Личная карточка работника форма т 2 заполняется. Заполняем личную карточку работника

Согласно практике делопроизводства личная карточка сотрудника необходим для учета работы сотрудника, а также фиксации изменений на период сотрудничества (награды, отгулы и т. д.). В частности, производится и кадровый учет увольнения с использованием личной карточки формы Т-2, что предусматривает достоверность данных о сотруднике, а также его увольнении.

Оформление карточки

Согласно ч. 4 ст. 9 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в коммерческих организациях не является обязательным использование унифицированных документов. Работодатель может оформлять карточки сотрудников на свое усмотрение, оставляя или добавляя блоки данных, которые необходимы именно для его работы.

При этом постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 « Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждена универсальная форма Т-2, которая применима к любой сфере деятельности.

Она состоит из 4 страниц, на которой распределяются 11 тематических блоков: от приема сотрудника до прекращения трудовых отношений. Заполнением бланка занимает специалист кадровой службы или руководитель предприятия.

Для составления записей необходимы документы:

• удостоверение личности;
• трудовая книжка;
• диплом об окончании учебного заведения (или иной документ);
• СНИЛС;
• военный билет (для мужчин);
• приказ о приеме на работу.

Существуют определенные особенности при использовании бланков этого вида:

1. Первые две страницы необходимо заполнять на момент принятия человека на должность, а остальные - в период работы.
2. Для удобства работы можно заполнять с помощью компьютерных программ. При этом на каждое внесение данных сотрудник должен ставить свою подпись. Поэтому наличие бумажной версии обязательно.
3. Карточка оформляется на основании оригиналов документов, предоставленных самим сотрудником.

Читайте также: Окончательный расчёт при увольнении. Что делать, если не выдают зарплату

Правила заполнения формы № Т-2

Существует ряд правил, которых необходимо придерживаться при заполнении кодировок:

1. Если неправильно заполнить поле кодирования (ошибки в записях или запись не относится к данному блоку), документ считается испорченным и его нужно переписать. Рекомендуем обращать внимания на вносимые коды либо оставить поля пустыми до момента сдачи карточки в архив.
2. ЕСли запись отсутствует или ответ отрицательный (не имею, не состою и т. д.) оставьте кодируемую часть пустой.
3. При указании дат месяц пишется полностью, а год состоит из 4 цифр: 5 мая 2018 г.
4. Даты нужно кодировать арабскими цифрами в порядке день/месяц/год: 02.05.2018.
5. При каждой записи в трудовой книжке, например, о переводе, работодатель обязан продублировать запись в личном деле и ознакомить сотрудника под подпись (

Закон предусматривает два случая, когда необходима личная карточка:

• знакомиться с записями в трудовой книжке;
• вести учет военнообязанных.

С 19.10.2019 вступило в силу Постановление Правительства № 1302 от 09.10.2019. Оно отменило использование формы № Т-2 для воинского учета. Минобороны только разрабатывает новый бланк. Пока его нет, рекомендуется заполнять форму Т-2, это предусмотрено Методическими рекомендациями Генштаба ВС РФ по ведению воинского учета в организациях от 11.07.2017.

Если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносят изменения, их обязательно отражают в личной карточке, а работник ставит подпись.

Как и сколько хранить

Личную карточку хранят организации на протяжении всего времени работы сотрудника.

После увольнения ее требуется хранить еще 75 лет, только по истечении этого срока организация вправе ее уничтожить.

Инструкция по заполнению личной карточки работника

Бланк формы утвержден Постановлением №1 Госкомстата РФ от 05.05.2004. Форма Т-2 представляет собой объемный документ, поэтому разберем, как заполнить личную карточку работника Т-2.

1. Дату, которую прописывают в виде ДД.ММ.ГГГГ (например, 15.07.2017).
2. Табельный номер (порядковый номер, который служащему присвоили в компании).
3. ИНН (можно не приводить).
4. СНИЛС, который является необходимым при поступлении на работу (ч.1 ст.65 ТК РФ). Если гражданин трудоустраивается впервые, работодатель обязан выдать ему этот документ.
5. Алфавит, поле для ввода первой буквы фамилии сотрудника.
6. Характер работы записывают на основе приказа директора: временный или постоянный.
7. Пол вписывают буквами М/Ж либо слово целиком.

