиовизуальная продукция, размещенная на любых носителях.
3. Базы данных.
4. Продукция средств массовой информации.

В соответствие с данным нормативным документом для всех изданий библиотечного фонда, независимо от даты их включения в состав фонда, должна быть произведена возрастная маркировка. Исключением является только та печатная продукция, которая была выпущена в оборот до того как данный Закон вступил в действие.

Стоит заметить, что согласно этому Закону разрешается не размещать маркировочную метку на подобной продукции. Однако, не смотря на представленное разрешение, документы должны выдаваться из фонда учреждения только в соответствии с их возрастом.

Поэтому оптимальным вариантом для библиотекарей все же остается именно маркировка. В ином случае им придется искать новые способы преодоления правовых барьеров.

Как правило, сотрудники библиотеки выполняют маркировку изданий библиотечного фонда по возрастным категориям, например:

• на изданиях для детей дошкольного возраста ставится маркировочная метка 0+;
• на тех изданиях, которые предназначены для детей младшего школьного возраста ставят метку 6+;
• издания для школьников от 12 до 15 лет обозначаются меткой 12+;
• на изданиях, предназначенных для старшего школьного возраста, ставят маркировочную метку 16+.

После проведения маркировки документов, входящих в состав библиотечного фонда, сотрудникам библиотеки стоит разместить на кафедрах выдачи литературы в читальном зале и абонементе информацию о введении возрастной классификации изданий.

В учреждении планируется произвести списание библиотечного фонда. В объем списания попадут художественная литература, методическая литература, дидактика, учебники. Какие на сегодняшний день существуют документы, регламентирующие списание библиотечного фонда? Кто будет являться мерилом для списания- экспертная комиссия со стороны, своя внутренняя комиссия по поступлению и выбытию нефинансовых активов, библиотекарь?Какие нормативные сроки хранения учебной литературы: учебники, методички, дидактика. Художественной литературы? Как понять, что конкретная книга действительно ветхая?

Ответ

Отвечает Наталья Кузнецова, эксперт

1) Библиотеки должны обеспечить учет, комплектование, хранение библиотечного фонда в порядке, установленном Минкультуры России (). Такой порядок определен .

Как и все основные средства, библиотечные фонды подлежат инвентаризации, которую выполняют в соответствии с , утвержденными .

После принятия на учет макулатуры учреждение может ее сдать специализированным организациям - пунктам вторсырья ( Порядка, утвержденного ).

2) Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференцированно, путем их разделения на документы длительного и временного хранения (). Сроки хранения может установить комиссия по поступлению и выбытию активов.

3) Подробнее смотрите в обосновании.

Обоснование

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Как оформить и учесть ликвидацию основных средств

Со временем основные средства физически изнашиваются и морально устаревают. Если объект нельзя или дальнейшее его использование экономически нецелесообразно, то его и списывают с учета ().

Когда основные средства ликвидируют

Обычно основные средства ликвидируют и списывают с учета при следующих обстоятельствах:

• имущество морально устарело и физически изношено;
• произошли авария, стихийное бедствие или другая чрезвычайная ситуация;
• при хищении или недостаче узлов и агрегатов, без которых использование имущества невозможно, а их замена нецелесообразна;
• выявлена порча имущества;
• объект находится в стадии реконструкции, когда ликвидируют часть объекта.

Такие правила установлены Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Зачастую все это выявляют при очередной или внеплановой .

Прежде чем ликвидировать имущество, которое невозможно или невыгодно использовать, придется соблюсти ряд процедур и заполнить необходимые документы. Обычно списание основного средства оформляют в следующей последовательности:

1. материально ответственное лицо доводит до сведения руководства информацию о необходимости списания основного средства (например, служебной запиской);
2. (либо дает заключение о нецелесообразности списания объекта);

Ликвидационная комиссия

Принять решение о списании основного средства можно после того, как комиссия проведет ряд мероприятий. А именно:

• проведет осмотр основного средства (если оно, конечно, не похищено и есть в наличии);
• оценит возможности дальнейшего использования и целесообразность восстановления объекта;
• установит причины ликвидации (физический и моральный износ, авария, стихийные бедствия и т. п.);
• выявит виновных лиц, если объект ликвидируется до истечения нормативного срока службы по чьей-либо вине;
• определит, возможно ли использовать отдельные узлы, детали или материалы ликвидируемого основного средства.