Вид работы, который приводят в личной карточке по форме Т-2, — исключительно основной. Если служащий устраивается на предприятие по совместительству, личную карточку для него не заводят, поскольку она есть на основном месте работы.

Шаг 1. Заполняем Раздел I

Этот раздел заполняют сведениями из паспорта сотрудника. Их вписывают разборчивым почерком, сокращения недопустимы. Есть нюансы, которые следует учитывать:

1. Дату рождения вписывают полностью (например, 17 мая 1985 года), но записать ее в формате 17.05.1985 не возбраняется.
2. Запись о месте рождения (до 100 знаков). Использование географических сокращений допускается (гор., обл. и т.д.), но такие термины, как аул, кишлак, станица и село требуется вписывать целиком.
3. При наличии двойного гражданства указывают наименование государства, гражданином которого является служащий.
4. Наименование образовательного учреждения, которое закончил служащий, вписывается таким образом, чтобы было понятно, какое учебное заведение он закончил.
5. Стаж рассчитывают на основании п. 61 Постановления Правления ПФ РФ от 01.06.2016 N 473п.
6. ФИО членов семьи вписывают полностью, без сокращений.
7. Если прописка и адрес фактического проживания совпадают, дублировать адрес не требуется. Во вторую графу в этом случае пишут что фактический адрес совпадает с регистрацией. Разрешается продублировать адрес, главный принцип при заполнении формы — простота и понятность.

Наиболее трудный пункт части I — кодировки. Ошибки здесь не допускаются:

• ОКАТО — код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
• ОКИН — код гражданства сотрудника (гражданство РФ - 1, двойное - 2, иностранец - 3, нет гражданства - 4);
• ОКСО — код профессии или специальности, приобретенной сотрудником в процессе образования;
• ОКПДТР — дополнительная форма кода специальности.

Вот пример заполнения личной карточки работника Т-2.

Шаг 2. Заполняем Раздел II

Эту часть личной карточки заполняют на базе документов военного учета. Сложности при заполнении возникнуть не должны, но присутствует ряд важных особенностей:

1. Пункт 1 не следует заполнять, если принимаемый на должность является офицером запаса.
2. Пункт 3 заполняют без сокращений.
3. Пункт 7 заполняют при помощи карандаша, потому что эти сведения часто меняются и их исправляют.
4. Раздел 2 проверяет и подписывает инспектор по кадрам.

Кроме подписи приводят ее расшифровку и наименование должности лица, которое проверяло.

Раздел 2 подписывает и сам работник. Вот так выглядит образец заполнения личной карточки Т-2 ГС МС с пояснениями.

Шаг 3. Заполняем Раздел III

Ошибки в этой части личной карточки недопустимы, поскольку от этих сведений зависит, как будут считать стаж работника. Исходные данные для заполнения содержатся в трудовой книжке и приказе директора предприятия. Все данные служащий заверяет своей подписью.

Шаг 4. Заполняем Разделы IV-VII

Раздел 4 — аттестация, основной пункт — «Решение комиссии». В этой графе следует привести официальную формулировку, такую как «соответствует занимаемой должности». При несоответствии пишут «не соответствует». Если требуется переаттестация, это указывают в решении специальной комиссии.

Даты прохождения аттестации и оформления протокола записывают в формате ДД.ММ.ГГГГ. Информацию для заполнения этого раздела черпают из бумаги, которая выдана работнику при аттестации.

Разделы 5-6 — повышение квалификации, профессиональная переподготовка. Их заполняют по документам гражданина, который устраивается на работу, или по информации из отдела кадров. Даты указывают как ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех граф обязательно, кроме ситуаций, когда вписывать нечего (например, если переподготовки не было).

Раздел 7 — награды. В этот раздел вписывают любые виды поощрений, которые работник получил в ходе трудовой деятельности на основании ст.191 ТК РФ и локальных актов. Кроме записей о наградах и почетных званиях, следует привести их перечень. Разрешено писать с сокращениями, если это не исказит смысл.

Шаг 5. Заполняем Раздел VIII

В этой части указывают данные о каждом отпуске сотрудника:

• очередные ежегодные отпуска;
• отпуска без содержания;
• отпуска для ухода за ребенком.

Обязательно указывают тип отпуска, его временные рамки, длительность и основания для предоставления.