После всех процедур комиссия должна , а также документы для согласования с вышестоящей организацией.

В отношении федерального имущества такой порядок установлен положения, утвержденного .

Документальное оформление

Если комиссия установила необходимость ликвидации основного средства, она составляет акт о списании имущества. Акт оформляйте на следующих типовых бланках:

• по при списании транспортных средств;
• по при списании мягкого и хозяйственного инвентаря;
• по при списании исключенной из библиотеки литературы (с приложением списков исключенной литературы);
• по при списании других основных средств (кроме транспортных).

Перечисленные формы содержат реквизит «заключение комиссии», в котором нужно указать объекта (итог результатов осмотра).

Оформленный комиссией акт должен утвердить руководитель учреждения. При списании федерального имущества - недвижимого или особо ценного движимого - руководитель утверждает акт после его согласования с учредителем. Проводить мероприятия, предусмотренные в акте (разукомплектование, демонтаж, разбор, утилизацию и т. д.), можно только после его утверждения. Разборка и демонтаж основных средств до утверждения актов об их списании не допускаются.

Ситуация: как обосновать списание основных средств в случаях их морального или физического износа

Списание изношенного основного средства можно обосновать, указав в документах на списание, что дальнейшее использование имущества или его ремонт невозможны или нецелесообразны.

Подтверждение морального или физического износа может быть приведено в . Если в технической экспертизе необходимости нет, объект спишите на основании решения ликвидационной комиссии, которое указывают в . Акты комиссия должна составить по .

Запись о причине списания может выглядеть, например, так: «Сервер не выдерживает возросшей нагрузки вследствие морального износа. Модернизации не подлежит ». Или: «Автомобиль дальнейшей эксплуатации не подлежит вследствие своего физического износа. Капитальный ремонт нецелесообразен ». Это позволит избежать лишних вопросов при проверке. Если спор возникнет, грамотное обоснование причины списания будет весомым аргументом для судей (см., например, постановления ФАС , ).

Ситуация: как учитывать имущество, которое требует демонтажа (утилизации)

Имущество, которое комиссия учреждения решила списать и которое требует демонтажа, учтите на «Материальные ценности, принятые на хранение». На учет объекты ставьте в условной оценке: один объект - 1 руб. С забалансового счета имущество списывайте по . Эти правила из Инструкции № 157н, Инструкции № 162н, Инструкции 174н и Инструкции № 183н.

Совет: порядок учета на забалансовом счете 02 дополнительно закрепите в учетной политике. Это обезопасит вас от претензий проверяющих. Дело в том, что в Инструкции № 157н сказано, что в бухучете основные средства списывают, когда завершили мероприятия по разборке, демонтажу. Но не указано, с какого именно учета списывать: балансового или забалансового.

Если основное средство выбывает из-за хищения, необходимо провести . Как учесть убыток от списания имущества при краже, виновники которой не установлены, см. .

Ларисы Шиловской, заместителя директора департамента бюджетного процесса, учета и отчетности Минобрнауки России, к. э. н.

Татьяны Кочновой, заместителя директора департамента бухгалтерского учета Минобрнауки России, к. э. н.

Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете сдачу макулатуры, полученной при списании библиотечного фонда

Макулатуру следует рассматривать как прочие материальные запасы, полученные при ликвидации основного средства. Ведь библиотечный фонд относится именно к объектам основных средств ().

Полученную при списании библиотечного фонда макулатуру нужно оприходовать ( , ). В бухучете отразите ее на «Прочие материальные запасы» (). Подробнее о том, как оприходовать, см. .

После принятия на учет макулатуры учреждение может ее сдать специализированным организациям - пунктам вторсырья ( Порядка, утвержденного ).

При сдаче (продаже) макулатуры оформите накладную на отпуск материалов ().