Шаг 6. Заполняем Раздел IX

Этот раздел личной карточки содержит всю информацию о льготах, которые были предоставлены сотруднику в соответствии с законодательством РФ:

• сокращение рабочей недели;
• предоставление дополнительного входного дня;
• оплата проезда до места учебы и т.д.

Личная карточка-документ, обобщающий всю информацию о человеке, включая в себя биографию сотрудника, предыдущие места работы, воинскую обязанность и прочую информацию.

Этот документ является первичным документом кадрового учета и обязателен к заполнению, имеет свою унифицированную форму Т-2, которая утверждена постановлением Госкомитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 №1.

Документы, необходимые для заполнения.

Обязанности заполнения данного документа, как правило, возлагаются на кадровый отдел организации, в малых предприятиях ее могут заполнять сотрудники бухгалтерии или руководитель лично. Личная карточка работника может служить подтверждением трудового стажа, так как в нее переносятся все данные из .

После увольнения сотрудника карточка храниться на предприятии 75 лет, в случае ликвидации организации данные сведения передаются в архив и продолжают свой срок хранения. Форма Т-2 включает в себя 11 разделов, которые могут заполняться независимо друг от друга.

На основании каких документов заполнить личную карту сотрудника?

Личную карту работника следует завести после издания приказа о , точных сроков ее открытия в законодательстве не предусмотрено. Для заполнения данного документа понадобится не так много документов, как может показаться на первый взгляд.

От сотрудника вам понадобиться документ удостоверяющий личность, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, трудовая книжка и бумаги подтверждающие его образование.

В случае, когда соискатель подходит под список категорий социальных льгот, представляются документы подтверждающие право на льготу, а также медицинские справки в случае необходимости.

С чего начать заполнение?

Важно не допускать ошибок при заполнении.

Данная форма документа состоит из 11 разделов, однако немаловажным является заполнение верхней части документа. Ответственный за ведение кадровой документации должен правильно заполнить реквизиты организации и верхнюю часть личной карты, в противном случае при возникновении спорного или судебного прецедента карта будет недействительной:

• в данной части нужно указать табельный номер сотрудника, важно знать, что он состоит не более чем из 6 цифр и не меняется, независимо от движения работника по карьерной лестнице;
• далее указать идентификационный номер налогоплательщика, в случае отсутствия свидетельства о постановке в налоговую инспекцию данный код можно узнать на сайте ИФНС с помощью паспортных данных сотрудника;
• в столбике «Алфавит» принято записывать первую букву фамилии, при смене фамилии буква меняется, так же как и остальные данные. В столбце «Характер работы» указывают на основании заключенного «постоянно» или «временно»;
• вид работы указывается на том же основании что и характер, можно указать «основная» или «по совместительству». Кроме реквизитов организации и верхней части документа нужно указать коды общероссийского классификатора информации (ОКИН).

Как правильно заполнить форму Т-2?

Нужно указывать только правдивую информацию.

Во избежание ошибок рассмотрим заполнение личной карточки сотрудника по разделам.

Основная информация в первом разделе заполняется с документа удостоверяющего личность, далее с пункта 5 со слов сотрудника. В случаях, когда человек владеет тремя и более иностранными языками компания вправе дополнить строки в электронной версии формы документа.

Пункт 6 заполняется с предоставленных документов об образовании, не зависимо от количества оконченных и неоконченных образовательных учреждений сотрудник кадровой службы должен перечислить все заведения.

Сведения о профессии и трудовом стаже вносят в пункт 7 и 8 соответственно, на основании предыдущих записей в . Профессия вносится в соответствии штатного расписания и приказа о приеме на работу.

Так же в карту сотрудника вносят данные о его семейном положении и составе семьи в пункты 9, 10. В состав семьи, согласно трудового законодательства РФ, входят родители, муж/жена, родные братья и сестры, а также круг лиц проживающих с сотрудником, запись ведется в порядке родства.

Паспортные данные полностью записывают в пункт 11, адрес прописки и фактического проживания в пункт 12. На этом первый раздел заканчивается, важно помнить, что в любых внесенных данных могут произойти изменения.

Чаще всего изменения происходят в паспортных данных, например, когда сотрудница выходит замуж или разводиться.

В таком случае необходимо аккуратно зачеркнуть старую фамилию и рядом вписать новую, далее вписать документ основание и завизировать подписью работника ответственного за ведение личных карточек.

Те же действия повторить с паспортными данными и местом регистрации.

Раздел два содержит сведения о воинском учете, которые переносятся из военного билета работника. При отсутствии военного билета данный раздел пропускается. Если мужчина не проходил срочную службу и не списан по определенным показателям в пункте 2 раздела 2 нужно указать «подлежит призыву».

В третьем разделе формы Т-2 указывают сведения о рабочем месте сотрудника, а именно: на работу, структурное подразделение (при наличии), должность, сумма , основание приема на работу (приказ руководителя предприятия).

После внесения данных работник проверяет правильность указанных данных и ставит свою подпись. При переводе сотрудника на другую должность или повышение оклада по той или иной причине также отражается в этом разделе.

Можно внести сведения о дополнительных курсах.

Раздел 4 заполняют при проведении аттестации работников для изменения в должности или перевода в другое структурное подразделение. В данном разделе работник кадровой службы обязан указать период аттестации, ее результат и ссылку на документ прохождения аттестации.

В разделе 5 «Повышение квалификации» заносят данные о дополнительном повышении квалификации работника, например, сотрудник имел среднее-специальное образование и в течение закончил высшее учебное заведение, что способствовало изменению его разряда или квалификации. Так же заполняется период обучения и его результат. При этом нужно внести изменения в первый раздел, пункт 6.

Седьмой раздел, так же как четвертый, пятый и шестой, заполняются по мере необходимости и полученных достижений работника, как правило, эти разделы используют крупные организации отправляющие персонал на курсы подготовки, переаттестации или аттестации при переводе на другую должность.

В раздел 7 «Награды (поощрения), почетные звания» заполняется информация о получении таких наград как: за достижение высоких продаж, за выслугу лет и пр.

Согласно ТК РФ гл.19 ст. 114, каждый человек, проработавший в организации более 6 месяцев подряд, имеет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск за свой счет и прочее. Данные об отпусках вносятся в раздел 8 личной карты работника, независимо от вида отпуска.

В данном разделе ответственный за заполнение данного документа должен внести вид отпуска, документ-основание позволяющий выйти в отпуск, количество дней, а также дату начала и конца отдыха работника. Когда строки в данном разделе заканчиваются нужно доложить дополнительный лист-вкладыш с продолжением раздела восемь. Новую карточку заводить не требуется.

В Российской Федерации есть достаточно длинный перечень категорий предоставления социальных . Например, налоговый вычет с налога на доходы физических лиц в размере 1400 рублей на двоих детей и 3000 рублей свыше третьего ребенка включительно. Подобные сведения вносятся в раздел 9 формы Т-2. В этом разделе нужно также указать вид предоставляемой льготы, номер и дату выдачи документа подтверждающего право на льготу.

Раздел 10 заполняется по усмотрению работодателя и наличия определенных навыков или медицинских отклонений работника. Сюда можно вписать наличие водительского стажа у сотрудника той или иной категории или сведения о дополнительном образовании не входящие в раздел 2, например, курсы кройки и шитья или получение дополнительного образования на заочной форме обучения.

При расторжении трудового договора работодатель обязан указать статью Трудового Кодекса, на основании которой трудовые отношения прекращены в разделе 11 данной формы личной карты сотрудника.

Вместе с этим надо указать номер и дату приказа на увольнение и непосредственно дату увольнения.

Общераспространенные ошибки, допускаемые при заполнении документа

Небольшие ошибки можно исправить.

Бывает так, что штатом отдела кадров допускаются ошибки при заполнении личной карты работника. Особенных последствий это за собой не повлечет, на самого же работника и вовсе никак не повлияет. Однако в случае, если ошибок изрядное количество, то при внешней проверке на отдел кадров возможно будет наложен штраф за плохую работу.

Основные погрешности, встречающиеся чаще всего:

1. Применение специальных символов. [/], [:], [=] и прочие специальные символы не следует применять при оформлении данного документа. Особенно строго они воспрещены в зоне кодирования;
2. Небрежное заполнение документа. Текст может выйти за границы специализированных полей, если это нужно. Однако в области кодирования он оказываться не должен. В случае если в данной области будет хотя б 1 буква, карта тогда рассматривается как испорченная, и ее понадобится перепечатать вновь;
3. Прочерки. Эта известная оплошность обусловлена тем, что во многих иных бумагах прочерки возможны либо даже нужны. В форме Т-2 их находиться не должно. В случае, если в графе нечего писать, то ее требуется оставить совершенно пустой.

Ответственный за ведение кадровой документации визирует документ и передает для ознакомления уволенному. Работник обязан подписать личную карту. Подпись работника говорит о полном соглашении в вышеизложенной информации.

В этом видео вы найдете пример заполнения личной карточки Т-2.

Форма для приема вопроса, напишите свой

Позвоните сейчас: 8 800 222-18-27

Личная карточка работника (Унифицированная форма № Т-2)

Выдержка из Постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты":

Заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1а); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

При заполнении п.5 "Знание иностранного языка" раздела 1 форм указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и(или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:

• военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

• п.1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;
• п.3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);
• п.4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194А");
• п.5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";
• в п.7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):
  • строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
  • строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

• пункты: п.1 "Категория запаса", п.3 "Состав (профиль)", п.4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п.7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;
• п.2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву";
• п.5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Как правильно заполнить личную карточку работника Т-2:

1. Собрать необходимые бумаги.
2. Переписать сведения из них в карточку.
3. Положить заполненный документ в специальную папку.

Что это за форма и когда она нужна

Прежде чем разбирать образец заполнения формы Т-2, отметим, что ее бланк утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Документ ведут на каждого отдельного сотрудника. Это удобно, поскольку позволяет работодателю иметь полное досье на сотрудника. Дело в том, что в карточку записываются сведения:

• о дате и месте рождения;
• гражданстве;
• образовании, в том числе дополнительном, и профессиональной подготовке;
• знании иностранных языков;
• стаже работы;
• составе семьи;
• адресе регистрации и проживания;
• отношении к военной службе;
• результатах аттестаций;
• награждениях;
• отпусках;
• льготах;
• иные сведения.

Все эти данные аккумулируются работодателем для выполнения обязанностей, предусмотренных законом. Например, информация о составе семьи позволит включить детей работника в список получателей новогодних подарков или путевок в летние лагеря. Сведения о наличии дополнительного образования или знании иностранных языков дадут возможность предложить сотруднику другую должность или отправить его в заграничную командировку. Данные о награждениях и стаже рассматриваются как основание для направления документов коллеги на награждение на более высоком уровне. Отсюда вывод: личная карточка сотрудника — очень удобный и полезный источник информации для работодателей.

Кто обязан вести карточки

Некоторые работодатели считают, что если приведенные в постановлении Госкомстата России первичные формы учета не являются обязательными, то заводить их в организации не стоит. Но не все так просто. Трудовой кодекс, действительно, напрямую не обязывает руководителей вести и заполнять эти бланки. Но в пункте 12 постановления правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» говорится, что работодатель обязан знакомить сотрудника со всеми изменениями, вносимыми в трудовую книжку. Работник обязан подтвердить свое согласие подписью в личной карточке, в которую дублируются все вносимые в трудовую книжку записи.

Кроме того, надо знать, что форма Т-2 является одним из документов воинского учета, по пункту 27 постановления правительства РФ от 27.11.2006 № 719. Таким образом, ведение этого документа является обязательным для всех организаций и предпринимателей.

Общие правила заполнения

Небольшая ремарка перед тем, как обсуждать, как заполнить карточку Т-2, и образец заполнения каждого пункта этого документа. Существует унифицированная форма бланка, которую рекомендуется использовать. Работодатель имеет возможность его менять, а точнее, дополнять той информацией, которой, по его мнению, не хватает. Вместе с тем важно понимать, что утвержденный на государственном уровне бланк разрабатывался с учетом обеспечения защиты персональных данных гражданина. И работодателю, если он хочет внести дополнения в форму Т-2, следует учитывать особенности законодательства в этой области. Представленный в этой статье пример заполнения личной карточки работника Т-2 дается на базе унифицированного бланка.

Следующий момент, который необходимо знать, — личную карточку ведет лицо, уполномоченное на ведение кадрового учета в организации. Документ оформляется в бумажном варианте. Если удобно дублировать сведения из него в электронном формате, следует воспользоваться компьютером. Но пока цифровые подписи в России в рамках трудовых взаимоотношений не распространены, и работники подписываются собственноручно. Карточки Т-2 ведут на бумаге и вписывают в них все данные вручную. В связи с этим отметим, что требований к цвету используемых чернил нет.

Что касается ошибок и исправлений, от них, к сожалению, не уйти. Если при заполнении допустили неточность, неверную запись необходимо зачеркнуть одной линией (запись должна оставаться читаемой), рядом написать корректную формулировку, затем дописать «Исправленному верить» и расписаться.

Как заполнить по пунктам

Допустим, в ООО «Светлый путь» в феврале 2020 года устраивается экономист Иванов Иван Иванович. При приеме на работу от нового сотрудника потребуются следующие документы (на их основании записываются данные в форму):

• удостоверение личности;
• трудовая книжка (при наличии);
• СНИЛС;
• документы воинского учета;
• документы о полученном образовании и квалификации;
• иные бумаги, если они требуются для допуска к выполнению трудовой функции.

Также кадровику необходим приказ о приеме на работу.

Когда все бумаги собраны, приступайте к оформлению бланка. Полностью заполненный документ доступен для скачивания в конце статьи, а пока разберем, как заполнить карточку Т-2: образец заполнения каждого пункта наглядно покажет правила занесения сведений.

Начинаем заполнять бланк с шапки. Здесь следует указывать:

• полное и сокращенное наименование организации-работодателя;
• дату составления карточки;
• табельный номер, ИНН (при наличии) и СНИЛС нового сотрудника, его пол (сокращенно — «М» или «Ж»);
• характер работы — постоянный или временный;
• вид работы — основная или по совместительству. В этой ячейке слова надо писать полностью, сокращение недопустимо;
• поле «Алфавит» заполняется той буквой, с которой начинается фамилия работника (в нашем примере это «И»).

Раздел I носит название «Общие сведения». Здесь указываются:

• номер трудового договора и дата его заключения;
• Ф.И.О. сотрудника, дата и место его рождения, гражданство;
• степень владения иностранным языком (одним или несколькими);
• информация об образовании и профессии.

Уже со второй строчки у кадровиков возникают сложности, потому что они не понимают, какие коды необходимо вписывать и откуда их брать. Код ОКАТО — номер населенного пункта (его района) в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления. В него часто вносят изменения, поэтому при заполнении желательно узнать точные сведения из проверенных источников.

Что касается аббревиатуры ОКИН, то она расшифровывается как Общероссийский классификатор информации о населении. Из этого списка кодов, которые поделены на 293 категории, и берут сведения для заполнения. Для удобства читателей приведем пример заполнения карточки Т-2: сводную таблицу кодов, которые понадобятся при оформлении строк 4, 5 и 6.

Сведения об образовании надо дополнить подробностями из диплома: кто и когда его выдал, по какой специальности. Обязательно заполняется хотя бы одна строка. Если в дальнейшем работник принесет дипломы о дополнительном образовании, эту информацию добавляют.

При заполнении табличной части понадобится еще код из ОКСО — классификатора специальностей по образованию. В этой части разрешается писать слова сокращенно, но таким образом, чтобы запись оставалась понятной. Например, «им.» вместо «имени».

В следующей строке — седьмой — необходимо указать профессию. Для этого придется воспользоваться ОКПДТР — классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Профессия экономиста в нем имеет код 27728.

В поле «Стаж работы» заполняют все строки (по возможности). Если ее нет, то заполняется только первая строка — про общий стаж на момент заключения трудового договора из трудовой книжки.

Напомним, что общий стаж — это период деятельности, который дает право на пенсию по старости. Непрерывный учитывает только период, который используют при назначении пособий, а стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это работа в определенных государственных организациях на определенных государственных должностях (детальный список представлен в разделе II положения, утвержденного приказом Минздравсоцразвития от 27.12.2007 № 808).

Данные в девятой строке — «Состояние в браке» — указывают с учетом кодов из ОКИН. Заполняемый нами образец заполнения карточки Т-2 оформлен на женатого мужчину. По этой причине мы поставили код 2. Все возможные коды указаны в таблице.

Следующая строка — сведения о составе семьи — заполняется со слов самого работника. В ней указывают любых родственников по желанию работодателя. Но если сотрудник женат, обычно вписывают супругов и детей. Если холост — родителей.

Строки 11 и 12 надо заполнять по паспортным данным. Адрес регистрации выписывают из удостоверения личности, а если он не совпадает с фактическим, то разрешается указать и другой, но тоже со слов сотрудника. При заполнении этих данных сложностей возникнуть не должно.

Очень много вопросов возникает у кадровиков, когда они заполняют раздел II формы Т-2. Мы подготовили пример заполнения сведений о воинском учете в личной карточке, который поможет вам разобраться во всех тонкостях. Во-первых, надо понимать, что документ заполняют по-разному для призывников и пребывающих в запасе. У призывников есть удостоверения о призыве, а у граждан, пребывающих в запасе, — военные билеты. На основании этих бумаг и записываются данные. Рассмотрим по отдельности каждый из этих случаев.

Если гражданин предъявляет удостоверение, то в отношении него раздел II заполняется следующим образом:

• первый, третий, четвертый и седьмой пункты заполнять не надо;
• в пункте 2 пишем, что лицо подлежит призыву;
• в пункт 5 переписываем информацию из приписного свидетельства. Там указан один из символов:
  • А (годен к военной службе);
  • Б (годен к военной службе с незначительными ограничениями);
  • В (ограниченно годный к военной службе);
  • Г (временно не годный к военной службе);
  • Д (не годный к военной службе);
• пункт 6 заполняют из приписного;
• в пункте 7 содержится запись, если лицо забронировано или имеется мобилизационное предписание (штамп о выдаче, изъятии);
• последний пункт — 8 — заполняют, если из военкомата пришлют справку о снятии с учета.

Все сведения, указанные в этом разделе, заверяются двумя лицами: самим работником и кадровиком. Обязательно ставится дата ознакомления сотрудника с документом.

Если сотрудник пребывает в запасе и у него есть военный билет, то все данные выписываются из него. Кадровик делает следующее:

• не заполняет пункт 1;
• звание указывают в соответствии с данными пункта 5 военного билета;
• в пункте 3 указывают состав (профиль), упоминание о котором есть в военном билете, — командный или солдаты. Сокращать слова в этой строке нельзя;
• пункт 4 («Полное кодовое обозначение ВУС») содержит и буквы, и цифры. Эту информацию следует без ошибок переписать из военного билета;
• заполнение пунктов 5-8 ничем не отличается от правил, описанных для призывников.

Раздел III (прием на работу и переводы) обычно сложностей не вызывает, поскольку в нем дублируют детали из соответствующих приказов. Единственное, о чем надо помнить: переводы на временную работу не фиксируются. Также не вносят записи при изменении оклада.

Разделы IV-VII остаются незаполненными, если работник не проходил аттестацию и переподготовку, не имеет наград или почетных званий. Но если работник был направлен на переподготовку и повышение квалификации и принес документ об образовании, в форму Т-2 нужно внести новые сведения — пример заполнения вида повышения квалификации в карточке Т-2 покажет, как это сделать.

А вот следующий раздел, где содержится информация об отпусках, заполняется регулярно. Этот раздел выглядит так:

Отметим, что в таблицу необходимо вписывать все виды отпусков, которые предоставляют человеку:

• дополнительный оплачиваемый;
• ежегодный оплачиваемый;
• за собственный счет;
• по беременности и родам;
• по уходу за ребенком;
• учебный.

Если в этом разделе закончится место, чтобы вписать все периоды отдыха, необходимо доклеить лист и вписать новые сведения уже в него.

Разделы «Социальные льготы» и «Дополнительные сведения» кадровику следует заполнять по необходимости.

Последний раздел «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» заполняется только после официального оформления увольнения человека. В него вписывают информацию из соответствующего приказа о расторжении трудового договора. Образец заполнения личной карточки при увольнении содержит ссылку на статью К РФ, по которой увольняют сотрудника. Эту страницу обязательно подписывают кадровик и сам работник.

Как и сколько хранить формы Т-2

Особых правил по хранению личных карточек работников в законодательстве не установлено. Но оговорено, что их следует хранить в местах, недоступных для третьих лиц. Для них заводятся специальные номенклатурные папки, и хранить карточки с личными делами и(или) приказами о приеме на работу нельзя.

Еще одно правило: хранят формы Т-2 действующего и уволенного персонала по отдельности. После увольнения человека работодатель обязан хранить его карточку еще 75 лет.